Khi các doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn so với quy mô ban đầu, bộ phận vận hành của công ty bắt buộc tìm ra các giải pháp để bắt kịp thị trường. Lúc này các phương pháp quản trị cũ mà doanh nghiệp của bạn từng sử dụng sẽ không còn đủ khả năng điều hành và bạn cần phải tìm đến những cách thức, hệ thống khác phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp, đó là hệ thống CRM.
Tuy nhiên, hệ thống CRM ở Việt Nam hiện nay vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Nhiều doanh nghiệp cũng đặt ra các câu hỏi xung quanh hệ thống này như các công ty có nhất thiết cần sử dụng CRM, hệ thống CRM có thật sự tốt hay không?
Thông qua những cuộc khảo sát cũng như kinh nghiệm thực tế về triển khai CRM đến các doanh nghiệp, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chỉ ra một số những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp của bạn nên áp dụng giải pháp CRM.
Mục lục
1. Thông tin khách hàng bị phân tán, thiếu tập trung
Khi quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ bạn có thể lưu trữ thông tin khách hàng thông qua email, ghi chú và bảng tính Excel… Tuy nhiên khi doanh nghiệp của bạn được mở rộng hơn, những công cụ này sẽ hạn chế khả năng hiển thị của các tương tác với khách hàng. Dữ liệu khách hàng sẽ không thể được hiển thị đầy đủ hoặc bị phân tán ra nhiều nơi khiến việc tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn hơn với doanh nghiệp. Điều này sẽ gây ra không ít những ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và doanh thu của doanh nghiệp.
CRM sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một hệ thống quản lý tập trung, nơi các dữ liệu lưu trữ một cách khoa học khiến việc tìm kiếm thông tin trở nên vô cùng dễ dàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và thành công hơn.
2. Không nắm chắc về mức độ hài lòng của khách hàng
Trải nghiệm không tốt với sản phẩm hay dịch vụ là nguyên nhân hàng đầu khiến khách hàng rời bỏ công ty của bạn và chọn đối thủ cạnh tranh của bạn. Tuy nhiên, với các kinh doanh cũ bạn chỉ có thể biết khách hàng có đang thật sự hài lòng với sản phẩm của mình hay không, thông qua biểu hiện lúc mua hàng của họ. Điều này không thật sự phản ánh chính xác và đầy đủ những gì khách hàng đang thật sự nghĩ về bạn.
Với phần mềm CRM, bạn kiểm soát trải nghiệm khách hàng theo cách có mục tiêu hơn. Ví dụ: một vài phần mềm CRM cho phép bạn kết nối khách hàng thông qua điện thoại thông minh, mạng xã hội, cuộc họp và email… Trên thực tế, điều này giúp bạn hiểu rõ suy nghĩ của khách hàng, họ đang hài lòng và chưa hài lòng về sản phẩm và đâu là lý do mà khách hàng rời đi. Nắm được những thông tin trọng yếu này, cho phép doanh nghiệp của bạn đưa ra những thay đổi, cải tiến sản phẩm hiệu quả giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
3. Khó quản lý đội ngũ bán hàng
Đội ngũ bán hàng luôn là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong công ty, nhưng cũng là bộ phận khó kiểu soát hiệu quả hoạt động nhất: Nhiều công ty không thể quản lý đội bán hàng của mình, dẫn đến doanh số liên tục giảm.
Tuy nhiên, với CRM, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng cho phép các thành viên trong nhóm bán hàng cập nhật thông tin chi tiết từ các thiết bị công nghệ có kết nối Internet kèm theo hành vi của khách hàng. Từ đây bạn có thể tìm ra những điểm yếu của đội ngũ bán hàng để bổ sung và thay đổi, đồng thời chủ động dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai.
4. Gặp vấn đề về chăm sóc khách hàng
Việc giữ chân khách hàng lâu dài mới là khó khăn lớn nhất của một doanh nghiệp trong bài toán kinh doanh. Do vậy, bạn chắc hẳn không muốn khách hàng của mình bỏ đi chỉ vì những thiếu sót không đáng có trong vấn đề chăm sóc dịch vụ khách hàng. Nếu bạn đang gặp khủng hoảng trong vấn đề này thì CRM sẽ là giải pháp tốt nhất giúp bạn vượt qua khó khăn. Hệ thống CRM có hàng loạt các chức năng tự động được thiết lập sẵn như tin nhắn, email trả lời khi khách hàng có nhu cầu hoặc khiếu nại.
5. Khó khăn khi quản lý hoạt động kinh doanh
Tìm ra cách để cải thiện doanh số bán hàng và tăng lượng khách hàng luôn là mong muốn và nhu cầu của các nhà kinh doanh. Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không kịp thời theo dõi, quản lý, kiểm soát và xử lý hậu quả khi phát sinh những tình huống bất ngờ.
Tuy nhiên, với CRM bạn có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật các dữ liệu, thông tin quan trọng như giá trị hợp đồng, trạng thái, lịch sử mua hàng của khách hàng … và đưa ra quyết định cho kế hoạch kinh doanh tiếp theo.
Nếu bạn có một hệ thống CRM phù hợp với doanh nghiệp của mình, hệ thống này chắc chắn sẽ giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn. Hệ thống lưu trữ và quản lý khách hàng tiềm năng một cách thông minh. CRM cũng làm tăng số lượng khách hàng tiềm năng của công ty bạn. và giúp nhóm tiếp thị tìm kiếm khách hàng mới nhanh hơn. Ngoài ra, bạn sẽ khiến khách hàng hài lòng và ưngý với nhiều chức năng trợ giúp tự động của hệ thống.
6. Quá trình báo cáo mất quá nhiều thời gian
Báo cáo nhân viên phải được tạo thủ công, thường quá muộn và không đúng giờ. Dữ liệu được báo cáo chứa nhiều sai sót, không chính xác hoặc mất thời gian để báo cáo … đó là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy công ty của bạn đang thiếu một hệ thống báo cáo trung tâm mạnh mẽ như CRM. Khi các đại diện bán hàng của bạn nhập dữ liệu theo cách thủ công để tạo báo cáo, họ sẽ có ít thời gian hơn để làm những gì họ nên làm, đó là bán hàng.
Có hệ thống CRM giữ tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi dễ dàng truy cập để báo cáo nhanh chóng và phân tích dễ dàng và chính xác. Một số hệ thống CRM tốt thậm chí còn tự động di chuyển tài khoản và thông tin liên hệ vào CRM của bạn và có thể thường xuyên xóa dữ liệu khách hàng, thêm thông tin còn thiếu mà nhân viên bán hàng bỏ qua và loại bỏ các bản sao một cách khéo léo.
7. Khó khăn trong việc truy cập và giải quyết công việc từ xa
Bạn có biết làm thế nào doanh ngKhông ít nhà quản lý, nhân viên kinh doanh gặp khó khăn trong việc truy cập dữ liệu và giải quyết công việc khi đang đi công tác hoặc không có mặt tại văn phòng.Hệ thống báo cáo bằng Excel, Email, Zalo… rời rạc và thiếu sót khiến bạn không nắm bắt toàn diện tình hình kinh doanh mỗi khi vắng mặt. Nhiều sự cố xảy ra nhưng bạn không thể xử lí được từ xa.
Mọi việc sẽ đơn giản hơn với phần mềm CRM, bạn có thể truy cập vào dữ liệu và xử lý công việc ở bất cứ đâu chỉ với một thiết bị di động thông minh được kết nối mạng. Các chuyên gia nhận định làm việc từ xa vẫn tiếp tục diễn ra trong giai đoạn bình thường mới và phần mềm CRM chính là sự lựa chọn không thể thiếu.
8. Bảo mật dữ liệu kém, khó phân quyền, phân cấp
Các biểu hiện hay gặp về bảo mật dữ liệu kém, khó phân quyền, phân cấp như sau:
- Quản lý không thể phân vùng xem dữ liệu theo quyền hạn nhân viên.
- Quản lý không thể phân quyền thao tác chi tiết trên dữ liệu tương ứng theo quyền hạn nhân viên
Hiện nay, hầu hết các công ty vẫn sử dụng MS Excel hoặc Google Drive làm kênh chính của công ty để lưu trữ thông tin khách hàng. Những công cụ này rất chức năng, linh hoạt và dễ sử dụng. Tuy nhiên, khi nói đến phân quyền hoặc bảo mật dữ liệu, phần mềm này vẫn còn nhiều hạn chế. Vì vậy, khi nói đến vấn đề này, các chủ doanh nghiệp nên nghĩ đến các công cụ quản lý bảo mật và phân quyền dữ liệu tốt như CRM và áp dụng chúng cho công ty từ sớm để tránh những rắc rối về sau.
