Quản lý và vận hành căn hộ cho thuê là nền tảng quan trọng giúp việc kinh doanh phát triển cũng như tạo niềm tin và giữ chân khách hàng. Thế nhưng trên thực tế, điều này là vô cùng khó khăn đối với nhiều nhà quản lý, đặc biệt là chủ nhân của những căn hộ nhỏ, số lượng căn hộ cho thuê ít hay số lượng căn hộ quá lớn.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực vận hành không gian cho thuê, trong bài viết này, Smartos sẽ tổng hợp kinh nghiệm và những lưu ý khi quản lý căn hộ cho thuê. Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
1. Quản lý căn hộ cho thuê, chung cư mini bao gồm những gì?
Trên thực tế, việc quản lý căn hộ cho thuê bao gồm khá nhiều đầu công việc khác nhau và đòi hỏi phải thực hiện công việc song song. Bạn đọc có thể tham khảo những công việc cơ bản dưới đây:
- Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng thuê căn hộ, chung cư mini
- Xây dựng chiến dịch tiếp thị, quảng bá căn hộ cho thuê
- Quản lý hồ sơ, thông tin giao dịch khách hàng
- Quản lý, bảo trì cơ sở hạ tầng, xử lý sự cố về máy móc, tiện ích.
- Chăm sóc và giữ vệ sinh tòa nhà
- Đảm bảo an ninh & an toàn cho người đi thuê
- Theo dõi, kiểm soát tình trạng thu chi và đảm bảo vận hành căn hộ cho thuê luôn có lợi nhuận
Dù thị trường không gian cho thuê khá phát triển và nhiều cạnh tranh, rất nhiều nhà đầu tư vẫn đang tự vận hành & quản lý căn hộ cho thuê. Điều này tuy tiết kiệm được một khoản chi phí nhỏ, thế nhưng lại không hề dễ dàng đối với nhà đầu tư không nắm rõ chuyên môn, thời gian và sức lực cho công việc này. Từ đó, hệ thống vận hành dễ đi vào lối mòn, nhân viên mệt mỏi và việc sinh lời tòa nhà cũng trở nên khó khăn, đặc biệt có thể thiệt hại về tài chính khi xảy ra sự cố.
Xem thêm: Có nên quản lý nhà trọ – căn hộ cho thuê bằng excel
2. Những vấn đề thường gặp khi quản lý nhà cho thuê
Để đảm bảo quyền lợi của bản thân cũng như mang lại lợi ích lâu dài khi cung cấp căn hộ cho thuê, người quản lý cần lưu ý những điều sau:
- Nắm rõ các những điều khoản luật cho thuê: Có những hiểu biết về pháp luật sẽ giúp bạn tránh được những sai phạm khi kinh doanh dịch vụ này. Cùng với đó, bạn cũng được pháp luật bảo vệ khi xảy ra các vấn đề trah chấp với người đi thuê.
- Thiết lập các quy trình cho thuê: Những quy trình thuê nhà rõ ràng, cố định sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc. Thêm nữa, cách làm việc rõ ràng, minh bạch cũng sẽ giúp bạn trở nên uy tín, đáng tin cậy ngay từ lần trao đổi đầu tiên với khách.
- Nếu không thiết yếu, không nên để người thuê tự sữa chữ căn hộ của bạn: Mặc dù việc người thuê sửa chữa có thể giúp bạn tiết kiệm một khoảng chi phí lớn, thế nhưng về lâu dài, việc thay đổi hoặc sữa chữa thiết bị, nội thất có thể ảnh hưởng đến thiết kế vốn có hoặc kết cấu của tòa nhà. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tài sản của bạn, làm giảm giá trị căn hộ. Do đó, hãy trao đổi với người đi thuê và thêm điều này vào hợp đồng.
- Luôn giao dịch hợp pháp, rõ ràng và nhất quán với người thuê nhà: Điều quan trọng nhất là bạn hãy thường xuyên cập nhập quy ddijnhcuar php luật hiện hành và chắc chắn bạn đã tuân thủ đúng. Trong trường hợp xảy ra các tranh chấp và sự cố ngoài ý muốn, bạn cần xử phạt hoặc chấm dứt hợp đồng cho thuê dựa trên các điều khoản đã ký kết.
Xem ngay: Mẫu nội quy nhà trọ – căn hộ cho thuê đầy đủ nhất hiện nay
3. Cách quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả
a. Tìm người thuê nhà chất lượng
Với mỗi căn hộ bị bỏ không, nhà quản lý có thê mất đi những khoản chi phí đầu tư lớn mà không mang về lợi nhuận. Do đó, mục tiêu của bạn có thể là tìm kiếm thêm khách hàng mới hoặc tốt hơn, là giữ chân khách thuê tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn. nhà quản lý có thể ứng dụng những hoạt động sau để tìm kiếm nhười thuê nhà.
- Quảng cáo trên mạng xã hội: Các trang mạng xã hội lớn như facebook, zalo,.. luôn là những mảnh đất màu mỡ bởi ở đây luôn có một thị trường khách đi thuê lớn. Ngoài việc đăng tải lên trang cá nhân, bạn có thể mở rộng tệp khách, khiến nhiều người biết đến căn hộ bằng việc xây dựng fanpage và chạy quảng cáo, đăng tải thông tin cho thuê vào các hội nhóm,..
- Đăng bài trên các trang web, sàn bất động sản: Các sàn bất động sản luôn là nguồn thông tin lớn mà người đi thuê thường cân nhắc. Một số trang web về bất động sản, căn hộ cho thuê nổi tiếng mà bạn có thể tham khảo là: chotot.com, rever, batdongsan.com, vietnampropertyforum.vn
- Nhờ vào khách hàng truyền miệng: Bạn cũng cần xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách thuê cũ vì sẽ có lúc họ chính là “đại sứ thương hiệu” và giới thiệu khách mới cho bạn. Bởi đây đều là những người đã từng sử dụng dịch vụ của bạn.
b. Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng cho thuê rõ ràng khi quản lý căn hộ cho thuê
Đây là một trong những bước quan trọng mà nhà quản lý không gian cho thuê cần thực hiện để hạn chế những rủi ro trong tương lai. Dưới đây là một vài giấy tờ mà bạn cần lưu trữ kh vận hành và quản lý căn hộ cho thuê:
- Hơp đồng cho thuê đầy đủ các điều khoản và chữ ký của hai bên
- Biên bản bàn giao hiện trạng căn hộ có chữ ký của hai bên
- Hình ảnh/ video căn hộ trước khi bàn giao
Đây đều là những giấy tờ, tài liệu quan trọng trong trường hợp có tranh chấp hoặc phát sinh những vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hồ sơ, hợp đồng một cách khoa học cũng sẽ giúp bạn hệ thống và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng.
c. Kiểm tra căn hộ trước và sau khi bàn giao:
Một trong những kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê là bạn cần kiểm tra tình trạng căn hộ trước khi bàn giao và sau khi hết hợp đồng. Hãy đảm bảo các yếu tố dưới đây:
- Hệ thống điện nước, phòng cháy chữa cháy hoạt động ổn định
- Các thiết bị điện tử như tivi, điều hòa, bếp điện vẫn hoạt động bình thường.
- Tường, sàn nhà, các nội thất như ghế sofa không bị trầy xước, hỏng hóc,..
- Cửa, ổ khóa vẫn hoạt động tôt.
Việc kiểm tra cẩn thận các nội thất, thiết bị bên trong căn hộ trước khi bàn giao giúp bạn giảm đi những rủi ro, tranh chấp với khách hàng trong quá trình sử dụng cũng như đảm bảo quyền lợi và tài sản của chính mình.
Ngoài ra, người quản lý căn hộ cho thuê cũng cần phải bảo trì không gian thường xuyên. Đây là một khoản chi phí đầu tư xứng đáng vì chỉ khi bảo trì đều đặn, bạn mới có thể phát hiện và xử lý kịp thời những sự cố phát sinh. Từ đó dễ dàng kéo dài tuổi thọ căn hộ cho thuê và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
d. Hãy ứng dụng công nghệ và quản lý căn hộ cho thuê bằng phần mềm
Việc vận hành và quản lý căn hộ cho thuê theo cách truyền thống thường khiến nhà quản lý khá mất thời gian và công sức. Cùng với đó, việc vận hành thiếu khoa học cũng dễ dàng khiến nhân viên của bạn làm việc thiếu năng suất, “chăm sót” khách hàng hoặc thậm chí là rời đi.
Chính vì vậy, để tiết kiệm thời gian và quản lý nhà cho thuê hiệu quả hơn, rất nhiều nhà đầu tư đã tìm kiếm và hợp tác với các đơn vị cung cấp phần mềm CRM uy tín, thông minh trong quá trình lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Smartos là nền tảng hàng đầu giúp các nhà cung cấp không gian tự động hóa các tác vụ thủ công, tối đa hóa hiệu quả và tăng sự hài lòng của khách hàng với các tính năng vượt bậc:
- TÍNH NĂNG QUẢN LÝ BOOKING Giúp bạn kiểm soát các loại hình căn hộ còn trống trống theo giờ, ngày và thực hiện các thủ tục check-in chỉ với 1 lần nhấp chuột.
- THEO DÕI THU CHI điều không thể thiếu khi kinh doanh căn hộ cho thuê. Trên thực tế, việc quản lý thu chi dựa trên phương pháp truyền thống như excel, giấy tờ có thể dễ dàng khiến bạn thất thoát vì những nhầm lẫn, sai sót không đáng có. Trong khi đó, Smartos CRM cung cấp HỆ THỐNG BÁO CÁO DOANH THU tự động với biểu đồ trực quan, tự động phân loại các khoản thu chi rõ ràng, giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh từng giây, từng phút.
- XÂY DỰNG QUY TRÌNH HỆ THỐNG VẬN HÀNH HIỆU QUẢ giúp doanh nghiệp GIẢM 70% THỜI GIAN nhập liệu thủ công & quản lý sổ sách. Bạn hoàn toàn có thêm thời gian để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- QUẢN LÝ SỰ CỐ DỄ DÀNG và nắm bắt nhanh mọi yêu cầu của người thuê. Nhân viên của bạn không còn “chăm sót” khách hàng bởi mọi sự cố đều được báo cáo, phân chia người chịu xử lý kịp thời.
- LƯU TRỮ HỢP ĐỒNG, HÓA ĐƠN TRỰC TUYẾN: Mọi dữ liệu quan trọng đều được lưu trữ một cách bảo mật và an toàn trên hệ thống. Khi xảy ra các trường hợp phát sinh, bạn cũng dễ dàng tìm kiếm hồ sơ mà không cần nhồi nhét giấy tờ chồng chất, khó quản lý.
Khám phá ngay: Phần mềm Smartos CRM giúp vận hành nhà trọ – căn hộ cho thuê hiệu quả
Ttheo thống kê, 65% doanh nghiệp đã sử dụng CRM và tăng trưởng doanh số. Bạn có muốn quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả và giữ chân khách hàng cho riêng mình?
Liên hệ và trải nghiệm phần mềm quản lý căn hộ cho thuê Smartos CRM miễn phí ngay trong hôm nay!
