Tính toán tiền điện nước chính xác là một trong những yếu tố quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh nhà trọ hiệu quả. Việc tính toán tiền điện nước không đúng có thể dẫn đến mất tiền, phát sinh các tranh chấp về thanh toán và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng. Do đó, việc xác định số điện tiêu thụ chính xác và đưa ra hóa đơn phù hợp giúp duy trì sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng và đảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp.
Mục lục
1. Những khó khăn trong việc tính toán tiền điện nước
Tính toán tiền điện nước là một trong những phần khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhiều chuỗi nhà trọ cùng một lúc. Theo kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp trong mảng kinh doanh nhà trọ thì đây là 3 khó khăn mà chủ nhà trọ thường gặp phải
a. Nhầm lẫn đơn giá số điện khi quản lý nhiều cơ sở
Tùy theo chiến lược kinh doanh doanh nghiệp mà việc thiết lập đơn giá số điện có thể khác nhau ở từng cơ sở nhà trọ. Tuy nhiên trong quá trình tính toán số điện, chủ kinh doanh có thể không nhớ rõ đơn giá của mỗi cơ sở dẫn tới việc tính nhầm giá điện phòng cho khách thuê. Nếu chủ nhà trọ sử dụng nhầm đơn giá số điện trong việc tính tiền điện cho người thuê, doanh nghiệp có thể bị thiệt hại về mặt tài chính.
Nếu đơn giá tính sai lớn hơn giá thực tế, chủ nhà trọ sẽ phải trả cho nhà cung cấp điện một khoản tiền cao hơn, và do đó sẽ phải thu thêm tiền từ người thuê để bù đắp chi phí. Nếu chủ nhà trọ liên tục tính sai đơn giá số điện, điều này sẽ khiến người thuê không tin tưởng và có thể làm mất uy tín của doanh nghiệp. Khi người thuê không tin tưởng vào tính toán tiền điện của chủ nhà trọ, họ có thể tìm kiếm chỗ ở khác, gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
b. Thiếu chính xác trong việc tính toán tiền điện nước
Để tính toán tiền điện nước tiêu thụ của từng phòng, chủ nhà trọ cần ghi nhận số điện đầu vào của cả căn nhà và đo số điện cuối cùng sau một thời gian nhất định. Sau đó, chủ nhà trọ cần phân bổ số điện này cho từng phòng tương ứng với số lượng người và thiết bị sử dụng trong phòng đó. Việc này đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác để tránh tính sai số. Việc tính toán số điện tiêu thụ của từng người thuê cũng gặp nhiều khó khăn.
Khi một căn phòng trọ có nhiều người thuê, việc xác định số tiền điện nước của từng người sử dụng là rất khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, chủ nhà trọ cần yêu cầu người thuê ghi lại số điện khi bắt đầu sử dụng và khi kết thúc sử dụng để tính toán số điện tiêu thụ của từng người thuê.
c. Khó khăn theo dõi tình trạng thanh toán tiền điện nước
Sau khi tính toán tiền điện nước của từng phòng và người thuê, chủ nhà trọ phải thu tiền điện từ từng người thuê và phân bổ chi phí theo từng phòng. Nếu chủ nhà trọ không theo dõi tình trạng thanh toán tiền điện, có thể sẽ có người thuê không đóng đủ tiền hoặc không đóng tiền một cách đúng hạn.
Điều này sẽ dẫn đến việc chủ nhà trọ phải tự chi trả khoản tiền còn thiếu để thanh toán cho nhà cung cấp điện, gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.
2. Quản lý tình trạng thanh toán tiền điện nước tiêu thụ bằng tính năng “Tiện Ích” của Smartos
Smartos sẽ giúp công việc hạch toán tiền điện nước của doanh nghiệp trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tự động hơn nhờ vào hai lợi ích của tính năng Tiện Ích như sau:
a. Linh hoạt tùy chỉnh đơn giá điện nước theo từng tòa
b. Tự động lũy tuyến số điện hàng tháng
Cùng Smartos tìm hiểu ngay về hai lợi ích này ngay bên dưới nhé!
a. Linh hoạt tùy chỉnh đơn giá điện nước theo từng tòa
Tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh mà chủ nhà trọ sẽ thiết lập đơn giá tiền điện nước khác nhau ở mỗi tòa nhà cho thuê. Smartos cho phép bạn thiết lập đơn giá cách tính tiền điện nước khác nhau ở mỗi tòa nhà.
Chủ cho thuê chỉ cần lọc tòa nhà mình muốn kiểm tra là đơn giá tiền điện nước sẽ tự động thay đổi tính giá điện theo đơn giá đã thiết lập. Với tính năng này hóa đơn thanh toán điện của mỗi khách hàng sẽ được cập nhật hàng tháng giúp tránh sai sót trong việc tính toán thủ công.
>> Xem thêm: Cách Tính Giá Điện Kinh Doanh Phòng Trọ & Hướng Dẫn Thủ Tục Đăng Ký 2023
Các bước thiết lập chỉnh đơn giá tiền điện nước từng tòa:
Bước 1: Nhấp vào “Tài Nguyên” trên dashboard. Tại đây khách hàng có thể chọn chi nhánh để xem đơn giá mỗi tòa (Ví dụ: 01 Hoài Thanh), màn hình sẽ xuất hiện ra đơn giá tiền điện nước mà bạn đã thiết lập trước đó.
Để thiết lập thêm đơn giá cho các cơ sở khác, bạn có thể nhấn vào button “Tạo” để thêm các tiện ích cho cơ sở
Bước 2: Sau khi khởi tạo tiện ích, màn hình sẽ xuất hiện các trường thông tin để doanh nghiệp bố sung vào như: Tên tiện ích, vị trí, tên tiếng anh, tên tiếng việt, đơn vị, đơn giá và thời gian áp dụng
b. Tự động lũy tuyến số điện hàng tháng
Với cách quản lý thông thường bạn sẽ phải tự nhập lại sổ tay qua Excel nhưng với Smartos CRM bạn có thể tiết kiệm thời gian nhập bằng tính năng tự động lũy tuyến số tiền điện nước hàng tháng. Phần mềm CRM Smartos giúp chủ nhà trọ tiết kiệm thời gian quản lý bằng cách thiết lập cơ chế tự động ghi nhận số điện. Hệ thống tự động ghi nhận số cuối của tháng này sẽ là số đầu của tháng sau.
Sau đó, hệ thống sẽ tự động tính toán số điện tiêu thụ và số tiền thanh toán mỗi tháng.
>> Đọc thêm: Vì Sao Cần Chuyển Đổi Số Trong Bất Động Sản Cho Thuê?
—
Như vậy, sử dụng phần mềm Smartos Operational CRM sẽ giúp bạn linh hoạt điều chỉnh giá điện theo từng tòa nhà, tự động lũy tuyến số điện hàng tháng nhanh chóng. Từ đó, doanh nghiệp không còn lo lắng về việc quản lý tiền điện nước thiếu chính xác và thủ công nữa. Có Smartos Operation CRM, việc quản lý tiền điện nước trở nên quá dễ dàng.
Không chỉ dừng lại ở tính năng tiện nước, Smartos cùng cung cấp các tính năng như báo cáo tự động theo thời gian thực, đặt lịch hẹn hiệu quả với khách thuê, quản lý khách hàng toàn diện, quản lý hợp đồng số trên một nền tảng duy nhất.
Smartos Operationa CRM – Phần mềm quản lý không gian bất động sản cho thuê số 1 Việt Nam chính là giải pháp chuyển đổi số thông minh dành cho tất cả doanh nghiệp đang mong muốn tối ưu vận hành không gian bất động sản cho thuê hiệu quả.
Tham gia ngay hương trình khuyến mãi “Chuyển Đổi Số Cùng Smartos” DUY NHẤT trong tháng 5 năm 2023 này. Liên hệ hay cho chúng tôi qua hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên viên tận tình của Smartos!
