Cơ sở hạ tầng, hay văn phòng là một vấn đề đáng lưu tâm cho các startup và SMEs (doanh nghiệp vừa và nhỏ). Với chi phí giới hạn và tốc độ phát triển khó xác định, việc tự xây một văn phòng riêng sẽ tạo ra nhiều hạn chế. Thế nên, thuê văn phòng ngoài là phương án được lựa chọn nhiều nhất. Vậy các startup nên thuê văn phòng như thế nào là “khôn ngoan”, cùng tìm hiểu một số kinh nghiệm trong bài viết dưới đây:
Mục lục
Các dạng văn phòng cho thuê dành cho startup, SMEs
1. Văn phòng truyền thống
Đây là loại văn phòng dịch vụ có từ rất lâu, khi người thuê thuê một văn phòng trống và tự thiết kế, đầu tư trang thiết bị và vận hành văn phòng như một chủ sở hữu.
2. Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là dịch vụ đăng ký địa chỉ văn phòng trên “giấy tờ”. Khi đó, mọi thành viên của doanh nghiệp sẽ làm việc tại nhà, làm việc tự do nhưng vẫn có địa chỉ cụ thể trên giấy tờ pháp lý và các kênh truyền thông. Hình thức này sẽ giúp hạn chế tối đa chi phí mà vẫn tạo được độ chuyên nghiệp và tin cậy.
3. Coworking space
Mô hình văn phòng chia sẻ coworking space vốn là một khái niệm khá quen thuộc với giới khởi nghiệp. Đây là loại hình cung cấp mọi dịch vụ, thiết bị, tiện nghi mà một doanh nghiệp cần. Tới đây, các startup sẽ không cần lo tới các vấn đề như với văn phòng truyền thống và tập trung mọi nguồn lực cho công việc. Ngoài ra, các lợi ích bên ngoài như cơ hội kết nối, chia sẻ cũng là điều thuyết phục các startup lựa chọn coworking space
Bí quyết khi thuê văn phòng mini cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
1. Chọn vị trí “vàng”
Vị tri vàng ở đây không nhất thiết phải là ở ngay ngã 4 nơi trung tâm thành phố, hay ở những cung đường lớn đông đúc lúc nào cũng có sự náo nhiệt và ồn ào. Hãy chọn cho doanh nghiệp mình một vị trí dễ tìm, dễ nhớ, chỗ để xe thoải mái và có view đẹp sẽ là một lợi thế. Hãy ưu tiên những văn phòng không quá xa trung tâm mà cũng không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn bên ngoài.
2. Ước lượng diện tích phù hợp
Với đặc thù thay đổi nhân sự thường xuyên của các startup và SMEs, hãy cân nhắc kỹ về diện tích văn phòng để có thể tiết kiệm chi phí. Nhiều loại phòng có vách ngăn là cửa kéo, khi cần thiết có thể kéo lại và tạo ra một căn phòng riêng để họp, thảo luận công việc. Các phòng coworking space hiện đại sẽ đáp ứng được nhu cầu này cho mọi doanh nghiệp.
3. Tối ưu chi phí
So sánh về chi phí giữa các loại văn phòng, có thể thấy văn phòng truyền thống sẽ tốn kém nhiều hơn so với không gian làm việc chung. Tại đây, ngoài tiền thuê phòng, bạn sẽ phải đầu tư 1 khoản kha khá cho cơ sở vật chất, decor, tiện nghi và cả nhân sự để điều phối, quản lý. Chưa kể đến các thủ tục giấy tờ phức tạp khi cần đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh v.v
Trong khi đó, với loại hình coworking space, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ trọn gói chỉ qua 1 lần trả phí. Điều này sẽ giúp nhà quản trị giảm bớt các nỗi lo ngoài lề và tập trung nhiều hơn vào việc phát triển kinh doanh.
4. Không gian & văn hoá
Không gian, văn hoá ở đây không chỉ là những gì được thể hiện trong văn phòng của doanh nghiệp, mà nó còn là môi trường xung quanh, là những gì khách hàng, đối tác có thể thấy khi bước vào toà nhà có văn phòng của bạn. Nếu doanh nghiệp bạn ít mang cá tính trẻ và nổi bật, văn phòng truyền thống là một lựa chọn cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp trẻ, cần sự năng động, sáng tạo, coworking space là một lựa chọn phù hợp. Hầu hết các coworking space đều hướng đến nhóm khách hàng trẻ, vì vậy đây sẽ là một môi trường hoàn hảo để bạn tham gia vào một không gian năng động, kết nối và mang những nét văn hoá đặc trưng.
5. Xác định thời hạn
Tương tự khi xác định diện tích văn phòng thuê, thời hạn cũng là vấn đề các startup và SMEs cần cân nhắc. Hãy vạch ra một kế hoạch dài hạn cho doanh nghiệp trong vòng 1-3-5 năm, từ đó đưa ra thời hạn hợp lý để ký kết hợp đồng.
Các nhà cung cấp nổi bật
Hiện nay có rất nhiều nền tảng cung cấp đầy đủ thông tin về văn phòng cho doanh nghiệp lựa chọn.
Đối với văn phòng truyền thống, có thể kể đến các trang web như chotot.com, batdongsan.com, v.v. Đối với văn phòng ảo và coworking space, bạn có thể tìm kiếm tại coworker.com với hệ thống không gian làm việc chung rộng lớn trên toàn thế giới, hay Smartos Booking, ứng dụng tìm kiếm văn phòng dành riêng cho thị trường Việt Nam. Còn chần chừ gì nữa, hãy trở thành 1 space hunter và tìm cho bạn một văn phòng thật ứng ý thôi!
