Phần mềm quản lý coworking có thật sự tối ưu hoá quá trình vận hành không gian?

Smartos Team

25 Th6 2021

Rate this post

Không gian làm việc chung (hay còn gọi là coworking) đang là xu hướng hot tại Việt Nam và trên thế giới. Tuy nhiên không phải không gian nào cũng biết cách phát triển tối đa các lợi thế của mô hình kinh doanh mới này. Vậy vấn đề nào mà nhà quản lý coworking space đang phải đối mặt? Quản lý thông tin đặt phòng? Quản lý khách hàng? Quản lý doanh thu? Và liệu một phần mềm quản lý coworking có giải quyết hết được các khó khăn đó hay không? Hãy hãy cùng Smartos tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Coworking Space là gì? Vận hành mô hình này có gì thú vị?

Coworking Space được gọi là không gian làm việc chung hay văn phòng làm việc chia sẻ. Nó khác hẳn so với những văn phòng truyền thống. Tại đây mọi người cùng chia sẻ một không gian văn phòng. Nó đã được trang bị tất tần tật mọi thứ tiện ích như bất cứ văn phòng làm việc nào khác. Bạn không cần phải tốn chi phí để set up bất kì trang thiết bị. Hay cơ sở vật chất nào cho góc làm việc của mình. Coworking space đã trang bị tất cả. Ví dụ như bàn ghế làm việc, phòng họp, Wifi, thiết bị in ấn, máy fax, nước uống,… Và còn nhiều tiện ích đi kèm khác.

Bên cạnh đó, hầu hết các coworking space đều có những hoạt động kết nối. Hoặc workshop, họp mặt thường xuyên dành cho các thành viên. Vì thế, mô hình này không chỉ giúp những người làm việc tự do hoặc doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với văn phòng truyền thống. Không chỉ một nơi ngồi làm việc, mà còn tạo không gian giao lưu, kết nối với cộng đồng những người hay doanh nghiệp cùng chung chí hướng.

Mô hình Coworking space là giải pháp hoàn hảo dành cho người làm việc tự do và du mục kĩ thuật số. Bởi lẽ tính chất công việc của họ khá thoải mái về thời gian. Và không bị ràng buộc về không gian làm việc. Không gian này sẽ mang đến cho họ cảm giác sở hữu góc làm việc riêng của mình. Họ dễ dàng tìm thấy cảm hứng sáng tạo để giải quyết công việc. Nó có thể thay cho sự cô độc khi làm việc tại nhà hay quá ồn ào của các quán cafe.

Ngoài ra, coworking space cũng là lựa chọn hoàn hảo cho những doanh nghiệp, tổ chức hoặc đội nhóm nhỏ. Bởi lẽ họ có thể trải nghiệm đầy đủ các tiện ích của văn phòng làm việc hiện đại mà không tốn quá nhiều chi phí.

Mô hình Coworking Space mang lại rất nhiều lợi ích. Vì thế cũng đòi hỏi các chủ doanh nghiệp tốn khá nhiều thời gian và ý tưởng trong việc vận hành mô hình này. Khác với những mô hình quản lý tòa nhà hay văn phòng truyền thống! Vận hành không gian làm việc không chỉ đơn thuần là quản lý hiệu suất kinh doanh. Mà còn cả xây dựng cộng đồng riêng. Vì tính chất linh hoạt của nó nên đội ngũ quản lý hàng ngày phải luôn nắm được bao quát thông tin. Như số lượng khách, số lượng dòng người luân phiên đến và sử dụng các dịch vụ của mình.

Bên cạnh đó, họ còn phải thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các tiện ích và trang thiết bị đầy đủ nhất. Mạng internet luôn phải trong tình trạng tốt nhất. Và đặc biệt, chủ doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức những hoạt động giao lưu, kết nối, tạo cộng đồng riêng cho không gian của mình. Điều này rất quan trọng trong việc xây dựng hình tượng và thu hút nhiều khách hàng đến với địa điểm của mình.

Xem thêm: TẠI SAO CẦN LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CHUNG

Thuộc lòng quy trình vận hành coworking space mà chủ không gian nên biết

Để vận hành một không gian làm việc chung vào “đúng quỹ đạo” mong muốn, các chủ doanh nghiệp phải học hỏi và nắm rõ rất nhiều quy trình quản lý:

• Quản lý doanh thu/chi phí: Với tính chất linh hoạt của coworking, đội ngũ quản lý bắt buộc phải quản lý doanh thu. Có thể theo từng ngày, 2 tuần hoặc từng tháng. Bên cạnh việc kiểm soát dòng tiền từ khách, bạn còn phải nắm được những chi phí. Nhất là chi phí phát sinh và chi phí biến đổi để cân nhắc chi phí. Đặc biệt, đa số các không gian mới thành lập điều hay gặp vấn đề ở theo dõi công nợ hàng tháng. Việc này đòi hỏi quy trình cho/nhận công nợ với các đối tác và chủ không gian cần hết sức rõ ràng, chi tiết. Hạch toán doanh thu cần phải rõ ràng, đúng thời điểm. Để các chủ doanh nghiệp có thể nắm được lãi, lỗ. Từ đó điều chỉnh hoạt động kinh doanh. Và những chương trình xúc tiến bán hàng đang diễn ra.
• Quản lý quan hệ khách hàng: Đây là một trong những bước khá quan trọng trong quá trình vận hành Coworking Space. Tuy nhiên, hầu hết, các doanh nghiệp đâu gặp khó khăn ở khâu này. Việc quản lý khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp thấu hiểu được nhu cầu của khách hơn. Từ đó có thể cung cấp những dịch vụ tốt hơn. Nâng cao hiệu quả của trung tâm hỗ trợ khách hàng và kinh doanh. Quy trình quản lý quan hệ khách hàng bao gồm tất cả các công việc. Từ xây dựng tệp khách hàng cho không gian, tiến trình tư vấn khách hàng. Cùng với thống kê số khách và lượng khách sử dụng dịch vụ mỗi ngày. Bên cạnh đó, đội ngũ quản lý cũng cần số liệu về lịch sử sử dụng dịch vụ, tần suất,…. Từ đó có thể phân tích dự đoán kết quả kinh doanh trong tương lai. Hoặc lên những chương trình ưu đãi cho từng nhóm khách hàng hợp lý. Một vấn đề nữa mà bộ phận chăm sóc khách hàng không thể bỏ qua đó là quản lý những sự cố của khách khi sử dụng không gian. Quản lý quan hệ khách hàng tốt sẽ giúp Coworking Space sẽ kết nối được nhiều nhóm cộng đồng và nhóm khách hàng thân thiết hơn.
• Quản lý booking: Mỗi không gian đều cần lưu trữ những thông tin về booking như khách đặt, loại dịch vụ, ngày giờ,… Để có thể điều phối và sắp xếp chỗ ngồi phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Hơn nữa, việc thống kê danh sách booking có thể giúp chủ không gian nắm được tình hình kinh doanh. Và đưa ra những dự đoán chính xác về khả năng tăng trưởng của địa điểm trong thời gian đến.
• Quản lý dịch vụ/cơ sở vật chất: Đây đươc xem là công việc thường xuyên và khá quan trọng cho các không gian làm việc chung. Để đảm bảo phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị luôn ở trong tình trạng sẵn sàng. Bộ phận phòng phải kiểm tra hàng ngày, thống kê tình trạng và số lượng của các vật phẩm. Và để có thể bổ sung kịp thời, phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó, cần phải theo dõi chu kì làm việc cũng như thời gian bảo hành định kì của các trang thiết bị. Điều đó sẽ giúp nâng cao tuổi thọ của nó và đảm bảo chất lượng dịch vụ khi đến tay khách hàng.
• Quản lý nguồn lực của không gian: Bên cạnh quy trình có liên quan trực tiếp đến khách hàng, chủ không gian cũng cần phải quản lý được nguồn lực của mình. Bởi lẽ việc hiểu rõ tình trạng nguồn lực của mình như cơ sở vật chất, nhân sự, ngân sách,… giúp tối ưu được hiệu quả của từng bộ phận và từng nhóm tài sản. Việc này cũng làm họ dễ dàng đưa ra những quyết định. Chẳng hạn như đầu tư, mở rộng. Hay cắt giảm nguồn lực theo những tình hình kinh doanh thực tế. Hơn thế nữa, việc nắm được vị trí, điểm mạnh của từng nhân viên của mình. Và đặt họ đúng vị trí làm việc sẽ khiến xây dựng được nguồn nhân sự công ty mạnh mẽ

Sự cần thiết của phần mềm quản lý coworking space

Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG MINH CHO COWORKING SPACE

Vận hành tốt không gian làm việc chung chưa bao giờ là dễ dàng. Nó tốn khá nhiều thời gian và công sức của đội ngũ quản lý. Hơn thế nữa, việc quản lý thủ công bằng giấy hay Excel sẽ làm công việc quản lý bị chậm và dễ sai sót. Nhất là đối với không gian có nhiều khách hàng và thường xuyên thay đổi. Bên cạnh đó, việc phụ thuộc vào nhân sự làm những công việc thủ công sẽ khiến bạn dễ gặp rủi ro. Nhất là khi chuyển đổi nhân sự và không tối ưu được hiệu quả nguồn lựa. Chính vì thế, một phần mềm coworking space là rất cần thiết. Nó mang lại khá nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp:

• Xử lý nhanh gọn những công việc thủ công. Chẳng hạn như kiểm tra tình trạng thiết bị, số lượng văn phòng phẩm,….
• Tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và tối đa hiệu quả của công việc. Chẳng hạn như theo dõi tình trạng đặt phòng, tình trạng thu chi, lập danh sách khách hàng,… Từ đó, bạn có thể dành thêm nhiều thời gian để tập trung xây dựng tệp khách hàng cho địa điểm. Hay mở rộng kinh doanh, chuẩn hóa quy trình vận hành.
• Theo dõi doanh thu, chi phí, dữ liệu khách hàng nhanh chóng, chính xác ít rủi ro.
• Tạo mạng lưới liên lạc, trao đổi và kết nối giữa các thành viên trong không gian.  Giúp bạn dễ dàng xây dựng được mối quan hệ với khách hàng tốt hơn. Từ đó có thể mở rộng cộng đồng và cập nhật tình trạng sự cố nhanh chóng hơn.
• Lưu trữ dữ liệu lâu dài, không sợ thất lạc, nhanh chóng
• Dễ dàng xuất báo cáo theo yêu cầu để quản lý hiệu quả các nguồn lực của mình. Từ đó bạn có thể đưa ra những chiến lược và cách vận hành không gian tốt hơn.
• Tối thiểu hóa chi phí là lợi ích vượt trội của các phần mềm quản lý. Nó sẽ giúp hệ thống hóa và tự động hóa tất cả con số, dữ liệu, báo cáo, quy trình. Thay vì bạn phải sử dụng 2-3 nhân sự để thực thi những công việc hàng ngày. Bây giờ tất cả đã được tự động hóa và chỉ cần 1 nhân sự để cập nhật và quản lý

Khi không gian làm việc càng ngày càng được mở rộng thì phần mềm quản lý coworking space càng cần thiết. Vì nó đem lại rất nhiều lợi ích. Vậy nên chọn loại phần mềm nào dành cho doanh nghiệp của mình?

Smartos chính là giải pháp phần mềm quản lý coworking tốt nhất cho bạn

Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, hầu hết các chủ doanh nghiệp sẽ dựa vào những tiêu chí như:

• Có đầy đủ những chức năng cần thiết để quản lý và vận hành coworking space
• Chi phí phù hợp với ngân sách
• Thân thiện, dễ sử dụng, dễ chuyển giao
• Có đội ngũ hỗ trợ sử dụng nhiệt tình
• Nhanh, ít xảy ra lỗi và bảo mật thông tin

Hiểu được điều đó nên Smartos cố gắng mang đến cho bạn phần mềm có những tính năng phù hợp. Nó giúp quản lý coworking space với nhiều mức giá gói để bạn lựa chọn:

• Quản lý đặt phòng trực tuyến: Với giao diện trực quan, Smartos có thể quản lý quá trình đặt chỗ nhanh chóng. Nó cung cấp thông tin cần thiết về việc đặt phòng. Chẳng hạn như tổng số đơn, số phòng đã và chưa thanh toán. Hoặc thời gian nhận phòng và trả phòng mỗi ngày, v.v. Bên cạnh đó bạn có thể dễ dàng cập nhật tình trạng phòng hằng ngày, phù hợp với thực tế.
• Quán lý thành viên: Smartos cho phép bạn dễ dàng quản lý thành viên, tạo bản ghi thông tin bổ sung. Để xuất thành báo cáo dữ liệu khách hàng cần thiết khi cần. Tất cả những thông tin về khách hàng, kèm theo lịch sử giao dịch và báo cáo sự cố sẽ được lưu trữ để bạn dễ dàng truy cập.
• Quản lý thu chi: Đây chính là tính năng được ưa chuộng của Smartos. Với phần mềm này, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được doanh thu hàng tháng. Như doanh số của từng loại hình kinh doanh từ đặt phòng, đến dịch vụ tăng thêm. Bên cạnh đó, những khoản chi phí cũng sẽ được nhân viên cập nhật vào hệ thống để lưu trữ. Từ những số liệu này, bạn có thể tính được khoản lãi, lỗ hàng tháng. Từ đó, bạn có thể đưa ra những kế hoạch và chiến lược để tăng doanh thu. Hay đưa ra phương án giảm chi phí phù hợp cho không gian của mình.
• Quản lý hóa đơn: Smartos có thể tự động xuất hóa đơn dựa vào yêu cầu của thành viên. Và dễ dàng tích hợp với hóa đơn của cả hệ thống.
• Xuất báo cáo theo yêu cầu: Lợi thế của Smartos chính là bạn có thể dễ dàng xuất báo cáo. Nó có thể liên quan đến khách hàng, doanh thu, chi phí, booking theo yêu cầu. Không cần phải sử dụng đến Excel như trước đây! Bản báo cáo sẽ đầy đủ, xác thực và minh bạch hơn với Smartos.

Không chỉ có những tính năng ưu việt dành của phần mềm quản lý co-working space! Smartos còn có đội ngũ nhân viên tư vấn có kinh nghiệm trong vận hành và quản lý coworking. Họ có thể sẵn sàng tư vấn, hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm. Và chia sẻ những kiến thức để xây dựng không gian làm việc chung tốt nhất.

Để tìm hiểu thêm về nền tảng đặt phòng trực tuyến của Smartos, hãy liên hệ tại đây và tìm hiểu cách đặt phòng an toàn có thể hệ thống hóa quy trình vận hành của không gian bạn.