Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà là một trong những giải pháp tối ưu để giải quyết nhiều vấn đề của người quản lý và chủ đầu tư khi vận hành không gian. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà cho thuê và Tổng hợp những phần mềm tốt nhất hiện nay.
Mục lục
I. Cần gì khi lựa chọn các phần mềm quản lý tòa nhà cho thuê
1. Xác định mức độ cần thiết dành cho phần mềm quản lý của không gian
Đầu tiên, bạn cần xem xét liệu bạn có cần một phần mềm quản lý tòa nhà – không gian hay không. Nếu văn phòng của bạn có quy mô nhỏ, và những công cụ truyền thống vẫn đang giúp bạn kiểm soát được công việc, thì có thể bạn chưa cần phải áp dụng một phần mềm quản lý.
Tuy nhiên, bạn cũng nên thật sự tính toán, đo lường thời gian bạn dành cho những việc như lên đơn booking, quản lý thanh toán, quản lý hóa đơn, kiểm tra đơn booking mới vào mỗi ngày, v.v. Sau đó, hãy chia chi phí của phần mềm quản lý tòa nhà với thời gian mà nó giúp bạn thực hiện những công việc đó, và so sánh số liệu đó với tỉ lệ hàng giờ của bạn để quản lý không gian thủ công.
Đó là cách để bạn biết phần mềm quản lý tòa nhà có là khoản đầu tư đáng giá không.
2. Xác định yêu cầu của bạn đối với một phần mềm quản lý tòa nhà
Khi bạn đã quyết định sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà, hãy nghiên cứu và tìm hiểu những tính năng bạn cần có ở ứng dụng này.
Bắt đầu từ việc lên danh sách những vấn đề hiện tại của không gian mà bạn muốn giải quyết. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ những ưu tiên của bạn. Đồng thời, bạn cũng xác định các chức năng chính mà bạn đang tìm kiếm trong phần mềm. Một số tính năng bạn có thể cân nhắc như:
- Quản lý nhiều chi nhánh của không gian
- Tự động hóa quy trình booking và thanh toán
- Cung cấp trải nghiệm thành viên tốt hơn
- Quản lý các dịch vụ của không gian hiệu quả hơn
- v.v…
Đồng thời, hãy dựa vào tầm nhìn của bạn cho không gian, để đưa ra lựa chọn đầu tư thông minh cho một giải pháp giúp nâng cao sự phát triển của không gian.
3. Lựa chọn phần mềm quản lý tòa nhà – không gian dựa trên ngân sách của bạn
Khi đã xác định được các yêu cầu của không gian, việc cần làm tiếp theo là bạn đưa ra mức ngân sách mà bạn dự định đầu tư.
Đưa ra mức ngân sách chính xác không phải là việc dễ dàng. Nó còn phụ thuộc vào các tùy chọn về sản phẩm của các nhà cung cấp. Tuy nhiên việc xác định ngân sách tương đối sẽ giúp bạn chọn được nhóm nhà cung cấp để mời phỏng vấn, và yêu cầu demo.
Bạn có thể lựa chọn việc mua phần mềm trọn gói, hoặc thuê phần mềm. Hoặc bạn chọn chia ra các giai đoạn triển khai, nâng cấp. Cách này sẽ phù hợp với dòng tiền đầu tư của doanh nghiệp hơn.
4. So sánh và lựa chọn phần mềm quản lý tòa nhà phù hợp
Thực hiện việc tìm kiếm phần mềm quản lý tòa nhà trên các trang web của các nhà cung cấp phần mềm quản lý khác nhau. Sau đó, bạn liên hệ với nhà cung cấp phần mềm mà bạn lựa chọn. Họ sẽ hỗ trợ bạn tìm hiểu về phần mềm và các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Ngoài ra, hãy xem đánh giá từ các khách hàng khác của phần mềm mà bạn đang xem xét. Khi chọn một nhà cung cấp phần mềm, bạn nên lựa chọn các công ty đang dẫn đầu thị trường. Smartos CRM hiện đang là phần mềm quản lý không gian uy tín và hiệu quả ở Việt Nam.
5. Yêu cầu bản demo trước khi mua phần mềm quản lý tòa nhà
Mục đích của việc xem bản demo nhằm đánh giá xem phần mềm quản lý tòa nhà có phù hợp với bạn không. Qua đó, bạn sẽ thấy được tiềm năng của phần mềm trong tương lai.
Có 6 tiêu chí chính của một bản demo mà bạn cần quan tâm:
- Khả năng tích hợp với các phần mềm hiện tại
- Dễ sử dụng
- Nhập liệu đơn giản
- Tính năng linh hoạt
- Hiệu suất cao
- Hệ thống báo cáo đa dạng
Khi tham gia các buổi demo phần mềm quản lý tòa nhà – không gian, bạn cần đưa ra những ưu, khuyết điểm của phần mềm. Việc này sẽ giúp bạn đưa ra những yêu cầu cải thiện về sản phẩm tốt hơn.
Trong kỷ nguyên số hóa, việc áp dụng phần mềm vào việc điều hành, quản trị doanh nghiệp đang dần trở thành xu hướng. Sau khi tiến hành các bước trên, quá trình ra quyết định của ban giám đốc công ty diễn ra dễ dàng và nhanh chóng.
II. Danh sách các công cụ quản lý doanh nghiệp
Để quản lý 1 doanh nghiệp kinh doanh văn phòng cho thuê, các nhà quản trị cần có các công cụ, phần mềm quản lý sau:
a. Chat, voice và video call
- Messenger: Liên kết với mạng xã hội Facebook, Messenger vốn dĩ có thể được tận dụng để trao đổi thông tin nội bộ doanh nghiệp. Nhưng vì sự mất tập trung mà nó mang lại, ứng dụng chat này đang dần bị loại bỏ khỏi hệ thống công cụ làm việc.
- Zalo: Zalo là ứng dụng nhắn tin, gọi điện miễn phí thuần Việt. Ra mắt từ năm 2012, cho tới nay Zalo đã vô cùng quen thuộc với người Việt Nam, không chỉ với giao tiếp cá nhân mà còn phổ biến cả trong doanh nghiệp.
- Skype: Cũng là một ứng dụng giao tiếp miễn phí phổ biến, Skype còn có thêm dịch vụ thuê bao trả phí cho phép gửi tin nhắn SMS và thực hiện cuộc gọi âm thanh đến điện thoại ở cả trong nước và quốc tế.
- Telegram: Được đánh giá là ứng dụng nhắn tin bảo mật nhất thế giới, ứng Telegram mobile app cho phép thực hiện những cuộc nói chuyện bí mật, không ai có thể xem trộm các nội dung được.
- Slack: Đây là một ứng dụng chat phù hợp với doanh nghiệp, cho phép quản lý từng kênh chat riêng, khả năng tích hợp lớn. Tuy nhiên, gói miễn phí chỉ có thể lưu trữ 10.000 tin nhắn và 5GB dung lượng, voice và video call chỉ sử dụng 1-1. Bản trả phí có mức giá cao ($6.67 hoặc $12.5/người dùng/tháng)
b. Quản lý công việc, quản lý dự án
- Trello: Trello được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban, phù hợp cho mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các ưu điểm nổi bật của Trello là có bản miễn phí, dễ sử dụng, theo dõi trực quan; nhược điểm là môi trường giao tiếp kém, không phân cấp thành viên quản trị, không phù hợp để quản lý thời gian và không có báo cáo công việc.
- Asana: Asana là phần mềm quản lý công việc theo mô hình to-do list và Kanban, phù hợp với các nhóm liên chức năng hoặc công ty lớn. Asana có các ưu điểm nổi bật là giao tiếp tốt, có thể theo dõi tổng quan dự án và tùy chỉnh quyền riêng tư, có báo cáo công việc trực quan, khả năng tích hợp lớn; nhưng đổi lại chi phí rất đắt đỏ (từ $10.99/người dùng/tháng).
- Base Wework: Là phần mềm quản lý công việc và dự án thuộc nền tảng Base Platform (Việt Nam), Base Wework phù hợp cho mọi quy mô công ty lớn nhỏ. Các ưu điểm của Base Wework là linh hoạt 5 giao diện quản lý, tối ưu cho cộng tác, có phân quyền sử dụng, khả năng tích hợp lớn, có báo cáo tự động, chi phí hợp lý (33.000VND/người dùng/tháng); tuy nhiên báo cáo chưa chuyên sâu.
Xem thêm: Quản lý tòa nhà bằng excel? Nên hay không?
c. Xử lý văn bản, công văn từ xa
- Base Office: Là ứng dụng quản lý thông báo và công văn nội bộ trực tuyến; Base Office có hai chức năng chính là sắp xếp, lưu trữ toàn bộ văn bản chính thống trong doanh nghiệp và nhanh chóng phê duyệt, tự động ban hành chúng tới từng nhân viên.
- Base Request: Đúng như tên gọi, Base Request là ứng dụng trực tuyến được phân quyền chặt chẽ giúp số hóa toàn bộ các văn bản yêu cầu – đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp để nhanh chóng xử lý (phê duyệt, từ chối, bình luận), đồng thời lưu trữ chúng thành hệ thống và truyền tải tới các bên có liên quan.
- CloudOffice: Đây là hệ thống phần mềm quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ tài liệu nội bộ và công văn đến – đi giữa các đơn vị người dùng khác nhau một cách toàn diện, tích hợp thêm với nhiều tiện ích văn phòng. CloudOffice được sử dụng bằng cách tải phần mềm về máy tính hoặc tải mobile app ở thiết bị di động.
- DocEye: Được tích hợp sẵn hệ thống nhận dạng văn bản giúp bóc tách thông tin chính xác đến 95%, phần mềm quản lý tài liệu DocEye giúp thu nhận và quản lý thông tin tài liệu, hệ thống hóa các tài liệu theo nhu cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu và tìm kiếm về sau. DocEye có cả bản server và online.
Khám phá ngay: Kinh nghiệm và lưu ý khi quản lý căn hộ cho thuê
d. Quản lý hợp đồng trực tuyến
- Contractbook: Contractbook có bản miễn phí với các tính năng cơ bản. Trên một nền tảng kỹ thuật số duy nhất, người dùng có thể tạo, ký và lưu trữ tất cả các hợp đồng có giá trị pháp lý trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi trạng thái của hợp đồng đã gửi đi.
- OyupenSourceCM: openSourceCM là ứng dụng trực tuyến mã nguồn mở, giúp quản lý và lưu trữ hiệu quả các hợp đồng ngay từ khi bắt đầu. Từ một hợp đồng, nó có khả năng nhận ra tất cả các khoản nợ và doanh thu tiềm năng.
- Concord: Đây là nền tảng quản lý hợp đồng online dựa trên việc tự động hóa quy trình kinh doanh thủ công. Nó theo dõi các hợp đồng hiện có, hỗ trợ các công ty khởi tạo và chỉnh sửa các hợp đồng mới.
- Trackado: Trackado giúp quản lý tập trung tất cả các hợp đồng của doanh nghiệp ở một nơi. Hệ thống có tính năng tự động thông báo về các mốc thời gian và nhiệm vụ chính cần làm với hợp đồng, cũng như phân tích sức khỏe tài chính của các hợp đồng đó
e. Chăm sóc khách hàng CRM
- Salesforce: Salesforce đang được đánh giá là phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất và được sử dụng nhiều nhất hiện nay nhờ vào độ tích hợp và tính bảo mật cao, chi phí linh hoạt, giao diện đẹp và dễ sử dụng.
- Zoho CRM: Phần mềm CRM thuộc hệ sinh thái Zoho có giá cả phải chăng, các tính năng và khả năng tích hợp với mạng xã hội thiết yếu cho các doanh nghiệp nhỏ. có một API cho các nhà phát triển có thể xây dựng các tích hợp tùy chỉnh. Zoho CRM có bản miễn phí cho từ 0-3 người dùng.
- Insightly: Insightly là phần mềm CRM ít tốn kém, có bản miễn phí cho 0-3 người dùng, nổi tiếng với sự tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Google, Mailchimp. Nó có thể thiết lập và điều hướng thông tin nhanh chóng nên rất phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến.
- Oracle CRM On Demand: Trái ngược với bản tải về, phiên bản trên nền tảng điện toán đám mây của Oracle CRM On Demand rất được ưa chuộng. Xứng đáng với mức giá cao, nó sở hữu giao diện trực quan và các tính năng hoàn hảo để xây dựng mối quan hệ đáng nhớ với khách hàng.
- SugarCRM: SugarCRM là một nền tảng nhẹ với mã nguồn mở, có cả mobile app và phiên bản tải về máy tính, phiên bản trên nền điện toán đám mây. SugarCRM có khả năng tích hợp lớn, đặc biệt là các ứng dụng quản lý tập tin.
III. Tích hợp tất cả chức năng quản lý, vận hành chỉ với 1 phần mềm CRM DUY NHẤT
Chúng tôi mang đến một nền tảng tích hợp cho các nhà cung cấp không gian từ giai đoạn mới tiếp cận khách hàng tới giai đoạn chăm sóc và giữ chân khách hàng. Sử dụng Smartos Booking để quảng bá và thu hút hàng ngàn khách hàng trên toàn thế giới. Sau khi đã thu hút được khách hàng, hệ thống quản lý Smartos Operational CRM sẽ giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng thông qua việc tối ưu hoá các khâu trong vận hành và quản lý.
Từ đó bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho các kế hoạch kinh doanh và mở rộng quy mô.Với ứng dụng White label, bạn sẽ sở hữu một ứng dụng di động của riêng không gian mình giúp “nuôi dưỡng” và giữ chân khách hàng của bạn chỉ trong một kênh duy nhất.
Smartos là nền tảng quản lý tích hợp vận hành hỗ trợ toàn diện cho người kinh doanh không gian cho thuê từ khi tiếp cận khách hàng tới khi chăm sóc và giữ chân khách hàng.Trực tiếp quản lý và vận hành một vài không gian làm việc chung với nhiều loại hình dịch vụ khác nhau, chúng tôi hiểu rõ những khó khăn và vấn đề của cả nhà cung cấp và người sử dụng không gian trong việc quản lý và giao tiếp với nhau.
Đó chính là lý do tại sao Smartos phát triển một giải pháp tích hợp hỗ trợ cả 2 bên: Ứng dụng Smartos Booking App -cho người sử dụng không gian; Hệ thống quản lý Smartos Operational CRM và ứng dụng White Label – cho người cung cấp không gian.
Smartos có được sự thấu hiểu thị trường từ kinh nghiệm vận hành thực tiễn của Enouvo Space – một trong những mô hình coworking đầu tiên tại Đà Nẵng. Hơn nữa, sản phẩm được phát triển bởi đội ngũ chuyên môn cao có hơn 10 năm kinh nghiệm của Enouvo IT solutions với những tính năng công nghệ thông minh và liên tục được cập nhật.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm Smartos CRM giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tòa nhà
Smartos là giải pháp tiên phong tại Việt Nam trong việc phát triển một nền tảng tích hợp các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ tối đa cho quá trình chuyển đổi số của các không gian làm việc chung. Phần mềm quản lý không gian cho thuê Smartos giúp số hóa thông tin, giấy tờ và các dữ liệu liên quan đến khách hàng.
Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt toàn bộ tình hình kinh doanh chỉ với một màn hình dashboard, tối ưu quy trình vận hành và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
- Smartos CRM: Phần mềm hệ thống quản lý vận hành cho các nhà cung cấp không gian
- Smartos Booking: Nền tảng giúp kết nối người tìm kiếm không gian và đơn vị cung cấp không gian
- White Label App: Ứng dụng di động mang thương hiệu riêng của từng không gian giúp nâng cao dịch vụ khách hàng
Nếu bạn còn băn khoăn hoặc thắc mắc, hãy liên hệ ngay Smartos để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết hơn nhé!
