Quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả luôn là vấn đề được các chủ doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Đặc biệt là đối với Coworking space – một mô hình còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Vậy vấn đề nào mà nhà quản lý coworking space đang phải đối mặt? Xử lý tài liệu? Tra cứu thông tin? Hay bảo mật hệ thống? Liệu một phần mềm quản lý văn phòng có giải quyết hết được các khó khăn đó hay không? Hãy tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây:
Mục lục
Khó khăn trong quản lý văn phòng
Trước khi đi sâu vào lợi ích của phần mềm quản lý văn phòng, hãy điểm lại những khó khăn mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Có thể thấy rằng, quản lý văn phòng nói chung hay coworking space nói riêng phần lớn đều gặp vấn đề khi lượng thông tin, tài liệu quá lớn. Đa phần vì đặc thù mang nhiều yếu tố phức tạp, mới mẻ, chẳng hạn như:
- Quản lý tài liệu: việc đảm bảo tính đầy đủ các giấy tờ pháp lý là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, xử lý tài liệu một cách thủ công sẽ dễ dẫn đến trường hợp sai xót, thiếu hụt thông tin. Gây khó khăn trong cả việc lưu trữ và tra cứu.
- Quản lý tổ chức: Việc vận hành để các hoạt động được diễn ra theo quy định mà vẫn không gây áp lực cho nhân viên và khách hàng.
- Bảo mật thông tin: Do tính chất mở của hầu hết không gian làm việc chung, việc bảo mật dữ liệu giữa công ty và thành viên là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc bảo mật vẫn gặp nhiều khó khăn nếu không có công nghệ cao hỗ trợ.
Xem thêm: MÔ HÌNH KINH DOANH COWORKING VÀ NHỮNG KHÓ KHĂN
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng?
Đầu tư vào phần mềm trong hoạt động quản lý văn phòng đang là phương án tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Áp dụng công nghệ có thực sự hiệu quả? Hãy cùng điểm qua những lợi ích của việc sử dụng công nghệ nhé:
Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP THÔNG MINH CHO KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CHUNG
1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Việc sử dụng phần mềm quản lý toà nhà văn phòng sẽ giúp giảm thời gian và chi phí một cách đáng để. Cụ thể hơn, áp dụng công nghệ vào quản lý thông tin sẽ giúp lọc nội dung hiệu quả. Hệ thống sẽ tự động ghi lại những hoạt động quan trọng của công ty và loại bỏ đi những thông tin không cần thiết. Thuận tiện hơn, bạn cũng có thể truy cập & tra cứu bất cứ dữ liệu lúc nào bạn muốn.
2. Phù hợp với phần lớn doanh nghiệp
Từ văn phòng, phòng họp tới coworking space, phần mềm quản lý đều có thể thay đổi để đáp ứng nhu cầu mỗi loại hình. Việc sử dụng các giải pháp nâng cao công tác quản trị văn phòng như Smartos tương đối đơn giản, giao diện thân thiện, và dễ thao tác. Bạn cũng có thể tự lên chương trình để phần mềm đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
3. Cải thiện khả năng quản lý
Sử dụng phần mềm quản trị văn phòng chia sẻ không chỉ giúp hoàn thiện bộ máy quản lý mà còn giúp cải thiện khả năng quản lý của những người tham gia kinh doanh. Phần mềm quản lý sẽ giúp truy suất dữ liệu, cập nhật các thông số, thống kê. Giúp người quản trị đưa ra quyết định kinh doanh một cách dễ dàng.
4. Xử lý khối lượng dữ liệu lớn
Thay vì đối mặt với lượng giấy tờ chất đống, các ứng dụng quản lý cho toà nhà văn phòng trở nên khá tiện dụng. Doanh nghiệp sẽ không còn đối mặt với tình trạng lạc, mất hay rò rỉ thông tin như kiểu lưu trữ truyền thống. Tất cả dữ liệu sẽ được lưu và sắp xếp một cách có hệ thống, làm giảm thiếu tối đa rủi ro.
5. Đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh
Có thể thấy rằng, với các tính năng đã nêu trên, phần mềm quản lý văn phòng đem lại khá nhiều tiện ích cho nhà quản trị. Đặc biệt là việc đưa ra các phương án kinh doanh dựa trên số liệu thống kê của phần mềm. Qua đó, giúp nhà quản trị lựa chọn chiến lược kinh doanh phù hợp, tối ưu hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Xem thêm: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TOÀ NHÀ VĂN PHÒNG CHUẨN NHẤT NĂM 2021
Tại sao chọn Smartos?
Smartos là nền tảng tích hợp hỗ trợ quản lý và vận hành văn phòng hiệu quả, đặc biệt là trong mô hình Coworking Space và văn phòng chia sẻ. Với các chức năng tự động hóa những công việc thủ công, tối đa hóa hiệu suất, Smartos tự tin sẽ làm tăng sự hài lòng cho cả nhân viên và khách hàng.
Hiểu được nhu cầu cần một hệ thống tích hợp tất cả các hoạt động cho thuê phòng và không gian làm việc. Smartos ra đời nhằm giúp các chủ sở hữu coworking space và văn phòng giảm khối lượng công việc. Đồng thời tăng độ chính xác và sự hài lòng của nhân viên cũng như khách hàng. Smartos cũng hỗ trợ xây dựng một cộng đồng, quản lý các dự án từ bao quát đến chi tiết. Ngoài ra còn tạo báo cáo hợp đồng, thanh toán trực tuyến, cùng nhiều chức năng hấp dẫn khác.
Cùng điểm qua những đặc điểm nổi bật mà Smartos cung cấp dưới đây:
Dịch vụ
Quản lý khách hàng hiệu quả:
- Dễ dàng đăng ký sử dụng.
- Nhập và xuất danh sách khách hàng nhanh chóng và tự động.
- Theo dõi thông tin cá nhân, lịch sử giao dịch một cách dễ dàng
Quản lý không gian thông minh:
- Quản lý đặt phòng và không gian dễ dàng trên nhiều nền tảng (web & di động)
- Cung cấp thông tin đặt phòng của văn phòng và đặt chỗ của không gian làm việc chung.
Quản lý khách hàng dễ dàng:
- Dễ dàng cập nhật hồ sơ cùng với danh sách đặt phòng.
- Tìm kiếm, chỉnh sửa và xuất thông tin Khách hàng nhanh chóng.
Quản lý Tài nguyên hiệu quả:
- Cho phép phân tích dữ liệu dựa trên hành vi của khách hàng.
- Theo dõi và quản lý không gian, sản phẩm và dịch vụ, cũng như tần suất sử dụng, số lượng hàng tồn kho và các tài nguyên quan trọng khác.
Kết nối cộng đồng:
- Kết nối, giữ tương tác giữa các khách hàng, giữa khách hàng và nhân viên qua ứng dụng di động
Tính năng
- Yêu cầu đặt phòng: Cho phép đặt phòng theo yêu cầu của khách hàng. Bao gồm cả phòng cá nhân, phòng họp, phòng event.
- Quản lý thành viên: Dễ dàng quản lý thành vi. Cho phép tạo bản ghi thông tin bổ sung và báo cáo thành viên hàng tháng.
- Quản lý đặt phòng: Dễ dàng kiểm tra số phòng và thời gian đặt qua tiện ích Booking Calender.
- Checkin/checkout: Đơn giản hóa các bước Check-in/Check-out, kiểm soát số lượng thực tế đang sử dụng coworking space.
- Báo cáo: Xuất báo cáo theo thời gian thực tế về chi tiêu, lượng khách, lượng đặt phòng,..v.v.
- Quản lý thu – chi: Cho phép quản lý thu nhập từ đặt phòng, dịch vụ và cả các khoản chi.
- Quản lý hóa đơn: Tự động suất hóa đơn dựa vào yêu cầu của thành viên. Dễ dàng tích hợp với hóa đơn của cả hệ thống.
- Quản lý giao dịch: Ghi chép/sao lưu lại toàn bộ các hoạt động giao dịch liên quan tới tiền tệ.
- Quản lý tài nguyên: Theo dõi hệ thống cơ sở vật chất, kho dụng cụ và các tài nguyên quan trọng khác.
Có thể nói, Smartos là một sự lựa chọn hoàn hảo cho văn phòng chia sẻ coworking space. Nếu bạn đang sở hữu một cơ sở văn phòng cho thuê, đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm phần mềm quản lý miễn phí của Smartos trong vòng 15 ngày. ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY
Xem thêm: TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ PHẦM MỀM QUẢN LÝ COWORKING
