Micosoft Excel hay Google Sheet là những công cụ truyền thống được khá nhiều coworking space lựa chọn để quản lý thông tin, dữ liệu. Chi phí sử dụng hay duy trì công cụ này là rất thấp và gần như không có. Tuy nhiên, Excel cũng có nhiều hạn chế và rủi ro, đặc biệt là tính bảo mật và khả năng quản lý dữ liệu. Vậy nên sử dụng phần mềm thay thế excel đang là giải pháp mà nhiều coworking space hướng đến.
Nếu bạn cũng đang sử dụng các bảng tính Excel để quản lý dữ liệu tại không gian coworking của mình thì TUYỆT ĐỐI không nên bỏ qua bài phần tích này.
Mục lục
Nhược điểm khi sử dụng Excel
Bảo mật & lưu trữ kém
Bảng tính excel là một công cụ phổ biến, tuy nhiên, khi lưu trữ nhiều dữ liệu thì rủi ro rò rỉ hoặc mất dữ liệu là rất lớn. Nếu chẳng may gặp sự cố về nguồn điện hay máy tính bị lỗi, virus,….dữ liệu hay các thao tác vừa thực hiện sẽ bị mất hết vì chưa lưu. Hơn nữa, Excel vẫn có giới hạn về số dòng. Dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ làm việc của máy tính. Việc này vừa tốn thời gian của nhân viên, vừa không đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu, dễ gặp tình trạng sai lệch thông tin, số liệu.
Excel không có tính năng phân quyền người dùng. Điều này gây khó khăn cho người quản lý vì ai cũng có thể đọc và chỉnh sửa.
Giảm hiệu suất làm việc
Mỗi file excel sẽ chỉ cho phép một người duy nhất làm việc trên tập tin. Các nhân viên không thể làm việc đồng thời cùng một lúc, điều này gây lãng phí thời gian và nhân sự, từ đó, làm giảm năng suất làm việc một cách đáng kể.
Giải pháp truyền thống không còn hiệu quả
Khi số lượng khách hàng tăng lên sẽ có nhiều vấn đề khác nảy sinh và trở nên phức tạp. Bạn sẽ khó có thể quản lý công việc với giấy note, sổ bút, hay excel,…. Thông tin có thể được đảm bảo, tuy nhiên, sẽ rắc rối hơn nhiều lần khi số lượng và tính chất của mỗi khách hàng thay đổi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để xử lý thông tin và cập nhật các dịch vụ mà mỗi khách hàng sử dụng. Điều này tốn khá nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng
Mỗi coworking space hiện nay không chỉ có mỗi dịch vụ không gian làm việc chung mà còn nhiều dịch vụ khác như thuê văn phòng, projector, monitor, v.v. Chưa kể nhiều nơi còn hỗ trợ cafe và co-living space. Từ đó, nhu cầu của khách hàng trở nên phức tạp hơn. Khách hàng muốn mọi việc được xử lý nhanh chóng: từ việc check thông tin và đặt phòng, đến các dịch vụ, hóa đơn trong quá trình sử dụng không gian làm việc chung. Đó chính là lý do mà nhiều chủ đầu tư đã chuyển sang sử dụng các phần mềm thay thế excel.
Xem thêm: Có nên quản lý phòng trọ bằng file Excel?
Phần mềm thay thế excel , quản trị khách hàng khắc phục những yếu kém của Excel
Tiết kiệm chi phí
Khi áp dụng một phần mềm thông minh, nhiều công việc thủ công sẽ được loại bỏ. Nhờ đó làm tăng năng suất lao động và cắt giảm được chi phí nhân sự. Rõ ràng đây là một khoản đầu tư mang lại lợi ích về lâu dài khi sử dụng phần mềm thay thế excel.
Ngoài ra, khi chuyển đổi từ thủ tục giấy tờ sang công nghệ, coworking space sẽ cắt giảm được tới 80% chi phí cho việc mua văn phòng phẩm. Có thể kể đến như mực in, giấy in, chi phí mua sắm, bảo trì máy móc.
Phần mềm thay thế excel có tính năng báo cáo
Một lý do khác khiến bạn nên chọn phần mềm thay thế excel chính là khả năng tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo. Khi sử dụng phần mềm, thay vì phải nhớ tất cả các hàm, thuật toán trong excel, chỉ cần 1 vài thao tác rê chuột và click là bạn đã truy xuất được ngay một bản báo cáo. Chẳng hạn như doanh thu, chi phí, lợi nhuận hay bất cứ dữ liệu nào, vào bất cứ lúc nào
Phần mềm thay thế excel giúp bảo mật và toàn diện dữ liệu
Quản lý bằng excel thì tất cả dữ liệu được lưu trong máy tính. Vì thế nếu xảy ra bất kỳ lỗi nào hoặc máy tính bị nhiễm virus thì nguy cơ bạn sẽ bị mất toàn bộ dữ liệu. Chưa kể đến khả năng bị đánh cắp thông tin khách hàng là khá cao.
Nhưng với các phần mềm thay thế excel, dữ liệu sẽ được kết nối thông qua Internet và luôn được bảo lưu an toàn ngay cả khi máy tính của bạn gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối. Sẽ không còn trường hợp “quên ấn lưu” và thông tin cũng được sắp xếp khoa học hơn khi sử dụng các phần mềm thay thế excel.
Phần mềm thay thế excel có khả năng kiểm soát tốt
Tính năng kiểm soát và phân quyền nhân viên là một thiếu sót rất lớn của excel. Khi bạn quản lý một tổ chức lớn, nhân viên cần được phân quyền theo trách nhiệm công việc và mọi thao tác cần được lưu trữ.
Tính năng quản lý từ xa và nâng cấp của phần mềm thay thế excel
- Khả năng quản lý từ xa: sử dụng phần mềm thay thế excel bạn có thể quản lý từ xa bất cứ lúc nào chỉ cần cài đặt phần mềm và đăng nhập theo dõi bằng laptop hoặc điện thoại di động nhưng đối với excel thì không thể làm như vậy.
- Khả năng nâng cấp: file excel là file mặc định không thể nâng cấp được nhưng đối với phần mềm quản lý coworking space thì có các tính năng hữu ích mới sẽ luôn được cập nhật. Thậm chí bạn có thể yêu cầu cập nhật để ứng dụng thích hợp hơn với không gian khi sử dụng phần mềm thay thế excel.
Xem thêm: TOP 13 PHẦN MỀM QUẢN LÝ THAY THẾ EXCEL TỐT NHẤT HIỆN NAY
Smartos – Phần mềm thay thế excel cho không gian của bạn
Nếu đã nắm rõ những nhược điểm của excel cũng như lợi ích của phần mềm quản lý đem lại. Vậy đâu là phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh không gian làm việc chung của bạn?
Trên thế giới hiện nay có khá nhiều phần mềm, ứng dụng thay thế excel mà các không gian làm việc chung có thể sử dụng để cải thiện hiệu quả quản lý, nâng cao doanh thu, đồng thời gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Theo đó, Smartos là phần mềm thông minh giúp hỗ trợ hiệu quả trong quản lý văn phòng cho thuê, đặc biệt là coworking space. Bạn sẽ không còn phải đau đầu về vấn đề đã đề cập nữa.
*Đối với công tác quản lý khách khách
Với phần mềm thay thế excel Smartos CRM, mọi thông tin quan trọng của khách hàng như thông tin thanh toán, lịch sử booking, lịch sử giao dịch, thông tin cá nhân đều được lưu trữ một cách đầy đủ và chính xác trên cùng một hệ thống xuyên suốt.
Các báo quan trọng cung cấp thông tin chuyên sâu giúp chủ không gian hiểu rõ hơn về khách hàng và hành vi của khách để từ đó đưa ra những chiến lược Marketing phù hợp.
Các thủ tục như kiếm tra phòng trống, xác nhận booking, check-in/check-out cho khách đều được thực hiện một cách nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
*Đối với công tác quản lý thông tin dữ liệu
Phần mềm CRM của Smartos giúp số hoá mọi giấy tờ tại không gian làm việc chung. Tất cả các thông tin dữ liệu về số lượng booking, số lượng khách hàng, thu-chi hàng ngày, doanh thu, …đều được tổng hợp trên hệ thống và có thể dễ dàng theo dõi, tìm kiếm và triết xuất.
Tất cả các tính năng về quản lý đặt phòng, hóa đơn, thu chi, hay suất báo cáo và hỗ trợ hợp đồng đều được tích hợp trong SMARTOS. Đặc biệt bạn có thể hoàn toàn yên tâm về độ an toàn và bảo mật, không lo thất thoát hay gian lận.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để vận hàng coworking space một cách hiệu quả hơn, đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm phần mềm CRM và nhận tư vấn miễn phí. Liên hệ ngay với chúng tôi!
