Trong thời gian gần đây, quản lý vận hành tòa nhà đã trở thành một hạng mục thu hút rất nhiều quan tâm từ phía các chủ đầu tư và đơn vị quản lý bất động sản. Nhưng bạn đã biết chính xác hạng mục này bao gồm những công việc gì chưa? Hãy cùng SMARTOS khám phá trong bài viết dưới đây để có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình vận hành tòa nhà nhé!
Mục lục
1. Quản lý vận hành tòa nhà là công việc thế nào?
Quản lý vận hành tòa nhà là nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động của tòa nhà theo một quy trình khoa học nhằm đảm bảo sự trơn tru, an toàn và hiệu quả. Hạng mục này có ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong quá trình khai thác và sử dụng tòa nhà, bao gồm hệ kết cấu, kiến trúc, nội thất, điện nước, hệ thống thang máy, phòng cháy chữa cháy cũng như các tiện ích và dịch vụ gia tăng khác như vệ sinh, cảnh quan, nhân công và nhân sự.
Quy trình này được phân chia thành hai loại chính:
- Quản trị hoạt động của tòa nhà chung cư.
- Quản lý hoạt động & quy trình vận hành tòa nhà văn phòng.
Đọc ngay: Kinh nghiệm đầu tư bất động sản cho thuê từ các chuyên gia
2. Mục đích của nhiệm vụ quản lý vận hành tòa nhà
Công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, chung cư không chỉ hướng đến mục tiêu bảo vệ và duy trì sự an toàn mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao giá trị cùng hiệu quả hoạt động của tòa nhà.
a. Đảm bảo & duy trì an toàn
Một trong những trách nhiệm chính của ban quản lý tòa nhà là cung cấp một môi trường sống an toàn và lành mạnh cho tất cả những người sinh sống hoặc làm việc trong tòa nhà.
Đội ngũ an ninh sẽ là bộ phận đảm nhận trách nhiệm kiểm soát an ninh, bảo vệ tài sản, quản lý luồng ra vào của hàng hóa và khách cũng như ứng phó với các tình huống an ninh khẩn cấp… Ngoài ra, họ còn hỗ trợ cư dân phòng chống dịch bệnh như trường hợp của Covid-19 và triển khai những công tác phòng chống khác.
b. Phòng ngừa rủi ro
Trong quá trình sử dụng tòa nhà, rủi ro có thể phát sinh bất cứ lúc nào đối với khách hàng và cư dân. Vậy nên chúng ta sẽ cần đến một bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra thường xuyên, phát hiện sớm và ngăn chặn kịp thời những nguy cơ tiềm ẩn trong các tòa nhà nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối về người và tài sản.
Thêm vào đó, hệ thống kỹ thuật vận hành tòa nhà bao gồm một số lượng lớn các máy móc, thiết bị khác nhau. Trong quá trình hoạt động, chúng không thể tránh khỏi tình trạng hỏng hóc làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của tòa nhà.
Đối với tình huống không mong muốn này, ban quản lý vận hành tòa nhà phải nhanh chóng xử lý, khắc phục sự cố càng sớm càng tốt để ngăn chặn những rủi ro không lường trước được.
Bên cạnh đó, đội ngũ vận hành tòa nhà chung cư và văn phòng cũng nên xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc và thiết bị trong tòa nhà để kéo dài tuổi thọ và tiết kiệm chi phí sửa chữa khi có sự cố.
Đọc ngay: Bí quyết quản lý bất động sản cho thuê hiệu quả
c. Nâng cao giá trị cho tòa nhà
Ngoài những lý do kể trên, khâu quản lý vận hành tòa nhà còn có một lợi ích nữa là hỗ trợ giữ gìn cảnh quan và chăm sóc không gian chung.
Quản lý tòa nhà đúng cách còn đảm bảo an ninh, nâng cao tính chuyên nghiệp, thẩm mỹ cho tòa nhà và giúp các công ty, chủ đầu tư gia tăng sự uy tín trong lòng khách hàng, đối tác của mình.
d. Tổng hợp các đầu việc quản lý vận hành tòa nhà
Công việc quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng, trong đó tập trung chủ yếu vào việc quản lý tài chính, nhân sự, khách hàng, bảo trì và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật cũng như máy móc trong tòa nhà.
e. Quản lý tài chính
Mỗi tháng, tất cả khách hàng sử dụng tòa nhà đều phải thực hiện đóng một khoản phí quản lý định kỳ. Khoản phí này sẽ được gửi đến ban quản lý nhằm chi trả các chi phí vận hành toà nhà văn phòng bao gồm:
- Tiền điện
- Tiền nước
- Vệ sinh không gian chung (như hành lang và sảnh)
- Phí sửa chữa (nếu có
- Lương cho nhân viên vệ sinh và bảo vệ…
Còn nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà chính là quản lý tài chính một cách rạch ròi và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng.
f. Quản lý nhân sự
Mỗi tòa nhà sẽ yêu cầu một số lượng nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Ban quản lý của tòa nhà là bên đứng ra chịu trách nhiệm tuyển dụng và áp dụng chế độ thưởng – phạt hợp lý đối với các nhân viên. Thêm vào đó, phạm vi nhiệm vụ của ban quản lý cũng bao gồm nhiệm vụ giám sát hoạt động của nhân viên để đảm bảo công việc được thực hiện theo yêu cầu đúng.
g. Quản lý khách hàng
Công việc quản lý khách hàng gồm có xây dựng và thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng, đồng thời giải quyết các yêu cầu từ họ. Ban quản lý tòa nhà cũng là bộ phận được giao trọng trách này. Mục tiêu hàng đầu cần hướng đến đó là duy trì sự hài lòng của khách hàng, đồng thời không gây ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư hoặc lợi ích chung của tòa nhà.
h. Quản lý vận hành & bảo trì hệ thống kỹ thuật
Bên trong một tòa nhà sẽ được trang bị rất nhiều hệ thống hiện đại như:
- Hệ thống điều hòa không khí, hỗ trợ thông gió
- Hệ thống thang máy cùng máy phát điện
- Hệ thống điện nặng (như ổ cắm, tủ điện, chiếu sáng…)
- Hệ thống điện nhẹ (CCTV, camera, âm thanh P/A, điện thoại, mạng LAN, báo cháy…)
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy
- Hệ thống đường ống
- Hệ thống xử lý & cấp/ thoát nước sinh hoạt
- Hệ thống thiết bị vệ sinh…
Các hệ thống kỹ thuật trên phải được vận hành, bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, đúng quy định để luôn hoạt động tốt 24/24 giờ. Phần việc này cũng được phía ban quản lý tòa nhà đảm nhận.
i. Quản lý lập báo cáo
Mỗi bộ phận và nhân viên trong tòa nhà đều có trách nhiệm báo cáo cho ban quản lý tòa nhà hoặc cư dân theo các mốc thời gian hoặc định kỳ. Báo cáo này là cơ sở để ban quản lý kiểm tra, có cái nhìn toàn diện về hoạt động của tòa nhà và đánh giá kết quả công việc. Các báo cáo có thể được tổng hợp theo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
3. Làm thế nào để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả nhất?
Quản lý vận hành tòa nhà là một hoạt động quan trọng và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của tòa nhà. Nó đồng thời diễn ra song song với quy trình toà nhà được khai thác, sử dụng. Do đó, có thể kết luận rằng hiệu quả của quản lý vận hành đóng vai trò không nhỏ trong trải nghiệm sống của cư dân, khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư.
Vậy nên quy trình quản lý tốt và vận hành bài bản là các yếu tố cần được chú trọng. Trước tiên, đơn vị quản lý cần nghiên cứu kỹ lưỡng tình trạng vận hành của tòa nhà để áp dụng phương thức phù hợp. Bên cạnh đó, các bộ phận phải phối hợp làm việc và hợp tác nhuần nhuyễn nhằm đảm bảo quy trình quản lý được trơn tru và tối ưu.
Phí dịch vụ quản lý tòa nhà thường cao (dao động từ 1 – 8 USD) và được điều chỉnh tùy thuộc vào vị trí địa lý của từng dự án văn phòng/cao ốc cho thuê. Vấn đề này cũng là bài toán nan giải buộc các nhà đầu tư phải nghiên cứu xây dựng chiến lược quản lý chi phí thật tỉ mỉ.
Tuy nhiên, hiện nay quá trình quản lý vận hành tòa nhà không còn là nỗi sợ cho chủ đầu tư cùng ban quản lý kể từ khi có sự trợ giúp từ công nghệ. Việc đưa phần mềm hiện đại vào trong quản lý vận hành tòa nhà không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí không nhỏ.
Smartos Operational CRM tự hào là một giải pháp quản lý thông minh cho không gian cho thuê, đặc biệt hữu ích trong vận hành và quản lý tòa nhà. Điều đáng chú ý là công cụ này cung cấp một nền tảng dễ dàng và thuận tiện cho quản trị viên tương tác với khách thuê thông qua hệ thống trực tuyến. Bên cạnh đó, nó còn có chức năng báo cáo tự động giúp người dùng nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời.
Thêm đó, Smartos Operational CRM còn giúp giảm thời gian và chi phí bằng cách loại bỏ thủ tục và sổ sách phức tạp thông qua chức năng quản lý tự động và khoa học. Nhờ tính năng này, quản trị viên có thể kiểm soát doanh thu và chi phí một cách chính xác, thuận tiện.
Tóm lại, vận hành tòa nhà là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo an toàn và tối ưu hóa giá trị của toà nhà. Hy vọng thông qua bài viết này của SMARTOS, độc giả sẽ hiểu rõ hơn về quản lý tòa nhà là gì cũng như tìm ra được những giải pháp giúp gia tăng hiệu quả công việc.
