Dịch vụ thuê văn phòng ảo đang ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Loại hình này dường như đã trở thành giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp trẻ, doanh nghiệp startup khi gia nhập vào thị trường Việt nam.
Thế nhưng, không phải ai cũng thực sự hiểu rõ văn phòng ảo là gì? Hay liệu có nên thuê văn phòng ảo hay không? Hãy cùng Smartos tìm hiểu từ A đến Z về dịch vụ này trong bài viết dưới đây nhé!
I. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (còn gọi là Virtual Office) là loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện, địa chỉ đăng ký kinh doanh. Theo đó, văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp văn phòng cho thuê với diện tích 0 mét vuông cùng các dịch vụ vận hành doanh nghiệp như một trụ sở doanh nghiệp, bao gồm địa điểm giao dịch, địa điểm tiếp khách, biển hiệu công ty, nhân viên lễ tân, số fax,….
Trên thực tế, khi các doanh nghiệp trẻ gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính, họ có xu hướng cắt giảm các khoản chi phí để công ty có thể vận hành một cách tốt nhất. Với dịch vụ thuê văn phòng ảo, bạn không cần phải di chuyển đồ đạc, trang thiết bị hay tiêu tốn hàng triệu đồng để thuê nhân viên thường trực mà vẫn đảm bảo được văn phòng vật lý để giao dịch và duy trì doanh nghiệp.
Do đó, đây được xem là một giải pháp tuyệt vời được nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn.
II. Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo
1. Ưu điểm của văn phòng ảo là gì?
Trên thực tế, sức hấp dẫn của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo vô cùng lớn bởi chi phí thuê văn phòng ảo thường thấp hơn rất nhiều so với văn phòng truyền thống. Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi sử dụng loại hình dịch vụ này còn tiết kiệm được các chi phí bảo trì, vận hành công ty như tiền điện, tiền internet, thiết bị văn phòng và cả đội ngũ nhân viên.
Cùng với đó, đây cũng là giải pháp cho các doanh nghiệp trẻ, giúp họ củng cố hình ảnh doanh nghiệp và tạo thêm cơ hội kinh doanh. Với nhiều công ty khởi nghiệp chỉ có 1-2 thành viên, họ chỉ cần một địa chỉ thực để giao dịch với khách hàng, cung cấp thông tin đầy đủ trên website, brochure,… và văn phòng ảo chính là giải pháp tốt.
Hơn thế nữa, hầu hết các địa điểm cho thuê văn phòng ảo đều tọa lạc tại các tòa nhà lớn, trung tâm thành phố. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trở nên uy tín hơn.
Mặc dù không có một không gian, chỗ ngồi làm việc chính thức, khách thuê văn phòng ảo được phép treo biển hiệu, có lễ tân nhận thư từ, nghe điện thoại và xử lý nhiều vấn đề phát sinh thay cho nhân viên của doanh nghiệp.
Nhờ vào những ưu điểm này, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực để kinh doanh, bán hàng.
2. Nhược điểm của văn phòng ảo là gì?
Tuy nhiên, không phải văn phòng ảo phù hợp với tất cả mọi đối tượng doanh nghiệp. Việc nhiều doanh nghiệp cùng thuê một địa chỉ văn phòng ảo có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hàng, hay các đối tác.
Bên cạnh đó, vì không có không gian làm việc cố định nên khi gặp gỡ đối tác, khách hàng tại văn phòng ảo cần được sắp xếp và lên lịch hẹn trước với bên cho thuê.
III. Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Xét về mặt pháp lý, Luật Doanh Nghiệp mới nhất nước ta đã quy định rằng: “Trụ sở của một doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng, bao gồm số nhà, tên đường/ thôn, ngõ/ ngách, xã/ phường, tỉnh/ thành phố, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Cùng với đó, Luật Doanh Nghiệp Việt Nam 2022 cũng không có quy định nào về một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp.
Như vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận và hoàn toàn hợp pháp khi đăng ký thành lập, trụ sở của một doanh nghiệp. Loại hình dịch vụ này còn mang lại sự thuận tiện, hiện đại cho nền kinh tế Việt Nam.
III. Kinh nghiệm khi tìm thuê văn phòng ảo
- Tìm hiểu kỹ về doanh nghiệm, địa điểm cho thuê văn phòng ảo:
Vì là một loại hình dịch vụ mới phổ biến tại Việt Nam, bạn cần chọn một địa điểm cho thuê uy tín từ các công ty cho thuê văn phòng đã hoạt đồng lâu năm.
Bên cạnh đó, những nhận xét chân thật của khách hàng đã sử dụng dịch vụ cũng là điểm cần lưu ý. Bạn có thể quan tâm đến việc bộ phận nhận và chuyển thư có hoạt động tốt không? Họ mất thời gian bao lâu để bạn nhận được hay nhân viên lễ tân có chuyên nghiệp không?
Hãy tham khảo những đánh giá này tại các hội nhóm của doanh nghiệp startup, hay các bình luận ở Google Map. Đây chính là mấu chốt giúp bạn nhìn nhận dịch vụ của doanh nghiệp đó có thật sự không.
- Chọn lựa vị trí
Bạn nên lựa chọn những văn phòng ảo có địa điểm gần trung tâm, hoặc tốt hơn là những vị trí “đắc địa” của thành phố để thuận tiện cho việc trao đổi, giao dịch với khách hàng & đối tác.
- Chi tiết về hợp đồng pháp lý
Với bất kỳ giao dịch hoặc thỏa thuận nào giữ hai bên thuê và cho thuê, bạn hãy cân nhắc thật kỹ và thêm nó các điều khoản trong hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của chính mình.
Một số yếu tố mà bạn cần lưu ý có thể là giá thuê bao gồm những khoản nào, có phải trả thêm chi phí phụ nào không, đã có chỗ để xe cho khách hàng hay đối tác chưa? Tiện ích sử dụng bao gồm những gì,…
Hy vọng với những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà Smartos cung cấp trên đây đã giúp bạn có trả lời câu hỏi văn phòng ảo là gì và có nên thuê văn phòng ảo hay không.
Ngoài ra, bạn có thể tải xuống ứng dụng Smartos Booking cho Android hoặc IOS để tìm kiếm và đặt thuê văn phòng ảo uy tín.
