Bên cạnh việc tìm kiếm vị trí tốt, thiết kế tiêu chuẩn hay tiện ích hiện đại, việc đảm bảo chi phí thuê văn phòng hợp lý và “vừa túi tiền” là điều vô cùng quan trọng. Nắm được các loại chi phí thuê văn phòng làm việc có thể giúp bạn lập ngân sách rõ ràng hơn, tránh những phát sinh ngoài dự đoán.
Trong bài viết này, bạn hãy cùng Smartos tham khảo ngay các loại chi phí khi thuê văn phòng phổ biết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần theo dõi nhé!
Mục lục
I. Theo dõi các loại chi phí thuê văn phòng quan trọng như thế nào?
Thống kê các loại chi phí khi thuê văn phòng có vai trò quan trọng với mọi doanh nghiệp bởi những lý do sau:
- Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ nghĩa vụ thuế
Khi khai thuế, bạn có thể được khấu trừ một số chi phí thuê văn phòng nhất định. Những ghi chéo chính xác về chi phí khi nộp cùng với thuế có thể giúp bạn nhận được các khoản khấu trừ hợp lý.
- Dễ dàng tính toán lợi nhuận của công ty
Như đã đề cập, lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp. Việc thống kê các khoản chi phí khi thuê văn phòng làm việc sẽ giúp chủ doanh nghiệp theo dõi lợi nhuận thu về trong năm.
- Theo dõi chi phí hoạt động
Việc hiểu rõ các chi phí hoạt động của công ty, bao gồm chi phí thuê văn phòng làm việc có thể giúp bạn đánh giá ngân sách kinh doanh của mình và có những kế hoạch chi tiêu cho doanh nghiệp một cách rõ ràng hơn.
II. Các loại chi phí thuê văn phòng
1. Các chi phí thuê văn phòng làm việc cố định
Nhóm chi phí bắt buộc thường bao gồm các loại sau:
- Tiền thuê văn phòng
Thông thường, khoản chi phí này được tính dựa trên diện tích của văn phòng được thuê. Đây dĩ nhiên là chi phí không thể thiếu và thường được thể hiện một cách rõ ràng trong mọi hợp đồng thuê văn phòng. Ngoài ra, tùy vào thương lượng của hai bên, người đi thuê sẽ có thể thanh toán theo quý hoặc năm.
- Phí dịch vụ đi kèm khi thuê văn phòng
Đây là khoản phí mà khách thuê phải trả cho các dịch vụ, tiện ích mà tòa nhà cung cấp. Khoản phí này có thể bao gồm phí lễ tân, thang máy, điện và điều hòa khu vực công cộng. Ngoài ra, một số đơn vị cho thuê có thể yêu cầu các khoản tiền dịch vụ khác như phí tu sửa, bảo dưỡng, dịch vụ an ninh, bảo vệ tòa nhà và phí bảo hiểm nhằm đề phòng những trường hợp bất trắc.
Trên thực tế, tại các văn phòng cho thuê ở Việt Nam, phí dịch vụ thường dao động trong khoảng 10% phí thuê văn phòng.
- Thuế VAT
Đây là khoản phí mà người đi thuê phải chi trả cho cơ quan thuế nhà nước theo quy định. Thông thường, phí VAT được tính bằng 10% dựa trên tổng chi phí thuê văn phòng trong hợp đồng.
2. Chi phí chuyển đổi dựa trên thực tế sử dụng
- Tiền điện tiêu thụ và điều hòa trong khu vực thuê
Đối với các văn phòng cho thuê thuộc tòa nhà hạng A hoặc hạng B, tiền điện và tiền điều hòa thường được bao gồm trong phí dịch vụ, nhưng khoản phí này lại chưa bao gồm đối với các tòa nhà hạng C.
Trên thực tế, nếu người đi thuê phải thanh toán tiền điện tiêu thụ dựa trên đồng hồ điện. Trung bình khoản phí này dao động khoản 23.000 – 46.000 VND/m2/tháng phụ thuộc vào mức độ tiêu thụ, độ cũ mới của thiết bị điều hòa.
- Phí đỗ xe
Phí đỗ xe thường được chia làm 2 loại, bao gồm phí dành cho xe máy và ô tô. Chi phí đỗ xe ô tô trong các tòa nhà cho thuê thường sẽ khá cao bởi diện tích khu vực không lớn. Do đó, chủ tòa nhà thường sẽ liên hệ với bạn để nắm được số lượng ô tô có thể giữ tại hầm & tránh tình trạng bị quá tải.
Trong khi đó, chi phí đỗ xe máy thường rẻ hơn, hoặc thậm chí là miễn phí chỗ đỗ dựa trên diện tích thuê. Về khoản này, bạn có thể đàm phán với người cho thuê trước khi ký hợp đồng để có thể thuê văn phòng với mức giá tốt nhất.
3. Chi phí thuê văn phòng phát sinh
- Phí làm ngoài giờ
Tùy thuộc vào người cho thuê, mỗi văn phòng sẽ có các chính sách tính chi phí thuê văn phòng ngoài giờ riêng, nhưng thông thường, có 3 cách thức là:
- Dựa vào diện tích thuê thực tế
- Dựa theo số giờ làm và các khoản phí điện, điều hòa
- Cố định sẵn theo văn phòng
Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều các tòa nhà không tính phí làm thêm ngoài giờ, hoặc chỉ tính phí khi thời gian làm thêm nhiều và tiêu thụ điện lớn. Vì vậy, bạn đừng quên đàm phán để có chi phí thuê văn phòng ngoài giờ hợp lý. Điều này có thể giúp bạn “cân đo” ngân sách và tránh tăng tổng chi phí thuê.
4. Chi phí thuê văn phòng trả 1 lần trong suốt quá trình sử dụng
- Phí thi công nội thất
Đây là khoản phí thường được chủ tòa nhà tính trong giai đoạn đầu thi công nội thất văn phòng. Khoảng thời gian này thường dao động từ 10 đến 30 ngày và có thể phát sinh cùng các chi phí khác như tiền điện, nước, vận hành thang máy, ánh sáng khu vực chung,..
- Phí hoàn trả mặt bằng
Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng đều quy định: Khi chấm dứt thời dứt hợp đồng, người thuê cần chi trả phí hoàn trả mặt bằng, bao gồm các khoản phí phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn, hư hỏng nội thất.
5. Các khoản phí khi thuê văn phòng có thể thay đổi theo quy định hợp đồng
- Diện tích thuê cần trả tiền
Trên thực tế có khá nhiều phương pháp tính diện tích phòng như đo thông thủy, đo theo tim tường và vách ngăn bao quanh phòng, đo trong lòng văn phòng, đo theo mép ngoài của tường hoặc vách bao quanh văn phòng.
Cùng với đó, một số diện tích “chết” như cột trong văn phòng vẫn sẽ được cộng vào diện tích thuê cần trả, vẫn sẽ được. Vì vậy, bạn hãy cần cân nhắc, xác định diện tích thuê cụ thể và đám phán với chủ tòa nhà trước khi ký hợp đồng.
- Điều chỉnh giá thuê
Với những hợp đồng thuê văn phòng dài hàn, giá thuê thường sẽ được điều chỉnh theo một khoản thời gian nhất định và có thể tăng hoặc giảm tùy theo biến động của thị trường thuê văn phòng.
Trên đây là tổng hợp các loại chi phí thuê văn phòng mà bạn cần nắm rõ để có thể kiểm soát các khoản phát sinh trong quá trình đi thuê.
Nếu bạn vẫn còn đang phân vân và tìm kiếm mặt bằng phù hợp, hãy tải ngay ứng dụng Smartos Booking cho Android hoặc IOS để tham khảo giá và xem thêm thông tin chi tiết nhé!
