Tổ chức sự kiện là một nhu cầu không thể thiếu của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp hay hội nhóm nào, đặc biệt trong thời đại hội nhập và phát triển như hiện nay. Tuy nhiên, giá thuê phòng tổ chức sự kiện thường rất đa dạng và khó để xác định “đắt hay rẻ” để bạn dễ dàng lựa chọn như văn phòng làm việc hay co-working space. Vì vậy, hãy cùng Smartos tìm hiểu 3 mẹo bạn có thể áp dụng để thuê phòng tổ chức sự kiện phù hợp với giá cả nhé!
Mục lục
1. Hiểu rõ tính chất và quy mô của sự kiện
Trước tiên, cũng là điều quan trọng nhất, bạn cần hiểu rõ quy mô và tính chất của sự kiện mình dự định tổ chức. Có rất nhiều loại hình sự kiện mà chúng ta không thể kể hết như sự kiện giao lưu, kết nối, sự kiện sinh nhật, kỷ niệm, sự kiện tọa đàm, buổi offline cho hội nhóm sinh viên, … Và mỗi loại hình sự kiện như vậy sẽ có những không gian tổ chức khác nhau phù hợp với nó.
Thêm vào đó, bạn cần nắm được quy mô của sự kiện là như thế nào, sự kiện được tổ chức với sự tham gia của các nhân vật có “máu mặt”, hay chỉ là một bữa tiệc nội bộ cho nhân viên công ty? Lấy ví dụ, bạn không thể lựa chọn thuê phòng tại trung tâm triển lãm cho một sự kiện offline của sinh viên, như vậy không chỉ gây nên bất lợi về phía bạn mà còn gây ra sự bối rối không đáng có cho người tham dự. Vì vậy, việc bạn thực sự hiểu về tính chất và quy mô của sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng loại trừ và chọn lựa được một không gian tổ chức sự kiện phù hợp hơn, kinh tế hơn.
2. Xác định số lượng người tham gia sự kiện
Tiếp đến, hãy xác định số lượng người ước tính sẽ tham dự sự kiện. Sau khi thu hẹp được một vài địa điểm phù hợp, việc bạn cần làm là tìm được một không gian đủ sức chứa cho toàn bộ người tham dự. Nếu bạn không tính toán kỹ càng mà lựa chọn một không gian quá rộng, quá choáng ngợp hay lại quá chật mà không có phương án dự phòng, chi phí bạn bỏ ra sẽ trở nên lãng phí một cách không cần thiết.
Muốn như vậy, trước hết bạn cần thu thập danh sách số lượng người đăng ký tham gia sự kiện, ước tính số lượng đó trong khoảng ít nhất và nhiều nhất mà họ sẽ tham gia. Điều này không chỉ giúp bạn có được tiết kiệm được giá thuê phòng tổ chức sự kiện một cách hợp lý, mà còn hạn chế rủi ro về không gian có thể xảy ra khi diễn ra sự kiện.
3. Làm rõ nhu cầu cần thiết cho sự kiện
Cuối cùng và cũng không kém phần quan trọng trong việc giúp bạn lựa chọn không gian sự kiện phù hợp với chi phí, đó chính là nhu cầu cần thiết cho sự kiện, đặc biệt về trang thiết bị và cơ sở vật chất. Sự thành công của một sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này.
Hãy thử tưởng tượng, bạn bỏ ra một khoản tiền lớn để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, nhưng bên tổ chức sự kiện lại sắp xếp bàn ghế quá đơn giản, hay không đáp ứng được các trang thiết bị cần thiết như loa, máy chiếu, màn hình khổ rộng, quạt lớn, điều hòa,… Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng xấu trực tiếp đến trải nghiệm khách mời tham gia sự kiện và để lại ấn tượng không tốt cho những lần sau. Vì thế, bạn nên làm rõ về tất tần tật nhu cầu của bạn để đảm bảo quyền lợi của mình tương ứng với giá thuê phòng tổ chức sự kiện mà mình đã bỏ ra nhé!
Trên đây là 3 mẹo rất quan trọng mà Smartos nghĩ bất kỳ ai cũng nên bỏ túi để có thể thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện với giá cả hợp lý nhất! Bạn đã tìm được cho mình một không gian phù hợp chưa? Tải app Smartos Booking – Space Hunter để tìm ngay cho mình nhé!
