Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý tòa nhà cho thuê thế nào cho hiệu quả?

Sự hồi phục của Bất Động Sản làm thị trường cho thuê văn phòng trở nên sôi động và cạnh tranh hơn bao giờ hết. Chính vì thế, các đơn vị và quản lý đầu tư luôn phải tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số hay ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng chính là chìa khóa tăng thu giảm chi hiệu quả.

Công nghệ không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách thuê, từ đó tăng giá trị cho dịch vụ cho thuê văn phòng của bạn.

Vậy làm thế nào để ứng dụng công nghệ một cách hiệu quả nhất vào việc quản lý tòa nhà? Dưới đây là những giải pháp tối ưu mà bạn không nên bỏ qua.

Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng

Đây là công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa quy trình quản lý cho thuê văn phòng. Đa số các phần mềm đều có đầy đủ các tính năng cần thiết trong quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng chẳng hạn:

• Quản lý đặt phòng: Thống kê tình trạng phòng, lịch xem phòng, tình trạng lấp đầy phòng trống, ngày đến hạn gia hạn phòng,…
• Quản lý hóa đơn, hợp đồng: Lưu trữ và theo dõi thông tin hợp đồng một cách khoa học, tự động gửi thông báo khi hợp đồng sắp hết hạn, cùng những mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng có sẵn,…
• Tự động hóa thanh toán: Gửi thông báo và hóa đơn điện tử cho khách thuê, giúp quy trình thu phí nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
• Quản lý và hỗ trợ khách hàng 24/7: Danh sách khách thuê cùng với thông tin cá nhân , lịch sử giao dịch,…được lưu trữ hệ thống, giúp bạn dễ dàng truy cập nhanh chóng. Bên cạnh đó, khách thuê có thể gửi yêu cầu hỗ trợ (sửa chữa, bảo trì,…) trực tiếp qua ứng dụng, giúp bạn xử lý vấn đề một cách kịp thời.

Và còn nhiều tính năng khác được cung cấp theo nhu cầu quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng cụ thể. Bạn có thể lựa chọn loại phần mềm cài đặt thẳng vào máy tính để sử dụng. Hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm dưới dạng SaaS, chỉ cần 1 tài khoản đăng nhập là có thể thao tác trên giao diện và lưu trữ thông tin trên đám mây điện toán chung. Phần mềm này không chỉ giúp đội ngũ quản lý tiết kiệm thời gian mà còn mang lại sự tiện lợi, chuyên nghiệp cho khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ cho thuê văn phòng của tòa nhà.

Tích hợp tất cả vào hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (BMS)

Hệ thống BMS (Building Management System) là trái tim công nghệ của mọi tòa nhà hiện đại. Nó có các phần mềm quản lý tòa nhà thông minh cho phép bạn kiểm soát và quản lý tập trung các hệ thống thiết bị như:

• Hệ thống điện và chiếu sáng: Tự động bật/tắt đèn theo lịch trình hoặc cảm biến chuyển động, giúp tiết kiệm điện năng đáng kể.
• Hệ thống điều hòa trung tâm: Điều chỉnh nhiệt độ phù hợp với từng khu vực, tránh lãng phí năng lượng khi không có người sử dụng.
• Hệ thống an ninh và PCCC: Giám sát 24/7, phát hiện và cảnh báo sớm các sự cố, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách thuê và tài sản.

Việc ứng dụng BMS giúp quy trình cho thuê văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí vận hành hàng tháng. Đặc biệt đối với các tòa nhà cho thuê văn phòng trọn gói, khách hàng thường yêu cầu cao và chọn lọc kĩ càng công năng của tòa nhà. Vì thế việc tự động hóa và quản lý tòa nhà tích hợp trên cùng 1 hệ thống càng thuận tiện để kiểm soát các vấn đề và chất lượng dịch vụ cung ứng đến cho khách thuê.

Tối ưu trải nghiệm khách thuê bằng ứng dụng Quản lý cư dân

Các nền tảng phần mềm quản lý tòa nhà kết hợp ứng dụng quản lý cư dân đã thay thế hoàn toàn sổ sách và quy trình thủ công. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc số hóa hoạt động cho thuê văn phòng.

Một ứng dụng di động quản lý khách thuê hiệu quả thường bao gồm các tính năng sau:

• Hồ sơ khách thuê: Lưu trữ thông tin chi tiết về khách thuê, hợp đồng, các điều khoản và lịch sử thanh toán.
• Quản lý tài chính: Tự động hóa việc gửi hóa đơn điện, nước, internet, phí dịch vụ… cho từng khách thuê. Khách hàng có thể xem và thanh toán hóa đơn trực tuyến qua các cổng thanh toán tích hợp.
• Tương tác và hỗ trợ:
  • Gửi yêu cầu: Khách thuê có thể gửi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, sửa chữa, hoặc các khiếu nại khác trực tiếp qua ứng dụng.
  • Theo dõi tiến độ: Hệ thống tự động cập nhật trạng thái xử lý yêu cầu, giúp khách thuê nắm được thông tin một cách minh bạch.
• Đặt lịch tiện ích: Khách thuê có thể xem lịch trống và đặt trước các tiện ích chung như phòng họp, phòng gym, sảnh sự kiện…
• Thông báo và tin tức: Ban quản lý có thể gửi thông báo khẩn cấp (như mất điện, bảo trì…), tin tức về tòa nhà hoặc các sự kiện cộng đồng trực tiếp đến từng khách thuê.

Chính nhờ những tính năng này giúp đơn vị quản lý và chủ đầu tư có thể thực hiện mọi thao tác chỉ vài điểm chạm trên điện thoại, kết nối và hỗ trợ khách hàng kịp thời. Từ đó nâng cao trải nghiệm của khách thuê, tăng tỉ lệ khách hàng trung thành. Đồng thời chủ doanh nghiệp cũng dễ kiểm tra và theo dõi thông tin hơn.

Ứng Dụng IoT tự động hóa quy trình hoạt động ở khu vực công năng

Internet of Things (IoT) và phân tích dữ liệu mở ra một kỷ nguyên mới cho ngành cho thuê văn phòng. Thông thường, các phần mềm quản lý tòa nhà và phần mềm quản lý văn phòng được tích hợp vào các hệ thống IoT để dễ quản lý hơn.

• Cảm biến thông minh: Lắp đặt các cảm biến trong văn phòng để thu thập dữ liệu về việc sử dụng không gian, nhiệt độ, độ ẩm. Dữ liệu này giúp bạn hiểu rõ thói quen của khách thuê để tối ưu hóa dịch vụ.
• Thẻ từ thông minh và nhận diện khuôn mặt: Thay thế khóa cơ truyền thống bằng các giải pháp công nghệ cao để kiểm soát ra vào, tăng cường an ninh cho toàn bộ tòa nhà.
• Hệ Thống Đỗ Xe Thông Minh: Quản lý bãi đỗ xe là một trong những vấn đề đau đầu của các tòa nhà cho thuê văn phòng. Công nghệ có thể giải quyết điều này.
• Cảm biến vị trí đỗ xe: Thông báo vị trí trống trên ứng dụng di động hoặc màn hình hiển thị, giúp khách thuê tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
• Nhận diện biển số tự động: Tự động mở barrier, tính toán phí gửi xe và thanh toán qua ứng dụng, loại bỏ tình trạng ùn tắc tại lối ra vào

Các thông tin từ các khu vực sẽ được chuyển đến hệ thống admin quản lý của các phần mềm quản lý tòa nhà và phần mềm quản lý văn phòng. Từ đó, chủ đầu tư và đơn vị quản lý văn phòng cho thuê, tòa nhà cho thuê dễ dàng kiểm soát được thông tin, lưu lượng ra vào tòa nhà và các khu vực. Việc tự động hóa ở những khu vực cần thiết giúp tiết kiệm thời gian quản lý, và an ninh tốt hơn. Khách thuê cũng chủ động hơn trong việc sử dụng không gian.

Sử dụng AI và Big Data phân tích dữ liệu và điều chỉnh hoạt động phù hợp

Dữ liệu là “vàng” trong thời đại số. Việc thu thập và phân tích dữ liệu giúp các chủ đầu tư đưa ra quyết định chính xác hơn. Thông thường, các chủ đầu tư và đơn vị quản lý sẽ truy cập vào các phần mềm quản lý tòa nhà để có thể sử dụng những dữ liệu thực từ tòa nhà của mình. Các phần mềm quản lý tòa nhà không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình vận hành tốt hơn, mà còn là nguồn thu thập dữ liệu khá hữu ích. Nó có thể gom tất các những dữ liệu cần thiết về 1 nền tảng, để chủ đầu tư có thể:

• Phân tích hành vi khách thuê: Dữ liệu từ các cảm biến IoT có thể cho biết tần suất sử dụng các khu vực chung, từ đó ban quản lý có thể tối ưu hóa bố trí không gian, thêm các tiện ích được sử dụng nhiều hoặc điều chỉnh giá cho thuê văn phòng cho phù hợp.
• Dự đoán và bảo trì: Phân tích dữ liệu lịch sử về hỏng hóc thiết bị giúp dự đoán khi nào cần bảo trì. Điều này giúp chuyển từ bảo trì phản ứng (khi hỏng mới sửa) sang bảo trì dự phòng, giảm thiểu rủi ro và chi phí sửa chữa đột xuất.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng AI và các công cụ phân tích để dự đoán nhu cầu của khách thuê, từ đó đưa ra các gói cho thuê văn phòng hấp dẫn hơn và lên kế hoạch bảo trì thiết bị một cách chủ động.
• Chatbot trên website và ứng dụng: Trả lời tự động các câu hỏi thường gặp về dịch vụ cho thuê văn phòng, giờ làm việc, phí dịch vụ…
• Trợ lý ảo: Hỗ trợ khách thuê đặt lịch phòng họp, gửi yêu cầu bảo trì, hoặc tra cứu thông tin tòa nhà bằng giọng nói.

Chính vì thế, việc đầu tư vào các phần mềm quản lý tòa nhà và phần mềm quản lý văn phòng là rất cần thiết khi kinh doanh trong lĩnh vực tòa nhà và văn phòng cho thuê.

Tối Ưu Hóa Tiếp Thị Và Bán Hàng Với Công Nghệ

Để thu hút khách hàng tiềm năng, việc cho thuê văn phòng cũng cần ứng dụng các công nghệ marketing hiện đại:

• Tham quan văn phòng ảo (Virtual Tour 360°): Khách hàng có thể trải nghiệm không gian văn phòng một cách chân thực nhất ngay tại nhà thông qua công nghệ thực tế ảo. Điều này giúp họ dễ dàng đưa ra quyết định hơn và giảm bớt thời gian cho các buổi tham quan trực tiếp.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Hệ thống CRM giúp lưu trữ, theo dõi và phân tích dữ liệu của khách hàng tiềm năng. Dựa trên dữ liệu này, đội ngũ sales có thể cá nhân hóa chiến lược tiếp cận, tư vấn và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả hơn.

Hiện nay, đa số các phần mềm quản lý tòa nhà đều đã có tích hợp với CRM có những tính năng liên quan để giúp các nhà đầu có thể tối ưu hiệu suất của các kênh bán hàng và marketing thông qua phân tích và quản lý dữ liệu khách hàng.

Smartos – Giải pháp chuyển đổi số toàn diện dành cho Bất động sản cho thuê:

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để số hóa hoạt động kinh doanh bất động sản cho thuê, Smartos chính là lựa chọn hoàn hảo. Smartos là một nền tảng Proptech SaaS (Software as a Service) cung cấp một hệ sinh thái đồng bộ từ A đến Z. Hệ thống bao gồm một phần mềm quản lý bất động sản (PMS) mạnh mẽ, một ứng dụng di động dành riêng cho cư dân và khách thuê (App cư dân), cùng với ứng dụng tìm kiếm và đặt phòng (Smartos Booking). Đặc biệt, chúng tôi có thể tùy chỉnh dựa theo yêu cầu và đặc tính của không gian của bạn.

Chúng tôi có đội ngũ giàu kinh nghiệm và lành nghề trong lĩnh vực BĐS cũng như Công nghệ thông tin với bề dày hoạt động hơn 10 năm. Vì thế, Smartos không chỉ hỗ trợ bạn chuyển đổi số, tùy chỉnh theo tính năng, mà còn có khả năng tích hợp linh hoạt với hệ thống, phần mềm chuyên biệt hay thanh toán trực tuyến. Quy trình quản lý và vận hành trở nên dễ dàng và thông suốt hơn nhiều, tiết kiệm nhiều nguồn lực.

Chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành xu hướng tất yếu giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tối đa hóa lợi nhuận trong ngành cho thuê văn phòng. Việc tích hợp các giải pháp công nghệ tiên tiến không chỉ giúp tự động hóa các quy trình, mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thu hút và giữ chân khách thuê.

Liên hệ ngay với Smartos để được tư vấn và dùng thử giải pháp miễn phí trong vòng 15 ngày nhé!