Zone48
Khám phá cách ZONE48 ứng dụng Smartos để tự động hóa vận hành, giảm tải nhân sự, tăng gấp đôi tỷ lệ lấp đầy và xây dựng trải nghiệm khách hàng liền mạch trong mô hình coworking space.
Thách thức (Challenges)
- Quy trình vận hành phụ thuộc vào nhân sự: Các công việc như trả lời tin nhắn, tiếp nhận yêu cầu, sắp xếp lịch phòng, check-in, theo dõi thời gian sử dụng… đều được thực hiện thủ công. Khi lượng khách tăng lên, khối lượng công việc vận hành cũng tăng theo, tạo áp lực lớn cho đội ngũ quản lý.
- Khó duy trì trải nghiệm khách hàng đồng nhất: ZONE48 định vị thương hiệu xoay quanh trải nghiệm: "Tĩnh lặng để bay cao". Tuy nhiên, việc nhân sự thường xuyên phải can thiệp vào quá trình đặt chỗ, check-in và hỗ trợ khách hàng khiến trải nghiệm chưa thực sự liền mạch và riêng tư như kỳ vọng.
- Khả năng mở rộng công suất khai thác không gian bị hạn chế: Việc quản lý thủ công khiến đội ngũ khó theo dõi chính xác tình trạng sử dụng của từng không gian theo thời gian thực. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tối ưu tỷ lệ lấp đầy của: Phòng họp, booth riêng tư hay các không gian làm việc linh hoạt.
- Ngân sách cho công nghệ thấp: Là một coworking kết hợp study-space mới mở, áp dụng phí "mềm' hơn nhiều cơ sở cùng khu vực, Zone48 muốn tối ưu chi phí nhưng vẫn tìm được một giải pháp quản trị chuẩn chỉnh, hỗ trợ tốt cho tăng trưởng trong tương lai.
Kỳ vọng của khách hàng (Expectations)
- Tự động hóa hành trình khách hàng: Cho phép khách hàng chủ động: đặt chỗ, check-in; nhân sự vận hành theo dõi lịch sử sử dụng dịch vụ mà không phiền đến khách.
- Xây dựng mô hình vận hành không chạm: Giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả vận hành.
- Tối ưu công suất khai thác không gian: Tăng khả năng lấp đầy phòng họp, phòng booth và các khu vực làm việc thông qua hệ thống quản lý tập trung.
- Hiệu quả đầu tư công nghệ: Giải pháp đáp ứng sát với nhu cầu của coworking space và quy mô hiện tại của Zone48 với chi phí thấp hơn rất nhiều so với 1 nhân sự vận hành.
Giải pháp triển khai (Solutions)
1. Giải pháp Smartos PMS - Hệ thống quản lý và vận hành không gian
Quản lý booking linh hoạt theo nhiều hình thức phù hợp đa dạng sản phẩm và dịch vụ tại ZONE48:
- Booking lẻ theo từng phòng hoặc dịch vụ
- Booking theo gói thành viên
- Booking theo combo dịch vụ
- Thiết lập và áp dụng các chương trình ưu đãi cho từng combo
Quản lý khách hàng và lịch sử giao dịch:
- Hồ sơ khách hàng
- Lịch sử sử dụng dịch vụ
- Lịch sử booking
- Lịch sử thanh toán
Quản lý hóa đơn và đối soát:
2. Website Booking - Khách hàng chủ động đặt chỗ trực tuyến
- Xem tình trạng phòng trống theo thời gian thực
- Đặt phòng họp, phòng booth và các dịch vụ trực tuyến
- Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp
- Hạn chế tối đa tình trạng đặt trùng
3. Tích hợp hệ sinh thái vận hành
- Tích hợp Zalo Official Account (OA): Hệ thống tự động gửi các thông báo quan trọng đến khách hàng thông qua Zalo (Nhắc nhở check-in, check-out, thông báo hóa đơn, các thông báo liên quan đến lịch sử dụng dịch vụ)
- Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: Smartos kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử meInvoice để phát hành hóa đơn nhanh chóng, đồng bộ dữ liệu, giảm thao tác nhập liệu thủ công và đảm bảo tính chính xác trong quá trình xuất hóa đơn
Thành quả (Outcomes)
Tỷ lệ lấp đầy không gian tăng gấp đôi
- Theo chia sẻ từ đội ngũ ZONE48: "Tỷ lệ lấp đầy không gian sau khi sử dụng Smartos tăng gấp đôi, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm."
- Khả năng quan sát phòng trống theo thời gian thực giúp khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định đặt chỗ hơn.
Công suất sử dụng phòng họp và phòng booth tăng đáng kể
- Nhờ quy trình đặt chỗ thuận tiện hơn, các không gian dịch vụ có mức độ sử dụng cao hơn trước, đặc biệt là các phòng họp và phòng booth riêng tư.
Loại bỏ tình trạng đặt trùng
- Khách hàng có thể chủ động kiểm tra lịch sử sử dụng và đặt chỗ ngay trên hệ thống.
- Điều này giúp giảm thiểu sai sót và loại bỏ hoàn toàn tình trạng đặt trùng.
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực vận hành
- Các công việc lặp đi lặp lại được tự động hóa giúp đội ngũ giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.
Xây dựng mô hình vận hành không chạm
- Khách hàng có thể tự thực hiện phần lớn các thao tác trong hành trình sử dụng dịch vụ.
- Điều này giúp ZONE48 duy trì trải nghiệm chuyên nghiệp, riêng tư và đúng với định vị thương hiệu.
Giới thiệu
ZONE48 là không gian làm việc và sáng tạo được xây dựng với triết lý "Tĩnh lặng để bay cao". Đây là mô hình không gian làm việc chuyên biệt dành cho phương pháp Deep Work (làm việc tập trung sâu) cho cộng đồng freelancer, startup, doanh nghiệp nhỏ và những người làm việc độc lập Không chỉ cung cấp không gian làm việc chung, ZONE48 còn phát triển hệ sinh thái phòng họp, phòng booth riêng tư và nhiều dịch vụ hỗ trợ nhằm nâng cao trải nghiệm của khách hàng trong suốt hành trình sử dụng.
Lĩnh vực
Coworking space
Giải pháp
Phần mềm quản lý vận hành PMS Website đặt chỗ Bespoke
Sức chứa
50+
“Smartos giống như một người quản lý vô hình tại ZONE48. Điều mà mình hài lòng nhất đó là sự đồng bộ và khả năng giải phóng sức lao động. Smartos không phải là một chi phí phát sinh, mà là một hạ tầng. Có thể gọi là cốt lõi để định hình nên thói quen và chuẩn hóa quy trình trải nghiệm của khách tại ZONE48.”
Anh Bill Nguyễn
Founder ZONE48
