Nha Tro Van Minh

課題 (Challenges)

1. 手作業での部屋と借り手のデータ管理、1人に依存

• 10以上の支店の全情報が1つのExcelファイルで管理されています。

• オーナーだけがファイルを使用でき、他のスタッフに引き継ぐのが難しく、管理者が不在の場合にリスクが高いです。

• 借り手の集中管理システムがない: どの部屋に誰が住んでいるか正確に把握できない。名前や電話番号を完全に保存していないため、再連絡が難しい。

2. 手作業の支払いプロセス、時間がかかる

• 管理者がExcelファイルの写真を撮り、Zaloを通じてお客様に送信します。

• 約200人の借り手がいるため、このプロセスは非常に時間がかかり、ミスが起こりやすく、管理が難しいです。

3. 多段階の電力管理、誤差が生じやすい

• 電力記録プロセスが多くのステップを経る: 記録者が管理者に送信し、Excelに入力し、料金を計算し、お客様に通知します。

• 多くの部屋を同じ日に電力を締め切るため、過負荷になりやすく、データ入力ミスが生じやすいです。

• 手作業での集計と計算に多くの時間がかかります。

4. 正確な入居・退去のタイミングを管理できない

• お客様が月の初め、中頃、終わりに散らばって入居するため、明確に費用計算が難しいです。

• 退去日を正確に記録していないため、新しいお客様を受け入れるタイミングを逃し、空室が長引くことがあります。

5. セールスが予約と部屋の状況を管理できない

• お客様は予約前に部屋を見たいが: 予約は多くのソース（メッセージ、ホットライン）から来るため、集中管理ができません。

• セールスは正確に把握できない: どの部屋が空いているか; どのお客様が部屋を見たかを追跡してセールスを確定する。

お客様の期待

お客様は次のことを可能にするシステムを望んでいます:

1. 多支店を1つのプラットフォームで集中管理

2. 借り手がオンラインで支払い情報を自分で検索できる

3. システム上で直接電力を入力し、毎月自動で料金を計算

4. 空室/賃貸中の状況と空室のタイミングを追跡

5. セールスにユーザー権限を付与:

   • システム全体の空室リストを表示

   • CRMアプリで部屋見学の予約を管理

導入ソリューション (Solutions)

1. PMSソリューション - 多支店の下宿管理

賃貸モデルに特化したCRMシステムを開発し、次のことを可能にします:

• 多くの施設と多くのスタッフを1つのシステムで集中管理

• 明確な権限付与: オーナー – 管理者 – 営業スタッフ – 会計

• データが同期され、正確で、個人への依存を減らします

注目の機能:

• 電力消費を予約/部屋に直接関連付けて管理

• CRMアプリで管理: メーターをチェックする際に部屋で直接電力を入力; システムが差額と料金を自動計算

• 高度な部屋フィルター: 施設、時間、回数、部屋タイプ、サービスパッケージなどで柔軟に絞り込みが可能です。

• セールスのための部屋見学予約管理機能を新たに開発

ホワイトラベルの賃貸ウェブサイト

CRMからリアルタイムでデータを同期したウェブサイトを構築し、次のことを可能にします:

• 実際の空室状況を表示

• お客様が部屋を簡単に見つける: どの部屋が空いているか、すぐに借りられるかどうかを知る

• ウェブサイトで直接部屋見学を予約し、CRMにデータを送信

• 借り手が: 請求書を検索; オンラインで支払い情報を追跡

• プロフェッショナルなウェブサイトのインターフェースでブランドの信頼性を向上

成果

CRMシステムとホワイトラベルウェブサイトを導入した後:

• 部屋と借り手の情報が明確で正確

• 空室を見つけて埋める時間が大幅に短縮されました

• セールスと会計が同期されたデータで作業し、ミスを減らします

• オーナーが簡単に追跡: 収益; 空室率; すべての支店のビジネス活動を1つの管理画面で管理可能