Thách thức (Challenges)

Dù là đơn vị có thâm niên, Bizciti đã đối mặt với những "nỗi đau" lớn trong quản lý trước khi chuyển đổi số:

1. Khó khăn khi tự xây dựng hệ thống riêng: Bizciti từng đầu tư xây dựng app riêng cho công ty trong suốt một năm với chi phí lên đến hàng tỷ đồng. Tuy nhiên, do đơn vị phát triển không hiểu sâu nghiệp vụ, dự án này đã không thành công.
2. Quản lý dữ liệu rời rạc: Trước khi chuyển đổi số, Bizciti quản lý dữ liệu qua các công cụ cơ bản như Word, Excel. Điều này dẫn đến việc không kiểm soát được danh sách khách hàng trực tuyến và thông tin hợp đồng.
3. Quá tải vận hành: Việc xuất hóa đơn và thu tiền được thực hiện thủ công cho hàng ngàn khách hàng, gây áp lực cho bộ phận kế toán.
4. Khách hàng thường xuyên chuyển nhầm tài khoản giữa các dòng dịch vụ (Bizciti, Bizstore, Bizbox) dẫn đến việc đối soát khó khăn. Tỷ lệ thu hồi tiền chuyển nhầm thấp gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.
5. Khó khăn trong việc duy trì tỷ lệ lấp đầy: Do không kiểm soát được chính xác thời hạn hợp đồng, Bizciti gặp khó khăn trong việc chủ động gia hạn hoặc tìm khách mới cho các sản phẩm sắp trống, ảnh hưởng đến dòng tiền ổn định của tòa nhà

Kỳ vọng của khách hàng (Expectations)

Với mong muốn nâng tầm chuyên nghiệp, Bizciti đặt ra các mục tiêu cụ thể:

• Quản lý tập trung chuyên nghiệp: Thay thế các công cụ rời rạc bằng một ứng dụng chuyên nghiệp giúp kiểm soát thông tin hợp đồng, doanh thu và chi phí đồng bộ.
• Tự động hóa quy trình thanh toán: Mong muốn giải pháp gửi hóa đơn hàng loạt và tích hợp mã QR tự động, tích hợp sẵn thông tin (số tiền, tài khoản) để loại bỏ hoàn toàn lỗi nhập tay và sai sót đối soát.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Tiết kiệm thời gian làm việc của nhân sự nhờ sự hỗ trợ của công nghệ.
• Nâng cao trải nghiệm cư dân: Xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng thông qua công nghệ.

Giải pháp triển khai (Solutions)

1. Giải pháp PMS - Quản lý vận hành bất động sản dòng tiền

• Quản lý tập trung nhiều cơ sở & nhiều nhân sự trên một hệ thống duy nhất
• Phân quyền rõ ràng giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý theo phân tầng nhân sự
• Dữ liệu đồng bộ, chính xác, giảm phụ thuộc cá nhân

Các tính năng nổi bật:

• Kiểm soát hợp đồng khách hàng: Tự động theo dõi thời hạn hợp đồng để kịp thời nhắc gia hạn hoặc chủ động kế hoạch lấp đầy phòng mới.
• Xuất hóa đơn hàng loạt: Thay vì gửi thủ công từng người, hệ thống cho phép xuất hoá đơn hàng loạt chỉ với "một cú nhấn", kết nối trực tiếp với dữ liệu có sẵn.
• Báo cáo sự cố qua PMS: Tính năng báo cáo sự cố giúp Bizciti tiếp nhận và phân loại mức độ ưu tiên để xử lý kịp thời. Việc cho phép đính kèm hình ảnh/video thực tế giúp kỹ thuật nắm bắt tình trạng chính xác, giảm thiểu sai sót và nâng cao mức độ hài lòng của cư dân.
• Gạch nợ tự động & Thanh toán mã QR (Tính năng mới): Tích hợp mã QR trên hóa đơn giúp khách quét mã thanh toán chính xác số tiền và tài khoản, loại bỏ hoàn toàn rủi ro chuyển nhầm và sai sót đối soát. 

2. Website Bespoke cho thuê phòng (bizcitivietnam.vn)

Smartos cung cấp nền tảng Website được cá nhân hóa theo thương hiệu Bizciti, đồng bộ dữ liệu thời gian thực từ hệ thống PMS:

• Hiển thị tình trạng phòng thực tế: Khách hàng truy cập website có thể biết chính xác phòng nào còn trống, thông tin tiện ích và mức giá để đưa ra quyết định thuê ngay lập tức.
• Đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực: Mọi thay đổi về trạng thái phòng trên PMS đều được cập nhật lên website, giúp đội ngũ Sales và khách hàng luôn nắm bắt thông tin chuẩn xác nhất.
• Nâng cao uy tín thương hiệu: Giao diện website chuyên nghiệp, hiện đại giúp Bizciti khẳng định vị thế đơn vị vận hành công nghệ hàng đầu, tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng và nhà đầu tư.
• Hỗ trợ tìm kiếm thông minh: Bộ lọc theo khu vực, mức giá và loại hình giúp tối ưu hóa trải nghiệm tìm phòng của người dùng.

Thành quả (Outcomes)

Việc chuyển đổi sang hệ thống Smartos đã mang lại cho Bizciti những bước tiến vượt bậc về cả hiệu suất vận hành lẫn trải nghiệm khách hàng:

• Chuyên nghiệp hóa hệ sinh thái vận hành: Công nghệ hóa toàn diện hành trình khách hàng từ giai đoạn tìm kiếm phòng trên website đến suốt quá trình lưu trú và thanh toán.
• Tiết kiệm chi phí đầu tư công nghệ: Thay vì tiêu tốn hàng tỷ đồng và hơn một năm tự xây dựng app không thành công, Bizciti hiện sở hữu nền tảng quản lý chuyên sâu và website thương hiệu riêng với chi phí tối ưu.
• Kiểm soát hợp đồng khách hàng chặt chẽ: Hệ thống tự động theo dõi và cảnh báo thời điểm hợp đồng hết hạn. Điều này giúp Bizciti chủ động nhắc khách gia hạn hoặc lên kế hoạch tìm kiếm khách mới, tránh tình trạng trống phòng kéo dài.
• Nền tảng sẵn sàng cho sự bứt phá: Tạo bước đệm vững chắc để Bizciti hiện thực hóa mục tiêu mở rộng quy mô từ 100 lên 500 tòa nhà trên toàn quốc với một quy trình quản lý đồng bộ và tinh gọn.