Vấn đề: Quản lý thủ công thiếu dữ liệu 

Thiếu minh bạch dòng tiền

• Lễ tân quản lý thu chi bằng Excel thủ công, dễ sai sót
• Thường xuyên ghi đè dữ liệu cũ, không lưu lịch sử
• Người quản lý không nắm được tổng thu – công nợ – tình trạng phòng theo thời gian

Không có báo cáo tổng quan cho quản lý

• Cần số liệu để ra quyết định nhanh
• Đội lễ tân không đủ kỹ năng tổng hợp & trực quan hóa dữ liệu
• Mỗi lần kiểm tra phải “mò mẫm” lại nhiều file Excel

Không tìm được phần mềm phù hợp mô hình Dorm

• Đã tham khảo 3–4 giải pháp trên thị trường
• 80% thiên về quản lý khách sạn, không phù hợp phòng dorm (giường – nhiều khách/phòng)
• Không linh hoạt để tùy chỉnh theo thực tế vận hành

Điều này khiến việc tìm một phần mềm quản lý bất động sản cho thuê phù hợp trở nên khó khăn

Giải pháp Smartos Phần mềm quản lý phù hợp cho mô hình dorm

Sau khi đánh giá nhiều lựa chọn, anh Đức Anh quyết định sử dụng Smartos vì đáp ứng đúng vấn đề của mô hình Dorm quy mô lớn.

Phù hợp mô hình Dorm – sẵn sàng Customize

• Thiết kế riêng cho nhà trọ, căn hộ & dorm, không phải quản lý lưu trú ngắn ngày như khách sạn, airbnb.
• Có thể tùy chỉnh theo mô hình giường – phòng – gói bao điện nước
• Phù hợp thực tế vận hành của Tân Kim Cương

Quản lý tập trung trên một hệ thống

Smartos giúp số hóa toàn bộ quy trình chính:

• Đặt phòng & quản lý tình trạng phòng/giường
• Hóa đơn & thanh toán:
  • Khách thanh toán là ngay lập tức lễ tân có thể cập nhật lên hệ thống
  • Quản lý dễ dàng xác minh
• Báo cáo dòng tiền trực quan: Biểu đồ rõ ràng, không cần xử lý Excel thủ công

Minh bạch & truy xuất lịch sử

• Hệ thống lưu toàn bộ lịch sử dữ liệu
• Theo dõi được: Ai thao tác, Thao tác gì, Thời điểm nào
• Giúp quản lý yên tâm, hạn chế thất thoát & sai sót

Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, linh động

• Tư vấn nhanh, dễ trao đổi
• Đội ngũ hiểu mô hình dorm, không phải giải pháp đại trà

Kết quả: Giảm 50% thời gian quản lý, nắm tổng quan chỉ trong 5-10 phút

Sau khi ứng dụng Smartos vào vận hành, hiệu quả thể hiện rõ rệt từ góc nhìn quản lý.

Giảm mạnh thời gian kiểm soát vận hành

Trước đây: Đội vận hành phải dành ra khoảng 1 tiếng/ngày tương đương 4 ngày/ tháng, để kiểm tra số liệu
Hiện tại: Chỉ mất 30 phút/ngày nhập dữ liệu lên phần mềm quản lý, giảm 50% thời gian kiểm kê & đối soát

Nắm tổng quan nhanh & chính xác

• Chỉ cần 5–10 phút là đội ngũ vận hành có thể biết: Tình trạng phòng trống/đầy, công nợ, dòng tiền hiện tại
• Có thể xem mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc lễ tân

Minh bạch dữ liệu – an tâm quản lý

• Không còn lo: Mất dữ liệu; Sai lệch số liệu; Phải check lại Excel nhiều lần
• Smartos trở thành nguồn dữ liệu trung tâm
   

Kết luận

Dù chưa thể khai thác hết các tính năng bảo trì và báo sự cố do đội vệ sinh và bảo vệ không rành công nghệ, tuy nhiên xét tổng thể Smartos giúp tăng hiệu suất quản lý rõ rệt so với việc sử dụng Excel thủ công, và tất nhiên nếu so với chi phí thuê dịch vụ vận hành, thì việc tự vận hành với sự hỗ trợ của phần mềm đã giúp Tân Kim Cương tiết kiệm được một khoản chi phí lớn. Smartos là phần mềm quản lý bất động sản cho thuê phù hợp với mô hình nhà trọ và dorm sinh viên quy mô lớn. Giải pháp giúp người quản lý minh bạch dòng tiền tiết kiệm thời gian và ra quyết định nhanh hơn. Đối với các tòa nhà dorm nhiều giường nhiều khách thuê, Smartos là lựa chọn thay thế Excel hiệu quả và bền vững