Thách thức (Challenges)

1. Quản lý dữ liệu phòng & khách thuê thủ công, phụ thuộc vào 1 người

• Toàn bộ thông tin hơn 10 chi nhánh được quản lý trên một file Excel duy nhất.

• Chỉ chủ nhà có thể sử dụng file, khó bàn giao cho nhân sự khác, rủi ro cao khi người quản lý vắng mặt.

• Không có hệ thống quản lý khách thuê tập trung: Không xác định chính xác khách đang ở phòng nào; Không lưu đầy đủ tên, số điện thoại để liên hệ lại.

2. Quy trình thanh toán thủ công, tốn nhiều thời gian

• Quản lý phải chụp ảnh file Excel và gửi từng khách qua Zalo.

• Với gần 200 khách thuê, quy trình này tiêu tốn rất nhiều thời gian, dễ sai sót và khó kiểm soát.

3. Quản lý điện tiêu thụ nhiều bước, dễ sai số

• Quy trình ghi điện qua nhiều khâu: người ghi số gửi quản lý, nhập Excel, tính tiền, báo khách.

• Dồn số lượng lớn phòng vào cùng ngày chốt điện gây quá tải, dễ nhập sai dữ liệu.

• Mất nhiều thời gian tổng hợp và tính toán thủ công.

4. Không kiểm soát chính xác thời điểm khách ra – vào

• Khách vào ở rải rác đầu, giữa, cuối tháng → khó tính chi phí minh bạch.

• Không lưu chính xác ngày trả phòng: Bỏ lỡ thời điểm nhận khách mới; Nhiều phòng trống kéo dài dù vẫn có nhu cầu thuê

5. Sale không kiểm soát được lịch hẹn và tình trạng phòng

• Khách muốn xem phòng trước khi đặt cọc nhưng: Lịch hẹn đến từ nhiều nguồn (tin nhắn, hotline); Không quản lý tập trung lịch xem phòng

• Sale không biết chính xác: Phòng nào đang trống; Khách nào đã xem phòng để follow chốt sale

Kỳ vọng của khách hàng

Khách hàng mong muốn một hệ thống giúp:

1. Quản lý tập trung đa chi nhánh trên một nền tảng

2. Khách thuê có thể tự tra cứu thông tin thanh toán online

3. Nhập số điện trực tiếp trên hệ thống và tự động tính tiền hàng tháng

4. Theo dõi tình trạng phòng trống/đã thuê & thời điểm trống phòng

5. Phân quyền user cho sale:

   • Xem danh sách phòng trống toàn hệ thống

   • Quản lý lịch hẹn xem phòng trên CRM App

Giải pháp triển khai (Solutions)

Giải pháp PMS -  Quản lý phòng trọ đa chi nhánh

Hệ thống CRM được phát triển riêng cho mô hình cho thuê phòng, giúp:

• Quản lý tập trung nhiều cơ sở & nhiều nhân sự trên một hệ thống duy nhất

• Phân quyền rõ ràng: Chủ nhà – quản lý – nhân viên kinh doanh – kế toán

• Dữ liệu đồng bộ, chính xác, giảm phụ thuộc cá nhân

Các tính năng nổi bật:

• Quản lý điện tiêu thụ gắn trực tiếp với booking/phòng

• CRM App cho phép quản lý: Nhập số điện trực tiếp tại phòng khi kiểm tra đồng hồ; Hệ thống tự động tính chênh lệch & thành tiền

• Bộ lọc phòng nâng cao: Theo cơ sở, thời gian, tầng, loại phòng, gói dịch vụ

• Phát triển mới tính năng quản lý lịch hẹn xem phòng cho sale

 Website White Label cho thuê phòng

Website được xây dựng đồng bộ dữ liệu thời gian thực từ CRM, giúp:

• Hiển thị tình trạng phòng trống thực tế

• Khách tìm phòng dễ dàng biết: Phòng nào còn trống, có thể thuê ngay hay không

• Đặt lịch xem phòng trực tiếp trên website, đổ dữ liệu về CRM

• Khách thuê có thể: Tra cứu hóa đơn; Theo dõi thông tin thanh toán online

• Giao diện website chuyên nghiệp, tăng độ tin cậy thương hiệu

Thành quả

Sau khi triển khai hệ thống CRM & Website White Label:

• Thông tin phòng & khách thuê minh bạch, chính xác

• Thời gian tìm và lấp phòng trống được rút ngắn đáng kể

• Sale & kế toán làm việc với dữ liệu đồng bộ, hạn chế sai sót

• Chủ nhà dễ dàng theo dõi: Doanh thu; Tỷ lệ lấp phòng; Hoạt động kinh doanh của tất cả chi nhánh trên một giao diện quản lý