Smartos x S-Invoice: Hỗ Trợ Lập Hóa Đơn Điện Tử Tự Động
By Trâm Lê Chuyển đổi số trong vận hành bất động sản cho thuê không chỉ dừng lại ở quản lý khách thuê, hợp đồng hay doanh thu. Ngày nay, các doanh nghiệp còn cần tự động hóa những nghiệp vụ tài chính quan trọng như lập hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tiết kiệm nguồn lực.
Smartos tích hợp với S-Invoice - giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, giúp các chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành dễ dàng lập hóa đơn điện tử trực tiếp từ dữ liệu sẵn có, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
Về S-Invoice
S-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử do Viettel Telecom - tập đoàn viễn thông và công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam cung cấp. Hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Bộ Tài chính về hóa đơn điện tử, và có mạng lưới hỗ trợ 24/7 trên khắp 63 tỉnh thành.
Thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của S-Invoice, doanh nghiệp có thể:
- Khởi tạo và lập hóa đơn điện tử chuẩn xác theo luồng nghiệp vụ kinh doanh.
- Quản lý trạng thái hóa đơn tập trung trên một nền tảng (Hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế/điều chỉnh).
- Hỗ trợ tra cứu, đối soát và kết xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn dễ dàng.
- Đồng bộ dữ liệu với Cơ quan thuế theo quy định
- Hoạt động đa nền tảng: Desktop, Website và Mobile App - phát hành hóa đơn mọi lúc, mọi nơi
- Cho phép ký hóa đơn bằng chữ ký điện tử (ký số), có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy thông thường
Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tuân thủ quy định pháp luật.
Vì Sao Smartos Tích Hợp S-Invoice?
Với các đơn vị vận hành bất động sản cho thuê, bài toán kiểm tra doanh thu và lập hóa đơn điện tử hàng tháng chưa bao giờ đơn giản. Điểm mấu chốt nằm ở bước tạo lập dữ liệu. Kế toán phải đi gom từng dịch vụ phát sinh (điện, nước, internet, phí gửi xe...), tính toán theo chỉ số cũ/mới, đối chiếu thông tin pháp lý của khách thuê (Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ), rồi nhập thủ công từng trường thông tin để lập nên một bản nháp hóa đơn.
Khi quy mô tăng lên hàng trăm phòng, quy trình nhập liệu rời rạc này không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót dữ liệu nghiêm trọng, dẫn đến việc phải hủy hoặc lập hóa đơn điều chỉnh rất phức tạp.
Smartos PMS - giải pháp quản lý vận hành toàn diện cho bất động sản cho thuê đã tích hợp trực tiếp với S-Invoice nhằm tự động hóa quy trình lập hóa đơn điện tử, giúp dữ liệu vận hành và dữ liệu tài chính được kết nối liền mạch trên cùng một hệ sinh thái.
Lập Hóa Đơn Điện Tử Tự Động Hoạt Động Như Thế Nào?
- Thiết lập trường thông tin và lịch tạo hóa đơn định kỳ
Tại mục Thiết lập hóa đơn & Tạo hóa đơn tự động, lựa chọn:- Thiết lập thông tin hiển thị: Điền các thông tin muốn hiển thị mặc định trên hóa đơn
- Ngày tạo hóa đơn: Chọn ngày hệ thống tự động tạo hóa đơn hàng tháng. Với các tháng ngắn không có ngày 30 hoặc 31, hệ thống tự điều chỉnh về ngày cuối tháng.
- Kỳ hóa đơn: Chọn kỳ hiện tại hoặc kỳ tiếp theo tùy chu kỳ thanh toán từng tòa nhà.
- Thông báo nhắc nhở: Nhập số ngày muốn hệ thống hiển thị banner nhắc nhở trước ngày tạo hóa đơn nhằm đảm bảo đội vận hành không bỏ lỡ kỳ xuất hóa đơn nào.
- Tự động điền thông tin hóa đơn
Đến ngày đã thiết lập, hệ thống tự động tạo toàn bộ hóa đơn cho các phòng đang trong thời gian sử dụng với trạng thái "Bản nháp". Lúc này, thông tin hóa đơn được điền tự động từ dữ liệu sẵn có trên Smartos PMS từ thông tin hợp đồng, khách thuê đến giá trị thanh toán sẵn có, giúp dữ liệu luôn nhất quán và chính xác. - Rà soát và xác nhận hàng loạt
Trước khi phát hành, đội ngũ vận hành có thể rà soát và điều chỉnh thông tin hóa đơn ngay trên hệ thống. Chỉ với một thao tác xác nhận, tất cả hóa đơn điện tử sẽ được phát hành cùng lúc qua S-Invoice theo đúng quy định.
Giải pháp phù hợp với
Tích hợp này được thiết kế cho những doanh nghiệp vận hành bất động sản cho thuê quy mô từ vừa đến lớn, nơi mà khối lượng hóa đơn cần lập mỗi tháng lên đến hàng chục hoặc hàng trăm hợp đồng:
- Chủ đầu tư căn hộ dịch vụ, chung cư mini cần lập hóa đơn điện tử tiền thuê hàng tháng cho từng căn.
- Đơn vị vận hành co-working space, văn phòng cho thuê có nhiều kỳ hóa đơn khác nhau theo hợp đồng từng khách.
- Nhà trọ, phòng trọ quy mô lớn đang muốn chuyển đổi số và tuân thủ quy định hóa đơn điện tử.
Hóa Đơn Điện Tử Không Còn Là Gánh Nặng
Yêu cầu bắt buộc về hóa đơn điện tử đang ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của mọi doanh nghiệp cho thuê. Thay vì xem đây là một thủ tục hành chính phải đối phó, Smartos giúp bạn biến nó thành một quy trình tự động, minh bạch và dễ dàng.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm tới 70% thời gian xử lý, biến công việc từng mất nhiều ngày thành quy trình chỉ cần 1-2 giờ để hoàn thành hàng trăm hóa đơn mỗi kỳ thanh toán.
Bạn đang quản lý từ 10 căn trở lên và muốn tối ưu toàn bộ quy trình lập hóa đơn điện tử hàng tháng?
👉 Đặt lịch demo miễn phí với đội ngũ Smartos ngay hôm nay!