Smartos x FUJIFILM: Quản lý in ấn Cho Văn Phòng Và Co-working Space

Smartos tích hợp với FUJIFILM mang đến giải pháp phần mềm giúp kiểm soát hoạt động sử dụng và chi phí in ấn của từng khách hàng sử dụng chung máy in hoàn toàn tự động, giải phóng triệt để nguồn lực cho đội ngũ quản lý.

Trong các mô hình văn phòng cho thuê hay co-working space, in ấn là một trong những nhu cầu cơ bản và thường xuyên của khách thuê. Tuy nhiên, việc theo dõi số lượng trang in, phân loại khổ giấy và tính phí sử dụng lại thường được thực hiện thủ công, gây tốn thời gian cho đội ngũ vận hành và dễ phát sinh sai sót khi đối soát.

Về FUJIFILM

FUJIFILM là tập đoàn công nghệ đến từ Nhật Bản với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết bị hình ảnh, giải pháp tài liệu và hệ thống in ấn doanh nghiệp. 

Các giải pháp in ấn của FUJIFILM nổi bật với:

• Hỗ trợ đa dạng khổ giấy và nhu cầu in ấn
• Khả năng kết nối và quản lý tập trung dữ liệu
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý vận hành
• Phù hợp với môi trường doanh nghiệp có nhiều người dùng

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ in ấn tiện lợi cho khách thuê mà vẫn kiểm soát chặt chẽ chi phí sử dụng.

Vì Sao Smartos Tích Hợp FUJIFILM?

Trước khi có tích hợp, việc quản lý dịch vụ in ấn thường là một trong những công việc gây tốn thời gian cho đội ngũ vận hành. Mỗi ngày, nhân sự phải chờ khách hàng in ấn xong để kiểm đếm số lượng, nhập liệu vào phần mềm. Cuối mỗi kỳ thanh toán thì phải: 

• Xuất báo cáo từ từng máy in hoặc từng hệ thống riêng biệt.
• Đối chiếu thủ công số lượng trang in của từng khách thuê.
• Tính toán số trang miễn phí theo chính sách nếu có.
• Xác định phần phát sinh vượt định mức để tính phí.
• Phân loại đơn giá theo từng loại giấy như A4, A3, A2 hoặc in màu, in trắng đen.

Khi số lượng khách thuê và nhu cầu in ấn tăng lên, quy trình này không chỉ làm tiêu tốn nhiều giờ làm việc mỗi tháng mà còn tiềm ẩn nguy cơ thất thoát doanh thu trong quá trình đối soát và lập hóa đơn.

Smartos PMS đã tích hợp trực tiếp với hệ thống máy in FUJIFILM nhằm tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý in ấn. Mọi dữ liệu sử dụng được đồng bộ về hệ thống vận hành, giúp đội ngũ quản lý dễ dàng kiểm soát dịch vụ phát sinh mà không cần đối soát thủ công.

Phần Mềm Quản Lý Máy In Hoạt Động Như Thế Nào?

1. Kết Nối Máy In Với Smartos PMS
   Doanh nghiệp uỷ quyền thực hiện kết nối máy in với hệ thống Smartos PMS.

   Sau khi hoàn tất cấu hình, máy in sẽ được đồng bộ với hệ thống quản lý vận hành, cho phép theo dõi và ghi nhận dữ liệu sử dụng của từng khách thuê hoặc từng hợp đồng một cách tự động.

   Đồng thời, doanh nghiệp có thể thiết lập bảng giá dịch vụ in ấn theo nhu cầu thực tế như:

   • Đơn giá in A4
   • Đơn giá in A3
   • Đơn giá in A2
   • In màu hoặc in trắng đen
   • Số lượng trang in miễn phí theo từng gói thuê

2. Khách Thuê Tự In Ấn Và Hệ Thống Tự Ghi Nhận
   Khi khách thuê sử dụng dịch vụ in ấn, thông tin thuê sẽ được liên kết với máy in đã được cấp quyền sử dụng.

   Khách hàng chỉ cần thực hiện thao tác in trực tiếp từ laptop hoặc thiết bị cá nhân như bình thường. Ngay sau khi lệnh in hoàn tất, Smartos PMS sẽ tự động:

   • Ghi nhận số lượng trang đã sử dụng
   • Nhận diện loại giấy được sử dụng
   • Theo dõi lịch sử in của từng khách thuê
   • Đồng bộ dữ liệu về hồ sơ khách hàng trên hệ thống

   Toàn bộ quá trình diễn ra tự động mà không cần bất kỳ thao tác nhập liệu thủ công nào từ đội ngũ vận hành.

3. Tự Động Tính Phí Khi Tạo Hóa Đơn
   Đến kỳ thanh toán, Smartos PMS tự động tổng hợp dữ liệu sử dụng dịch vụ in ấn của từng khách thuê. Khi đội ngũ vận hành tạo hóa đơn thanh toán, hệ thống sẽ:

   • Tự động cộng số lượng trang đã sử dụng
   • Áp dụng chính sách miễn phí nếu có
   • Tính toán chi phí theo từng loại giấy
   • Ghi nhận vào hóa đơn như một khoản phí dịch vụ phát sinh

   Nhờ đó, doanh nghiệp không còn phải xuất báo cáo riêng từ máy in, đối chiếu thủ công hay tính toán bằng bảng tính như trước đây.

Giải Pháp Phù Hợp Với

Tích hợp giữa Smartos PMS và FUJIFILM đặc biệt phù hợp với các mô hình bất động sản thương mại có cung cấp dịch vụ in ấn cho khách thuê:

• Co-working space và không gian làm việc linh hoạt
• Văn phòng cho thuê
• Tòa nhà văn phòng hạng A, B, C
• Khu phức hợp văn phòng và thương mại

Đây là những mô hình thường xuyên phát sinh nhu cầu in ấn và cần quản lý chi phí dịch vụ một cách minh bạch, chính xác.

Từ Theo Dõi Thủ Công Đến Quản Lý In Ấn Tự Động

Khi quy mô vận hành ngày càng lớn, việc kiểm tra báo cáo máy in thủ công rồi nhập lại dữ liệu vào hóa đơn không còn là phương án hiệu quả.

Thông qua việc tích hợp trực tiếp với FUJIFILM, Smartos PMS giúp doanh nghiệp tự động hoá quy trình quản lý dịch vụ in ấn từ ghi nhận sử dụng, theo dõi phát sinh đến tính phí và đưa vào hóa đơn thanh toán. Mọi dữ liệu được kết nối liền mạch trên cùng một nền tảng, giúp đội ngũ vận hành làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và dễ dàng mở rộng quy mô trong tương lai.

👉 Bạn đang vận hành văn phòng cho thuê hoặc co-working space và muốn tự động hóa việc quản lý dịch vụ in ấn? Đặt lịch demo Smartos PMS để trải nghiệm giải pháp phần mềm quản lý vận hành tích hợp FUJIFILM