Smartos x KONICA MINOLTA: Tự Động Ghi Nhận Và Tính Phí Dịch Vụ In Ấn

Để xây dựng một không gian làm việc thông minh và tối ưu hóa trải nghiệm của khách thuê, việc tự động hóa các tiện ích văn phòng là một bước đi không thể thiếu.

Nhằm giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý in ấn, Smartos đã tích hợp với KONICA MINOLTA, cho phép kết nối dữ liệu sử dụng máy in trực tiếp với hệ thống vận hành. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý máy in hiệu quả hơn, tự động ghi nhận số lượng trang in và tính phí in ấn của từng khách hàng sử dụng chung máy in một cách chính xác.

Về KONICA MINOLTA

KONICA MINOLTA là thương hiệu công nghệ danh tiếng thế giới đến từ Nhật Bản, dẫn đầu trong lĩnh vực thiết bị văn phòng, hệ thống in ấn sản xuất và giải pháp quản lý tài liệu doanh nghiệp.

Các giải pháp của KONICA MINOLTA được đánh giá cao nhờ:

• Khả năng quản lý người dùng và phân quyền sử dụng
• Hỗ trợ theo dõi hoạt động in ấn chi tiết
• Quản lý tập trung nhiều thiết bị trên cùng hệ thống
• Đáp ứng nhu cầu in ấn với khối lượng lớn
• Tích hợp linh hoạt với các nền tảng quản lý doanh nghiệp

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ in ấn chuyên nghiệp cho khách thuê mà vẫn đảm bảo khả năng kiểm soát chi phí và vận hành hiệu quả.

Vì Sao Smartos Tích Hợp KONICA MINOLTA?

Bên cạnh việc kết nối với nhiều hệ sinh thái công nghệ phục vụ bất động sản cho thuê, Smartos liên tục mở rộng khả năng tích hợp với các thiết bị/dịch vụ đang được sử dụng phổ biến trong môi trường văn phòng.

Đối với dịch vụ in ấn, không ít đơn vị vận hành hiện vẫn đang quản lý theo cách thủ công. Mỗi kỳ thanh toán, nhân sự phải tổng hợp dữ liệu từ hệ thống máy in, kiểm tra lịch sử sử dụng của từng khách thuê, đối chiếu định mức miễn phí rồi mới tính toán chi phí phát sinh.

Quy trình này trở nên phức tạp hơn khi tòa nhà có nhiều khách thuê cùng sử dụng máy in hoặc áp dụng nhiều mức giá khác nhau theo từng loại giấy, hình thức in và gói dịch vụ.

Thông qua tích hợp với KONICA MINOLTA, Smartos giúp kết nối dữ liệu sử dụng máy in trực tiếp với nền tảng PMS, biến một quy trình nhiều bước thành luồng xử lý tự động trên cùng một hệ thống.

Quản Lý Máy In Tự Động Hoạt Động Như Thế Nào?

1. Kết Nối Hệ Thống Máy In Với Smartos PMS
   Doanh nghiệp uỷ quyền thực hiện kết nối máy in với hệ thống Smartos PMS. Dữ liệu sử dụng từ thiết bị máy in sẽ được đồng bộ về hệ thống quản lý vận hành theo thời gian thực. Đồng thời, doanh nghiệp có thể chủ động thiết lập:
   • Đơn giá theo từng loại giấy
   • Số lượng trang in miễn phí
   • Hạn mức sử dụng theo gói thuê
   • Chi phí in màu hoặc in trắng đen
   • Quyền sử dụng theo từng khách hàng hoặc hợp đồng

2. Tự Động Ghi Nhận Hoạt Động In Ấn
   Khi khách thuê sử dụng máy in được cấp quyền truy cập, hệ thống sẽ tự động ghi nhận toàn bộ dữ liệu phát sinh. Mỗi lượt in đều được đồng bộ về Smartos PMS, bao gồm:

   • Số lượng trang đã sử dụng
   • Loại giấy được sử dụng
   • Thời gian thực hiện
   • Thông tin khách thuê phát sinh giao dịch

   Đội ngũ vận hành không cần xuất báo cáo riêng hay thực hiện đối soát thủ công như trước.

3. Đồng Bộ Chi Phí Dịch Vụ Khi Tạo Hóa Đơn
   Tại thời điểm tạo hóa đơn thanh toán, Smartos PMS tự động tổng hợp toàn bộ dữ liệu in ấn của khách thuê trong kỳ. Hệ thống sẽ:

   • Áp dụng định mức miễn phí theo chính sách
   • Xác định đơn giá theo từng loại giấy
   • Tính toán phần sử dụng phát sinh
   • Ghi nhận chi phí vào hóa đơn thanh toán

   Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát doanh thu dịch vụ chính xác hơn mà không làm tăng khối lượng công việc cho đội ngũ vận hành.

Giải Pháp Phù Hợp Với

Tích hợp Smartos và KONICA MINOLTA đặc biệt phù hợp với:

• Co-working space
• Văn phòng cho thuê
• Tòa nhà văn phòng nhiều khách thuê
• Khu phức hợp thương mại – dịch vụ

Đây là những mô hình thường xuyên cung cấp dịch vụ in ấn như một tiện ích gia tăng cho khách hàng và cần quản lý chi phí phát sinh một cách minh bạch.

Kết Nối Dữ Liệu In Ấn Vào Quy Trình Vận Hành

Khi quy mô vận hành ngày càng mở rộng, những công việc như xuất báo cáo máy in, đối chiếu dữ liệu và tính phí thủ công sẽ nhanh chóng trở thành gánh nặng cho đội ngũ quản lý.

Thông qua tích hợp với KONICA MINOLTA, Smartos PMS giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu sử dụng máy in với dữ liệu vận hành trên cùng một nền tảng. Từ quản lý đặt chỗ, quản lý khách thuê đến theo dõi dịch vụ phát sinh và ghi nhận chi phí thanh toán, mọi thông tin đều được xử lý tự động và đồng bộ.

👉 Bạn đang vận hành văn phòng cho thuê hoặc co-working space và muốn số hóa việc quản lý in ấn? Đặt lịch demo Smartos ngay để khám phá cách tự động hóa quy trình này và tối ưu hiệu quả vận hành trên một nền tảng duy nhất.