Vận hành không gian làm việc trong thời đại chuyển đổi số, người quản lý phải đứng trước sự lựa chọn mang tính bước ngoặt, hoặc là tiếp tục những phương thức truyền thống, thủ công với Excel, Google Sheet, hoặc là áp dụng công nghệ mới.
Đối với công tác quản lý, việc dành nhiều thời gian, nhân sự để vận hành không gian làm việc và thực hiện các quy trình một cách thủ công là khá tốn thời gian, dễ xảy ra sai sót, lưu trữ dữ liệu không hiệu quả. Vì thế, làm thế nào để theo dõi sát sao các thông tin như doanh thu, lịch sử thu chi, thông tin khách hàng… luôn là nỗi ám ảnh đối với nhà quản lý. Với phương pháp thủ công truyền thống, các nhà quản lý rất khó có một cái nhìn tổng quan về các hoạt động vận hành, ảnh hưởng không nhỏ đến việc được ra các quyết định liên quan tới chiến lược kinh doanh.
Rõ ràng, công tác quản lý, vận hành sẽ tác động trực tiếp đến việc phát triển một không gian làm việc cũng như hiệu suất và chất lượng dịch vuk. Chính vì vậy, các chủ sở hữu cần một phương thức mới giúp quản lý hiệu quả. Đó chính là sử dụng các phần mềm quản lý. Hãy cùng Smartos tìm hiểu kỹ hơn về những phần mềm quản lý tốt nhất dành cho không gian làm việc chung nhé!
1. Phần mềm quản lý là gì?
Là phần mềm ứng dụng trên máy tính có nhiệm vụ tin học hoá các quy trình của doanh nghiệp. Đây là hệ thống dùng để nhập, quản lý các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp.
Một số lợi ích có thể kể tới của các phần mềm này là: tổng hợp và lưu trữu dữ liệu đầy đủ và chính xác, kiếm soát tài chính, tối ưu hoạt động quản trị khách hàng, kết xuất dữ liệu, báo cáo thông kế dạng biểu đồ, phù hợp với hầu hết các loại hình kinh doanh, triển khai dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí…
Một số loại hình phần mềm phổ biến: Phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản trị nhân sự…
Đối với loại hình kinh doanh không gian cho thuê như không gian làm việc chung thì phần mềm quản lý thông tin khách hàng hay CRM quản lý khách hàng là loại hình. Vậy các nền tảng quản lý cho các coworking space hoạt động như thế nào? Cũng tương tự như các phần mềm quản lý khác, phần mềm dành cho các không gian làm việc chung cũng sẽ có đầy đủ các tính năng như: Hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng, quản lý thông tin – dữ liệu tập trung, báo cáo dễ dàng…
Việc sử dụng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp các doanh nghiệp kinh doanh mô hình không gian cho thuê giảm tải đáng kể thời gian cho các tác vụ thủ công từ đó sẽ có nhiều thời gian cho việc cải tiến dịch vụ nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là 13 phần mềm CRM tốt nhất cho không gian làm việc chung.
2. 13 Phần mền quản lý Coworking tốt nhất
1. Smartos
Smarter được biết đến là phần mềm quản lý khách hàng tích hợp tất cả các hoạt động vận hành – quản lý cho thuê phòng và không gian coworking. Từ việc quản lý đặt phòng, quản lý khách hàng, quản lý thu chi,….đến thống kê dữ liệu, xuất báo cáo đều được Smartos hoàn thành tự động. Bên cạnh đó, Smartos ra đời bộ sản phẩm hữu ích giúp quản lý không gian tối đa. Nó bao gồm nền tảng web/app quản trị CRM, ứng dụng di động Smartos Booking và giải pháp web/ app White-Label.
Với đầy đủ các tính năng cần thiết, nền tảng Smartos CRM chắc chắn là công cụ cần thiết dành cho bộ phận quản lý và chủ các không gian. Bạn sẽ dễ dàng thống kê được số lượng cũng như thông tin của khách hàng trên hệ thống. Từ đó bạn sẽ thúc đẩy kinh doanh, dự đoán tình hình không gian. Và sẽ xây dựng cộng đồng khách hàng cho chính địa điểm của mình.
Hơn thế nữa, ứng dụng Smartos Booking còn là nơi kết nối cộng đồng người có nhu cầu sử dụng không gian làm việc với các địa điểm coworking. Việc mở rộng thị trường, cắt giảm bớt chi phí marketing và tăng doanh thu của chính không gian của chủ đầu tư đã trở nên dễ dàng hơn với Smartos. Ngoài ra, nếu bạn đang cần hệ thống quản lý và vận hành dành riêng cho không gian của mình thì Smartos White Label sẽ thay bạn làm điều đó. Smartos có đội ngũ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh và vận hành không gian coworking. Nó chắc hẳn giải pháp giúp các chủ sở hữu coworking space và văn phòng. Smartos giúp giảm khối lượng công việc, tăng độ chính xác và sự hài lòng của nhân viên cũng như khách hàng.
Ưu điểm:
- Được xây dựng bởi đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng, vận hành và thấu hiểu thị trường Coworking tại Việt Nam
- Smartos tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết, đặc biệt dành cho các không gian tại Việt Nam.
- Giá cả phải chăng với nhiều gói dịch vụ để lựa chọn
- Hỗ trợ nhiều loại ngôn ngữ: Tiếng Việt, Tiếng Anh để sử dụng
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ
- Thường xuyên được cập nhật, nâng cao chất lượng
- Có thể tùy chỉnh cho từng doanh nghiệp
- Tích hợp hệ thống thanh toán, báo cáo doanh thu tự động.
- Giao diện đẹp, bắt mắt, thân thiện với người dùng
- Có phiên bản dùng thử và trải nghiệm miễn phí
Nhược điểm:
- Có thể phát sinh một số chi phí cho những tính năng tăng thêm do doanh nghiệp yêu cầu
- Giới hạn địa điểm và số account truy cập trong từng gói dịch vụ.
Tìm hiểu ngay PHẦN MỀM SMARTOS CRM giúp GIẢM PHÍ TỔN – TĂNG LỢI NHUẬN
2. Landsoft
Landsoft được biết đến một phần mềm quản lý chung cư, tòa nhà. Nó được thiết kế với một số tính năng được đội ngũ của Việt Nam xây dựng. Landsoft bao gồm nhiều tính năng. Chẳng hạn như quản lý khách hàng, quản lý đặt phòng, quản lý hoa hồng cho các thành viên. Ngoài ra phần mềm này hỗ trợ cho việc in phiếu thu, phiếu chi và một vài mẫu biểu trực tiếp trong hệ thống. Nó đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý.
Ví dụ quản lý sản phẩm, lịch thanh toán, chính sách bán hàng, tính giá, thu hồi công nợ theo đợt thanh toán. Ngay cả đến việc hỗ trợ tự động hóa các giao dịch. Những thao tác giữ chỗ, đặt cọc, góp vốn, mua bán, chuyển nhượng, bàn giao sổ đỏ…và xuất báo cáo theo yêu cầu đều được Landsoft đảm bảo.
Ưu điểm:
- Có thể tùy biến theo yêu cầu đặc thù kinh doanh riêng của từng chủ đầu tư bát động sản.
- Có cả phiên bản Web và ứng dụng di động để dễ dàng sử dụng
- Nhanh chóng, minh bạch
- Thống kê số liệu chính xác
- Tự động lưu trữ và tập hợp dữ liệu an toàn
- Giá cả phải chăng
Nhược điểm:
- Giao diện chưa bắt mắt, vẫn còn tương tự các dạng truyền thống
- Chỉ phù hợp để quản lý tòa nhà hoặc chung cư
- Chưa tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý cần thiết dành cho không gian làm việc chung.
Xem thêm: Cách quản lý phòng trọ bằng exel mới nhất năm 2023
3. Nexudus
Một trong những phần mềm quản lý hỗ trợ không gian coworking được tin dùng chính là Nexudus. Đây là hệ thống quản lý không gian hoàn thành cho các chủ không gian trên 1 nền tảng duy nhất. Các tính năng được ưa dùng của Nexudus bao gồm quản lý phòng trực tuyến, quản lý khách hàng, app booking dịch vụ, lập hóa đơn, tracking.
Ngoài ra nó còn có tính năng quản lý check-in, check-out, in ấn, hệ thống liên hệ khách hàng, thanh toán, quản lý tài chính, doanh thu và thuế. Thêm vào đó, Nexudus còn là hệ thống CRM cơ bản giúp bạn dễ dàng theo dõi các liên hệ và khách hàng tiềm năng. Nexudus là nền tảng white-label được xây dựng để giúp bạn quản lý và thúc đẩy không gian làm việc chung và xây dựng cộng đồng chuyên nghiệp.
Ưu điểm:
- Tích hợp đầy đủ các tính năng
- Giá cả phải chăng
- Có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp
- Update thường xuyên
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ khác nhau
Nhược điểm:
- Giao diện chưa bắt mắt
- Chức năng thanh toán hay xảy ra lỗi
- Mất nhiều thời gian để nhận phản hồi từ quảng cáo
- Mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng
- Ứng dụng chạy chậm, đặc biệt là khi người dùng bị quá tải
- Chức năng upload tài liệu chưa được cải thiện
4. Optix
Tiếp theo danh sách các phần mềm quản lý hỗ trợ không gian làm việc chung chính là Optix. Nó được sử dụng chủ yếu trên thiết bị di động được tạo ra bởi ShareDesk. Optix bao gồm 2 công cụ là nền tảng web dành cho người quản lý và ứng dụng White-label trên di động dành cho các thành viên. Các tính năng của Optix bao gồm quản lý đặt chỗ, lập hóa đơn, nhắn tin giữa thành viên với thành viên và hỗ trợ. Optix cũng các tính năng quảng cáo, đặt phòng và những công cụ để quản lý không gian làm việc chung trong 1 nền tảng.
Ưu điểm:
- Có thể tùy chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế của không gian
- Có thể thanh toán trực tiếp mà không cần điều hướng đến những trang liên quan
- Bắt mắt, thân thiện với người dùng
- Tích hợp đầy đủ các tính năng để quản lý và vận hành không gian làm việc
Nhược điểm:
- Xuất báo cáo khó khăn
- Khó sử dụng trên trình duyệt Google Chrome
- Bộ phận hỗ trợ khách hàng chậm
- Chưa thân thiện với người dùng khi sử dụng trên phiên bản dành cho máy tính bảng.
Khám phá ngay: 9 cách thu hút khách hàng khi xây văn phòng cho thuê
5. Cobot
Cobot được ra đời bởi một nhóm các chuyên gia vận hành các không gian làm việc chung của họ. Mục đích của Cobot chính là giúp giảm tải và tự động hóa những công việc thường nhật và giúp các bộ phận vận hành không gian làm việc dễ dàng hơn. Cobot tích hợp từ A-Z các tính năng quản lý không gian. Chẳng như quản lý đặt phòng, quản lý lễ tân, lưu trữ danh sách thành viên mới, lên kế hoạch, lập hóa đơn, quản lý booking. Và quản lý thời gian sử dụng của từng thành viên, quản lý phòng và nguồn tài nguyên, liên lạc với các thành viên, lập báo cáo, hóa đơn.
Ngoài ra, Cobot được xây dựng đa ngôn ngữ, được tối ưu hóa hoàn toàn cho thiết bị di động và hỗ trợ các không gian trên khắp thế giới. Nó được sử dụng từ các trung tâm cộng đồng nhỏ đến các mạng và trung tâm kinh doanh lớn, đa địa điểm.
Ưu điểm:
- Giao diện đẹp
- Dễ sử dụng
- Có thể dễ dàng quản lý thanh toán
- Đa ngôn ngữ nên có thể phù hợp với nhiều quốc gia
- Đẩy đủ chức năng để quản lý không gian làm việc
Nhược điểm:
- Phải trả thêm nhiều khoản phí khi muốn sử dụng các tính năng nâng cao
- Dễ xảy ra lỗi ở mục thiết lập các gói phòng trong mục quản lý đặt phòng
- Khó theo dõi hồ sơ khách hàng
- Chưa có tiếng Việt dành cho các không gian ở Việt Nam
- Chỉ sử dụng USD mà không hỗ trợ những loại tiền tệ khác
6. OfficeRnD
OfficeRnD là phần mềm quản lý tối ưu dành cho không gian làm việc chung và linh hoạt. Nó giúp họ tự động hóa các quy trình quản trị như thanh toán, đặt phòng họp, v.v. Nó giúp các nhà điều hành tự động hóa các quy trình quản trị, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho thành viên. OfficeRnD vừa có nền tảng web vừa có ứng dụng di động dành cho khách hàng. Nó giúp các nhà khai thác cung cấp trải nghiệm kỹ thuật số tốt nhất cho các thành viên, cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7.
Những tính năng nổi của OfficeRnD là quản lý thành viên, quản lý thanh toán, quản lý sự kiện. Bên cạnh đó, nó còn quản lý tồn kho, danh bạ khách hàng, đặt phòng trực tuyến, lập hóa đơn và báo cáo.
Ưu điểm:
- Cho phép quản lý cùng lúc nhiều không gian và nhiều địa điểm cùng lúc
- Dễ dàng cập nhật hồ sơ khách hàng
- Lưu trữ dữ liệu lâu dài
- Tự động hóa các tác vụ quản trị như đặt chỗ, đặt sự kiện, xuất hóa đơn trực tuyến,….
- Thường xuyên cập nhật và sửa lỗi
- Có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/5 phản hồi nhanh chóng
Nhược điểm:
- Hay xảy ra sự cố
- Chưa tích hợp tính năng xúc tiến bán hàng
- Chi phí cao
- Phần mềm không ổn định, khó điều hướng
- Chưa thân thiện với những phiên bảng trên máy tính bảng, di động và Amazon Fire
- Thích hợp cho những người am hiểu các nền tảng công nghệ
7. Satellite Deskworks
Sẽ thật thiếu sót nếu bỏ qua Satellite Deskswork. Nó giúp các chủ không gian quản lý và vận hành không gian hiệu quả và bền vững. Satellite Deskworks cung cấp ứng dụng di động cho cả quản lý và khách hàng để vừa quản lý và sử dụng không gian. Phần mềm này phù hợp với những không gian nhỏ, độc lập, có nhiều địa điểm.
Ưu điểm:
- Thường xuyên cập nhật và sửa lỗi
- Đầy đủ các tính năng quản lý không gian
- Dễ sử dụng, có tính trực quan cao
- Tự động lập hóa đơn hàng tháng
- Có tính năng đăng ký tự động
- Tiện ích thanh toán với nhiều loại tiền tệ, nhiều hình thức thanh toán
- Có thể đặt phòng dù không đăng ký thành viên
- Có hỗ trợ trên nền tảng di động iOs, Android, Google Calendar
Nhược điểm:
- Giờ hoạt động của DVKH bị giới hạn
- Tốn chi phí phát sinh cho những tính năng nâng cao
- Tính năng báo cáo chưa cải thiện
- Chỉ xem được những dữu liệu có sẵn trên kênh trực tuyến
8. Yardi Kube
Tân binh trong danh sách những phần mềm quản lý không gian được yêu thích chính là Yardi Kube (chính thức là Happy Desk). Đây là một giải pháp khép kín để quản lý không gian làm việc. Yardi KUBE cung cấp phần mềm làm việc chung để chạy một giải pháp hiệu quả, có thể thích ứng và kết nối. Nó có tất cả các công cụ cần thiết để quản lý các thành viên và khách hàng tiềm năng, cho phép tính toán và báo cáo cấp doanh nghiệp. Tất cả đều nằm trong một nền tảng duy nhất. Và nó còn giúp thu hút khách hàng tiềm năng, giữ chân thành viên, tăng doanh thu, giảm chi phí, quản lý cơ sở của bạn và phát triển không gian hiệu quả.
Ưu điểm:
- Hệ thống tốt cho những công ty cần chương trình quản lý thành viên CRM
- Dễ dàng đặt chỗ
- Hoạt động nhanh chóng, chính xác
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ
- Nhóm hỗ trợ khách hàng 24/5 tư vấn nhiệt tình
Nhược điểm:
- Khó xuất báo cáo ở dạng PDF
- Không thể tích hợp với các phần mềm khác (như phần mềm kế toán,…) mà chỉ được sử dụng trên nền tảng Yardi Kube
9. Essensys
Essensys được niêm yết công khai với sự hiện diện ở 21 quốc gia chính là Essensys. Hầu hết khách hàng của Essensys là các thương hiệu co-working lớn, nhiều địa điểm và công ty cung cấp hai sản phẩm khác nhau: kết nối và vận hành. Phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng này cung cấp một loạt các tính năng tích hợp trực tiếp. Nền tảng được cập nhật thường xuyên và nó có hai nhóm dịch vụ khách hàng riêng biệt. Đó là nhóm tương tác, hướng dẫn khách hàng mới qua sản phẩm và nhóm trải nghiệm, cung cấp hỗ trợ hàng ngày.
Ưu điểm:
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, hoạt động trên nhiều múi giờ khác nhau
- Cập nhật thường xuyên, có thể mở rộng thêm các tính năng
- Tính năng thanh toán ưu việt
- Thân thiện với người dùng và dễ sử dụng
Nhược điểm:
- Chi phí cao
- Phát sinh nhiều chi phí cho những tiện ích tăng thêm
- Không cho bản dùng thử
- Quá trình giới thiệu dài, mất thời gian
10. Habu
Habu là một phần mềm quản lý được sử dụng bởi các không gian làm việc chung, khách sạn, trung tâm trị liệu, trường đại học, không gian nhà sản xuất. Nền tảng này cung cấp tính năng đặt chỗ ưu việt. Đó là lý do tại sao nó hấp dẫn đối với nhiều ngành khác nhau.
Ưu điểm:
- Cập nhật và sửa lỗi thường xuyên
- Thích hợp với không gian nhỏ
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ
- Dễ sử dụng và thiết lập
- Cho phép những người không phải thành viên có thể truy cập để đặt phòng
Nhược điểm:
- Phải tốn thêm chi phí cho những tiện ích bổ sung
- Khó khăn trong việc làm việc và nhận hỗ trợ từ nhóm sáng lập vì chênh lệch múi giờ
- Không cho phép đặt lịch quá 12 tuần, không thể chọn lặp lại những ngày đã chọn
- Số lượng tiện ích để quản lý không gian còn hơi ít
- Không có hỗ trợ khách hàng 24/7
11. Coworks
Tiếp nối danh sách là Coworks. Đây là một phần mềm không chỉ hỗ trợ quản lý và vận hành không gian mà còn là công cụ hữu hiệu để quản lý cộng đồng. Nó được yêu thích bởi các tính năng kết nối, quản lý thành viên, tạo hóa đơn, thanh toán tự động, quản lý đặt phòng, quản lý sự kiện. Và có cả ứng dụng di động White-label cho các thành viên trong không gian. Ngoài ra, Coworks còn hỗ trợ các chủ không gian theo dõi doanh thu, báo cáo số liệu, từ đó bạn có thể phân tích tình hình kinh doanh của không gian.
Ưu điểm:
- Có nhiều tính năng bổ sung quản lý coworking space
- Giao diện trực quan, rõ ràng, dễ sử dụng
- Tính năng đặt lịch và cộng đồng rất hữu ích
- Có tích hợp cả trên thiết bị di động.
Nhược điểm:
- Dịch vụ hỗ trọ khách hàng chưa tốt
- Chi phí cao
- Chưa hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và nhiều ngôn ngữ để sử dụng
12. Coworkify
Nếu bạn tìm kiếm phần mềm quản lý khách hàng đơn giản cho không gian làm việc thì đừng bỏ qua Coworkify. Nó bao gồm các tính năng cơ bản cho tất cả những hoạt động trong không gian như đặt phòng, lập hóa đơn, quản lý thành viên, bán hàng và Marketing,… Coworkify sẽ không làm bạn choáng ngợp với quá nhiều tính năng bổ sung. Bạn chỉ mất tầm 99$ để sở hữu gói sử dụng dịch vụ lên đến 80 thành viên và được sử dụng miễn phí 30 ngày. Chi phí của gói sẽ được tính dựa vào quy mô của không gian chứ không phải dựa vào số lượng tính năng được tính hợp trong ứng dụng.
Ưu điểm:
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Giá cả phải chăng
- Cung cấp đầy đủ tính năng để quản lý không gian làm việc hiệu quả
Nhược điểm:
- Chưa có version trên ứng dụng di động
13. Andcards
Andcards là ứng dựng dành cho các thành viên trong không gian làm việc chung bao gồm khách hàng và đội ngũ quản lý. Các thành viên có thể có quyền truy cập vào từng loại dịch vụ của không gian để dễ dàng lựa chọn sử dụng. Ngoài ra, Andcards còn giúp chủ không gian dễ dàng quản lý không gian một cách tự động hóa trên nền tảng di động. Nó bao gồm các tính năng quản lý đặt phòng, quản lý khách hàng, xuất hóa đơn.
Thêm vào đó, nó có thêm tính năng thanh toán, bán phòng, giao tiếp trực tuyến, in ấn và xuất số liệu thống kê chỉ trên vài cú chạm màn hình. Hơn thế nữa, phần mềm này còn tích hợp với Google, Flow, Ezeep,… để tối đa hóa hiệu quả hoạt động. Hiện nay, Andcards phục vụ hơn 25 quốc gia tại hơn 100 địa điểm với khoảng 40.000 người dùng coworking.trên toàn thế giới.
Ưu điểm:
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Có thêm phiên bản trên web để sử dụng quản lý khi cần thiết
- Có hỗ trợ thêm nhiều ngôn ngữ khác như tiếng Hàn
- Phản hồi và cập nhật nhanh chóng
- Tiết kiệm chi phí
Nhược điểm:
- Bị giới hạn địa điểm trong từng gói dịch vụ
- Chưa hỗ trợ nhiều loại tiền tệ
- Bắt buộc có tài khoản mới được sử dụng tính năng đặt phòng, thành viên,….
Có rất nhiều phần mềm quản lý hỗ trợ công tác vận hành và chăm sóc khách hàng tại không gian coworking và việc lựa chọn loại phần mềm phù hợp với không gian của mình là rất quan trọng. Phần mềm nên đáp ứng đầy đủ các tiêu chí dễ sử dụng, đầy đủ các tính năng, có hỗ trợ ngôn ngữ hay loại tiền tệ mà không gian sử dụng, giao diện đẹp. Và đặc biệt giá cả của nó nên phải chăng, nằm trong ngân sách cho phép.
