Quản lý phòng trọ bằng excel? Nên hay Không?
By Smartos Team
Quản lý phòng trọ bằng Excel chắc chắn là giải pháp đầu tiên mà các nhà đầu tư nghĩ tới khi bắt đầu kinh doanh. Tuy nhiên, trong thời đại chuyển đổi số và công nghệ phát triển như hiện nay, thì phương pháp này có còn hiệu quả? Và nếu sử dụng thì nên sử dụng thế nào để phát huy tối đa tính năng?
Cách quản lý phòng trọ bằng Excel mới nhất
Có thể nói Excel là một trong những công cụ hàng đầu thế giới, được ứng dụng phổ biển trong công việc quản lý bởi tính đa dụng, đa lĩnh vực. Khi sử dụng file Excel, nhà quản lý có nhiều tùy chọn và các phép tính nhanh gọn hỗ trợ cho việc ghi các chỉ số cần thiết như tiền điện, tiền nước, tiền nhà, các loại phụ phí…
Đối với những nhà trọ có quy mô nhỏ (dưới 5 phòng) thì việc sử dụng Excel để quản lý sẽ khá dễ dàng. Bạn chỉ cần tải file mẫu ở dưới về, nhập số liệu hàng tháng. Sau đó in phiếu thu và gửi tới từng khách hàng là được. Trong file đã có những công thức để tính chi phí cho mỗi phòng. Lưu ý vì nhập liệu thủ công nên cần phải tỉ mỉ để tránh sai sót, nhầm lẫn.
Một vài mẫu file Excel để quản lý phòng trọ:
- File tính tiền phòng
- File tính tiền điện nước phòng trọ
Có nên quản lý nhà trọ bằng Excel?
File Excel là một trong những giải pháp giúp các chủ đầu tư dễ dàng quản lý và giảm bớt những công việc phức tạp trong quy trình vận hành nhà trọ, căn hộ cho thuê. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, liệu việc sử dụng Excel để quản lý mô hình cho thuê có còn hiệu quả như trước?
Để đưa ra quyết định có nên sử dụng Excel để quản lý nhà trọ của bạn hay không, trước tiên hãy cùng Smartos tìm hiểu những cái “được” và “mất” khi sử dụng Excel nhé!
1. Ưu điểm khi quản lý phòng trọ bằng Excel
- Hoàn toàn miễn phí và dễ sử dụng.
- Đáp ứng được các nhu cầu tính toán cơ bản.
- Hệ thống công thức đa dạng giúp chủ đầu tư quản lý thông tin, tạo báo cáo nhanh và dễ điều chỉnh.
- Cho phép lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn, xuất file đơn giản, thuận tiện.
- Dễ dàng đối chiếu và so sánh với dữ liệu không quá lớn.
2. Nhược điểm khi quản lý phòng trọ bằng Excel
- Khó quản lý khi số lượng phòng lớn hoặc nhà trọ mở rộng quy mô.
- Khó khăn khi sử dụng trên các thiết bị di động.
- Vẫn mang tính thủ công vì phải ghi, nhập số điện, số nước bằng tay
- Khó đánh giá tổng quan tình hình kinh doanh định kỳ
- Không thể hiện tổng thể thu chi
- Dễ xảy ra sai sót, mất mát dữ liệu vĩnh viễn, hỏng hóc máy móc đột xuất, mất file
- Khó khăn trong việc quản lý quá nhiều sheet dữ liệu nhỏ
- Bảo mật kém
Trên thực tế, quản lý phòng trọ bằng Excel là hoàn toàn miễn phí nhưng sẽ khó tối ưu hóa được quy trình vận hành và nảy sinh nhiều vấn đề bất tiện khi nhà trọ có số lượng phòng lớn. Tuy nhiên, điều này có thể hoàn toàn được xử lý với những phần mềm quản lý nhà trọ như Smartos PMS.
Excel chỉ hiệu quả với ít phòng trọ và chủ trọ trực tiếp quản lý và đặc biệt là cần biết sử dụng máy tính và thao tác Excel. Đến khi mở rộng kinh doanh hay thuê người quản lý thì sẽ dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, khó quản lý, mất giấy tờ, dữ liệu, tính toán thu chi sai sẽ gây thất thoát và giảm doanh thu.
Quản lý nhà trọ bằng PMS – “lợi trăm bề”
Phần mềm quản lý phòng trọ là công cụ giúp chủ nhà trọ có thể quản lý và kiểm soát chặt chẽ dãy trọ của mình. Sử dụng các phần mềm quản lý không chỉ giúp bạn tránh được vô số rắc rối mà việc quản lý bằng sổ sách có thể gây ra mà còn giúp tiết kiệm công sức, thời gian, thậm chí gia tăng lợi nhuận trong kinh doanh.
Trong trường hợp bạn sở hữu số lượng phòng trọ cho thuê lớn, hoặc các dãy trọ cho thuê không tập trung ở một khu thì việc sử dụng phần mềm quản lý là điều cần thiết. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt được tình hình, thông tin thuê trọ mà không cần phải tốn thời gian và công sức đi tới từng nơi rà soát, ghi chép rồi nhập liệu thủ công.
1.Quản lý tự động
Áp dụng phần mềm Smartos PMS trong quản lý nhà trọ thì bạn không cần phải là người am hiểu tin học văn phòng, biết dùng hàm này hàm kia trong Excel vì đơn giản tất cả mọi thứ đã được tự động hóa trong phần mềm. Công việc của bạn là chỉ cần setup các thông số và nguồn dữ liệu cần thiết cho phần mềm.
Phần mềm có thể tự theo dõi và kiểm soát những dữ liệu về số điện, khối nước mà khách thuê phòng sử dụng, tự tính toán chi phí một cách tự động dựa trên những công thức được cài đặt sẵn. Ngoài ra, những khoản tiền dịch vụ khác như mạng internet, phí vệ sinh,… cũng sẽ được tự động bổ sung, cập nhật đầy đủ.
Nhờ đó giao dịch giữa chủ và khách thuê được giảm đi đáng kể, không có chuyện sai sót hay nhầm lẫn trong hóa đơn hàng tháng cho khách thuê.
2.Có thể sử dụng mọi lúc
Hầu hết các phần mềm quản lý phòng trọ hiện nay đều có phiên bản web và app. Chỉ cần có một thiết bị máy tính, hoặc điện thoại có kết nối internet thì việc quản lý nhà trọ đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Đặc biệt với phiên bản ứng dụng trên điện thoại di động, người quản lý có thể truy cập vào bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu.
3.Thông báo chi phí trọ cho khách thuê theo định kỳ
Một trong những điểm cộng lớn nhất khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ đó là các chi phí thuê trọ sẽ được tự động gửi tới khách hàng theo định kỳ thông qua tin nhắn Zalo.
Như vậy, là chủ nhà trọ bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc phải đi phát phiếu thu tới từng khách hàng còn khách hàng cũng sẽ chủ động hơn cho việc chuẩn bị. Từ đó quá trình thu tiền cũng sẽ diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn.
Hy vọng với những thông tin Smartos cung cấp ở trên, bạn đã có thể rút ra được câu trả lời có việc có nên tiếp tục quản lý phòng trọ bằng excel nữa hay không. Nếu vẫn còn băn khoăn về lợi ích mà những phần mềm quản lý như Smartos có thể mang lại cho nhà trọ của bạn, thì đừng ngần ngại đăng ký nhận ngay ưu đãi dùng thử phần mềm Smartos hoàn toàn miễn phí.
FAQ
Thủ Tục Ký & Tải Mẫu Hợp Đồng Thuê Nhà Trọ Đầy Đủ Nhất 2026
Chuyển đổi số là gì? Mục tiêu của chuyển đổi số
5 Lợi Ích Không Thể Bỏ Lỡ Của Chuyển Đổi Số Trong Doanh Nghiệp
