Quản lý chi nhánh nhiều nhà trọ luôn là bài toán nan giải của tất cả chủ doanh nghiệp vì quá trình này đòi hỏi sự quản lý và kiểm soát rất chặt chẽ bao gồm nhiều khía cạnh cả về con người, tài chính và khách hàng, đặc biệt là khi số lượng cơ sở quá lớn. Bài viết này sẽ giúp bạn cách để quản lý nhiều cơ sở không gian cho thuê hiệu quả?
Mục lục
1. Những khó khăn trong việc quản lý chi nhánh nhiều nhà trọ
a. Khó cập nhật và đồng bộ dữ liệu
Khó khăn trong việc quản lý chi nhánh là doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều dữ liệu được thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, dữ liệu mỗi cơ sở thường bị lưu trữ rời rạc trên từng trang tính excel khác nhau.Tuy nhiên, khi quản lý chi nhánh nhiều nhà trọ, thông tin cần phải được cập nhật liên tục để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót. Thế nhưng khi sử dụng Excel, việc cập nhật dữ liệu trở nên phức tạp và dễ bị sai sót hơn. Vì vậy, nếu một thông tin nào đó không được cập nhật đúng thời điểm, điều này có thể gây ra những hậu quả đáng tiếc và ảnh hưởng đến quá trình quản lý chi nhánh nhà trọ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thông tin như thông tin thuê nhà trọ, thông tin hóa đơn, thông tin về khách hàng, v.v. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn và đảm bảo tính chính xác của thông tin trong quá trình quản lý cơ sở nhà trọ.
Excel không thể đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh nhà trọ, điều này đồng nghĩa với việc khi cần tra cứu thông tin quản lý chi nhánh từ nhiều bảng tính, chủ nhà trọ sẽ phải tự tìm kiếm và so sánh các thông tin. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn có thể dẫn đến những sai sót trong quá trình tra cứu.
b. Khó khăn trong việc quản lý các loại báo cáo, hợp đồng
Khi quản lý chi nhánh nhiều nhà trọ, việc quản lý tài chính và kế toán sẽ trở nên phức tạp hơn. Người quản lý phải đảm bảo rằng các chi nhánh tuân thủ các quy trình kế toán và báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác. Đồng thời, người quản lý chi nhánh cần thường xuyên theo dõi các chỉ số tài chính của từng cơ sở để đưa ra quyết định kinh doanh.
2. Quản lý chi nhánh nhà trọ hiệu quả bằng tính năng quản lý đa chi nhánh
Phần mềm Smartos Operational CRM cho phép khởi tạo dữ liệu cho nhiều đơn vị cho thuê tại nhiều tòa nhà, tầng, lầu khác nhau. Thông tin về địa chỉ tòa nhà, dự án, diện tích và thông tin chủ nhà đều được hiển thị rõ ràng và chi tiết. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một nền tảng CRM duy nhất giúp bạn dễ dàng quản lý chi nhanh và tìm kiếm thông tin chỉ với vài cú click chuột trên màn hình.
Bên cạnh đó, chế độ lọc thông minh sẽ giúp khách hàng nhanh chóng nắm bắt được tình trạng và thông tin của từng phòng, từ đó doanh nghiệp có thể lên các kế hoạch điều chỉnh và quản lý chi nhánh hiệu quả hơn
a. Thiết lập các cơ sở quản lý chi nhanh
Cách quản lý cho nhánh các tòa nhà trên phần mềm Smartos Operational CRM với 3 bước cơ bản sau:
Bước 1: Khách hàng tạo cơ sở không gian cho thuê của mình tại mục Cấu Hình -> Chung. Khách hàng có thể tạo thêm các cơ sở mới bằng cách chọn “Vị trí” –> Thêm “Vị trí”
Bước 2: Điền thông tin các vị trí chi nhánh của bạn theo các trường thông tin có sẵn như Tên Cơ Sở, Email Liên Hệ, SĐT, Giá Tối Thiểu, Giá Tối Đa, Thời Gian Làm Việc,…
Bước 3: Bạn có thể bổ sung các Gói Dịch Vụ, Tầng, Phòng cho từng cơ sở ngay sau khi thiết lập các thông tin cơ bản. Từ đó bạn có thể dễ dàng theo dõi trình trạng và dữ liệu phòng ở mỗi cơ sở
b. Quản lý và theo dõi tình trạng phòng
Bạn có thể tìm thấy các thông tin về phòng trọ trên dashboard của Smartos. Trong dashboard sẽ cho phép bạn xem tình trạng xem phòng của từng phòng. Do đó, khacshhafng sẽ không còn mất thời gian để tìm kiếm lại số sách, file excel để xử lý. Chế độ lọc và xem phòng thông minh sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được tình trạng và thông tin của căn hộ, từ đó có những quyết định điều chỉnh kịp thời.
c. Quản lý chi nhánh của từng loại dịch vụ, tiện ích
Bạn có thể dễ dàng quản lý mọi loại dịch vụ, tính năng theo tòa nhà chỉ bằng một vài cú lọc dữ liệu. Thông quá đó, doanh nghiệp có thể nắm rõ tình hình phòng trống hiện tại của mỗi cơ sở.
Cấu hình toàn bộ các dạng phí dịch vụ có trong tòa nhà, đơn vị tính được phân loại đa dạng theo tháng, theo kỳ, theo người hoặc theo từng số điện, số nước
Các loại dịch vụ như điện, nước, ga còn được phân theo loại dịch vụ dùng chung hoặc dùng riêng để tùy biến theo mỗi dạng mô hình kinh doanh khác nhau
Ngoài các dịch vụ, tiện ích chính nhà quản lý còn có thể tùy biến thêm các loại dịch vụ ngoài như phí dọn dẹp, giặt là, v.v… rất thuận tiện cho mô hình căn hộ dịch vụ.
d. Quản lý mẫu biểu, hợp đồng
Phần mềm quản lý vận hành Smartos cho phép tải lên các biểu mẫu từ hợp đồng, hóa đơn của từng khách hàng để lưu trữ trên hệ thống.
Tính năng này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý các mẫu hợp đồng trên một nền tảng duy nhất và không lo tài liệu bị phá hủy bởi tính chất vật lý.
Quản lý chi nhánh giờ đây không còn là bài toán khó khi đã có Smartos. Chỉ với vài cú click chuột và thiết lập cho trước, bạn đã có thể tiết kiệm tới 80% chi phí vận hành và nắm rõ tình hình của từng chi nhánh mà không cần phải đến tận cơ sở. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý chi nhánh trên bất kì thiết bị nào có internet.
Không chỉ dừng lại ở tính năng quản lý chi nhánh, Smartos còn cung cấp cho doanh nghiệp các tính năng hữu ích khác như báo cáo trực quan theo thời gian thực, tự động tính toán số điện, gửi thông báo nhắc hạn thanh toán qua Zalo tới khách hàng hàng tháng. Hãy cùng Smartos tìm hiểu các tính năng này ở những bài tiếp theo nhé!
Với gần 4 năm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên mọi miền đất nước trong quá trình chuyển đổi số, Smartos Operational CRM tự hào là giải pháp quản lý không gian bất động sản cho thuê số 1 Việt Nam. Chọn Smartos chính là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp đang mong muốn chuyển đổi số với chi phí tiết kiệm nhất. Chúng tôi cam kết đồng hành và hỗ trợ hết mình cùng doanh nghiệp tối ưu vận hành hiệu quả nhất.
Trong tháng 5,tham gia ngay chương trình “Chuyển Đổi Số Cùng Smartos” cho không gian bất động sản cho thuê với ưu đãi cực lớn lên tới 40%.
Tham gia chương trình bằng một trong những cách sau.
Để lại thông tin liên hệ bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp tới hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên viên tận tình của Smartos!
