Dưới sự giúp đỡ của phần mềm quản lý nhà trọ, việc vận hành – kinh doanh nhà trọ sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực và tập trung vào những quy trình quan trọng hơn.
Danh sánh 10 phần mềm quản lý nhà trọ dưới đây đã được tham khảo ý kiến của những nhà đầu tư lâu năm. Từ tính năng, giao diện người dùng đến khả năng tích hợp với các công cụ khác chắc chắn sẽ trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy trong các tác vụ quản lý nhà trọ hằng ngày của bạn.
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ sẽ mang tới cho bạn những lợi ích gì và đâu là những thương hiệu đang đi đầu trong lĩnh vực phát triển giải pháp công nghệ này? Hãy đọc ngay bài viết này để được cung cấp những thông tin chính xác nhất nhé!
Mục lục
1. Lợi ích khi sử dụng ứng dụng quản lý nhà trọ
Phần mềm quản lý nhà trọ là công cụ quản lý nằm giúp doanh nghiệp mang lại trải nghiệm khách hàng liền mạch và độc đáo, cung cấp thông tin đầy đủ về tất cả các tương tác của khách hàng, theo dõi doanh số bán hàng, tổ chức và tạo cơ hội làm việc chung dễ dàng hơn giữa các phòng ban.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý phòng trọ còn là giải pháp giúp bạn theo dõi mọi hoạt động của phòng trọ, từ số lượng khách trọ đến tình hình các phòng còn trống, quản lý hợp đồng, hóa đơn “real-time” để chủ doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng. Qua đó giúp bạn quản lý dễ dàng hơn, tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian cũng như chi phí.
1.1. Tiết kiệm 80% thời gian quản lý và vận hành
Tiết kiệm tiền bạc và thời gian là rất quan trọng trong kinh doanh. Phần mềm quản lý nhà trọ giúp chủ trọ quản lý nhanh chóng, hiệu quả mà không mất thời gian ghi chép ra giấy với nhiều sai sót. Ngoài ra, ở phòng trọ lớn, việc thuê số lượng lớn nhân viên hỗ trợ quản lý gây ra khoản chi phí lớn trong ngân sách. Ứng dụng quản lý phòng hợp nhất mọi hoạt động vào một hệ thống, đảm bảo quản lý hiệu quả mà không tốn chi phí thuê nhiều nhân viên để vận hành.
1.2. Sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị có internet
Nếu như cách quản lý truyền thống đòi hỏi bạn cần có mặt 24/7 để giám sát hoạt động của khu nhà trọ/chung căn thì điều này không còn cần thiết nữa vì phần mềm có khả năng quản lý từ xa. Chủ nhà trọ có thể theo dõi mọi hoạt động, thông tin của nhà trọ/căn cụ mình theo thời gian thực chỉ bằng cách đăng nhập vào phần mềm trên mọi thiết bị (điện thoại, laptop, máy tính bảng) miễn có kết nối internet.
Bằng cách theo dõi sát sao từ bất kỳ nơi đâu khi sử dụng ứng dụng quản lý nhà tro, doanh nghiệp dễ dàng nhận ra những vấn đề nảy sinh và tìm ra giải pháp xử lý kịp thời, đúng đắn nhất.
1.3. Quản lý thông tin khách thuê hiệu quả
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện tại, dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng nhất của công ty. Do đó, thông tin người thuê cần được bảo mật và lưu trữ để có kế hoạch tiếp cận phù hợp.
Phần mềm quản lý nhà trọ cho pháp bạn lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về khách thuê. Bạn có thể ghi chú về thông tin cá nhân, hợp đồng thuê, thông tin liên hệ và các yêu cầu đặc biêt của khách hàng. Điều này giúp bạn nắm rõ về khách hàng và nhanh chóng tương tác với họ khi cần thiết.
Hơn thế nữa, việc lưu trữ thông tin khsách thuê trực tuyến trên ứng dụng quản lý nhà trọ cũng giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về mỗi khách thuê, dễ dàng truy câp và cập nhật thông tin khi cần thiết.
1.4 App quản lý nhà trọ giúp quản lý tài chính dễ dàng
Phần mềm quản lý nhà trọ là một công cụ mạnh mẽ để quản lý tài chính dễ dàng và hiệu quả. Đa phần các phần mềm quản lý nhà trọ uy tín, tốt nhất thị trường đều giúp nhà quản lý theo dõi chi tiết thu chi, tạo điều kiện thuận lợi để ban có thể kiểm soát tình hình tài chính của nhà trọ một cách chặt chẽ.
Một trong những lợi ích to lớn của ứng dụng quản lý nhà trọ là khả năng tự động ghi nhận thu chi theo thời gian thực tế. Thông qua giao diện trực quan từ các biểu đồ và báo cáo chi tiết, nhà quản lý có thể xem tình hình thu nhập, chi phí và lợi nhuận của nhà trọ. Từ đó, bạn có thể đưa ra những quyết định kinh doanh minh bạch, chính xác.
1.5 Ứng dụng quản lý nhà trọ giúp giảm nhân lực và tăng cường tự động hóa
Chẳng hạn như khi quản lý hợp đồng, nhân viên sử dụng phương pháp truyền thống cần tạo hợp đồng cho thuê nhà, in ra, gửi tay đến khách hàng và lưu trữ số sách. Trong khi đó, với phần mềm quản lý nhà trọ, quy trình này hoàn toàn có thể được tự động hóa. Hợp đồng thuê nhà có thể có sẵn, điều thông tin khách hàng và gửi qua email hoặc zalo.
Trước đây, nhân viên phả thu tiền thuê nhà từng tháng bằng cách gọi điện hoặc yêu cầu khách hàng đến tận nơi để thanh toán. Quá trình này có thể được tự động hóa khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ. Chẳng hạn như phần mềm quản lý nhà trọ Smartos có thể gửi thông báo đến cho khách hàng thông qua zalo về hóa đơn mỗi tháng bao gồm điện/ nước, các chi phí phụ đi kèm,…
Bên cạnh đó, việc quản lý yêu cầu bảo trì và sửa chữa từ khách hàng có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, app quản lý nhà trọ có thể giúp tự động hóa quy trình này. Khách thuê có thể gửi yêu cầu bảo trì thông qua ứng dụng điện thoại hoặc trang web. Hệ thống phần mềm quản lý nhà trọ Smartos có thể tự động ghi nhận yêu cầu, thông báo cho nhân viên – ban quản lý và theo dõi tiến trình bảo trì.
Bằng những lợi ích đáng kể trên, phần mềm quản lý nhà trọ có vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh doanh và nâng cao hiệu suất khi quản lý nhà trọ cho thuê. Theo đó, sử dụng app quản lý nhà trọ có thể giúp bạn dễ dàng cắt giảm 70% phí tổn và tăng 80% hiệu suất, tiết kiệm thời gian và tập trung cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
2.Top 10 phần mềm quản lý nhà trọ tốt nhất
2.1. Phần mềm quản lý nhà trọ Smartos
Smartos Operational CRM là phần mềm quản lý nhà trọ thông minh với chi phí rất tiết kiệm dành riêng cho thị trường Bất động sản cho thuê tại Việt Nam. Smartos có cả phiên bản trên web và app giúp chủ sở hữu phòng tự động hóa các tác vụ lặp lại theo cách truyền thống để tối đa hóa hiệu suất.
Theo đó, các tính năng chính nổi bật bao gồm:
- Quản lý phòng trống: Phần mềm quản lý nhà trọ Smartos có thể giúp bạn nhanh chóng theo dõi trạng thái hoạt động của phòng cho thuê để đảm bảo tối ưu công suất sử dụng nằm tối đa hóa lợi nhuận. Đây là một trong những thước đo, tiêu chuẩn để đánh giá tình trạng hoạt động hiệu quả của chủ doanh nghiệp khi vận hành mô hình nhà trọ cho thuê.
- Quản lý đặt phòng: Với cách làm truyền thống quản lý lịch xem phòng bằng Google Calendar không thể hỗ trợ bạn tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng cũng. Smartos có thể giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm bằng cách lọc theo tên khách hàng. Trước buổi lịch hẹn, sẽ có thông báo tự động nhắc hẹn để giảm tình trạng khách hàng quên lịch.
- Quản lý hợp đồng: Quản lý và lưu trữ hợp đồng giấy dẫn tới tình trạng bị hư hỏng, rách hoặc bị mờ chữ. Sử dụng phần mềm quản lý sẽ tạo ra các bản hợp đồng điện tử giúp bạn dễ dàng quản lý nhanh chóng hơn.
- Quản lý khách hàng: Toàn bộ thông tin khách thuê, thông tin liên lạc, giao dịch thanh toán, số phòng – chi nhánh đang thuê đều được lưu trữ trực tuyến tiện lợi, dễ dàng tra cứu.
- Quản lý doanh thu: Doanh thu sẽ được cập nhật liên tục trên dashboard để giúp chủ doanh nghiệp nắm thông tin kịp thời để có những quyết định phù hợp.
Hơn thế nữa, tất cả hoạt động này đều được đưa về một nguồn lưu trữ duy nhất cũng như việc xuất báo cáo đều được Smartos hoàn thành tự động.
Cùng với đó, Hệ sinh thái Smartos với 3 giải pháp Operational CRM, Whitelabel App, Booking App sẽ giúp khai thác tối ưu vòng đời khách hàng từ lúc nhận thức Thương hiệu đến khi kết thúc trải nghiệm dịch vụ. Sử dụng Smartos, chủ nhà trọ cũng được mở rộng mạng lới kinh doanh, tiếp cận với nhiều khách thuê hơn thông qua hệ thống Smartos Marketplace – nền tảng kết nối chủ trọ – người đi thuê.
Đây là một trong những phần mềm quản lý nhà trọ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và ưu chuộng như một giải pháp toàn diện. Với những tính năng vượt trội hơn các đối thủ khác trên thị trường, đây chắc chắn là nền tảng quản lý phòng trọ mà bạn không thể bỏ qua trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Sau quá trình chuyển đổi số và sử dụng phần mềm SMARTOS CRM, rất nhiều chủ đầu tư nhà trọ – căn hộ cho thuê đã phản hồi rằng SMARTOS giúp họ “nhàn” hơn, có thêm thời gian để chăm sóc khách thuê, bước tiếp trên chặn đường mở rộng chi nhánh & tăng trưởng. Chị Trần Thị Hiền Thương – Founder and CEO của Nhà Trọ Văn Minh – Hệ thống trọ với 20 chi nhánh tại Đà Nẵng cho biết:
Công nghệ real-time của Smartos đã giúp Nhà Trọ Văn Minh quản lý hiệu quả gần 20 tòa nhà chỉ với 1 nhân viên Sale. Tôi rất ấn tượng với khả năng tư vấn về kỹ thuật và triển khai sản phẩm cực kỳ nhanh của đội ngũ Smartos. Chỉ chưa đầy 1 tháng, hệ thống đặt phòng Nhà Trọ Văn Minh đã chính thức hoạt động
2.2. Phần mềm Mona House
Tiếp theo là Mona House – phần mềm quản lý nhà trọ được các chủ nhà trọ đánh giá tương đối cao hiện nay. Phần mềm này rất dễ sử dụng trên mọi thiết bị bao gồm cả web và mobile. Mona House đã có 11 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm. Cho tới thời điểm hiện tại Mona House đã sở hữu hơn 800 dự án phần mềm quản lý BĐS, căn hộ cho thuê, nhà nghỉ, chung cư mini,… đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Mona House cũng hỗ trợ thống kê tài chính hàng tháng, nợ thuê từ khách hàng, quản lý thu chi, ghi nhật ký điện nước để giúp đối đa quản trị và tính toán
2.3. Ứng dụng quản lý DigiStay
Digistay là ứng dụng quản lý phòng trọ hoàn toàn miễn phí trên mọi nền tảng iOS và Android giúp tiết kiệm chi phí đầu tư cho chủ trọ. Ngoài ra, DigiStay còn có tính năng tự động tính giá thuê, thông báo báo chuyển phòng cho thuê, thông báo tuyển khách khi phòng trống. Digistay là phần mềm hoàn hảo với đầy đủ các chức năng cơ bản và tiện lợi.
2.4. Ứng dụng quản lý Nam Việt
Nhìn chung, phần mềm quản lý Nam Việt được đánh giá cao nhờ thiết kế giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Giúp chủ nhà trọ dễ dàng quản lý nhà trọ theo khu vực không giới hạn. Phần mềm Nam Việt không chỉ quản lý phòng trọ theo diện tích mà còn hỗ trợ thống kê doanh số hàng tháng, lượng khách thuê từng phòng, hay các dịch vụ đi kèm một cách chi tiết hơn.
Cho đến nay đã có hơn 4000 khách hàng của phần mềm quản lý Nam Việt tin dùng phần mềm này. Khách hàng của họ chủ yếu là các khu tập thể, khách sạn, cao ốc văn phòng,… tại Sài Gòn và các tỉnh lân cận.
2.5. Phần mềm quản lý nhà trọ Khutro
Phần mềm quản lý phòng trọ di động của Khutro tuy mới ra mắt nhưng đã được đông đảo khách hàng đón nhận và sử dụng. Tính năng của Khutro giúp dễ dàng thu thập thông tin khách thuê. Phần mềm Khutro dễ dàng tương thích với nhiều mô hình cho thuê khác nhau.
Khutro đã giúp gần 4.500 chủ hostel tại Hà Nội tiết kiệm 50% thời gian tính toán thu chi. Khách hàng thường xuyên tìm đến Kutro là chủ các chuỗi phòng trọ, căn hộ dịch vụ và căn hộ mini.
2.6. Phần mềm iTro
Phần mềm quản lý nhà trọ iTro cung cấp dịch vụ cho cả đối tượng thuê và cho thuê.
Với nhà quản lý cho thuê: iTro giúp bạn quản lý phòng trọ chuyên nghiệp, thay thế việc quản lý sổ sách và Excel. Ngoài ra, phần mềm iTro còn có một ứng dụng dành cho người thuê có thể sử dụng để theo dõi hóa đơn hàng tháng, báo cáo sự cố và liên lạc.
Với người thuê nhà, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm iTro để tìm kiếm nhà trọ, căn hộ cho thuê. Tính tới thời điểm năm 2022, iTro đã có hơn 1000 khách hàng tin dùng.
2.6. App Quản trọ
App quản lý nhà trọ là một trong những app nổi tiếng ứng dụng quản lý nhà trọ được nhiều chủ trọ sử dụng nhưng lại rất khó tìm trên Google Play. Chủ nhà có thể dễ dàng quản lý vận hành chỉ với một vài thao tác trên màn hình.
Ngoài các tính năng như tính tiền phòng, tính tiền điện nước hàng tháng thì ứng dụng chủ trọ còn một số hạn chế. Ví dụ: số điện và nước cũ sẽ bị xóa sau mỗi yêu cầu và phải nhập lại.
2.7. Phần mềm quản lý Lalahome
Phần mềm hỗ trợ kết nối mọi lúc mọi nơi trên điện thoại di động và giúp người dùng quản lý nhà trọ của mình. LaLaHome hỗ trợ người dùng nhiều tính năng thông minh, lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật và tính năng tính tiền chính xác.
Giải pháp cũng mang đến khả năng quản lý dễ dàng và tự động với giao diện bắt mắt, ưa nhìn và dễ sử dụng. Các nhà cung cấp phần mềm cũng đưa ra nhiều gói hỗ trợ khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng nhu cầu của bất kỳ nhà trọ nào. LaLaHome có thể quản lý miễn phí tối đa 10 phòng với gói dịch vụ cá nhân, khiến việc tham gia trở nên rất hấp dẫn đối với người dùng.
2.8. Phần mềm giúp quản lý nhà trọ Landsoft
Phần mềm Landsoft là phần mềm rất hữu ích cho người dùng với nhiều tính năng như theo dõi thông tin khách hàng, tình trạng phòng, quản lý dịch vụ,…Landsoft tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro quản lý công quỹ, không những thế còn bảo vệ hoạt động kinh doanh lưu trú của bạn đạt hiệu quả cao.
2.9. App quản lý nhà trọ Lam Nguyen
Ứng Dụng Quản Lý Nhà Trọ – Lâm Nguyễn là một ứng dụng quản lý nhà trọ sẽ rất quen thuộc với những ai đã từng sử dụng dịch vụ ở nhà trọ này. Ứng dụng này cũng có các tính năng tương tự như các phần mềm ứng dụng quản lý khác. Tuy nhiên App quản lý nhà nghỉ Lâm Nguyễn rất khó tìm được website chính thức.
Mặc dù độ phủ của ứng dụng quản lý Lâm Nguyễn chưa rộng nhưng những khách hàng đã sử dụng phần mềm này đều hài lòng với chức năng được cung cấp. Ứng dụng quản lý nhà trọ của Lâm Nguyễn tập trung vào các khu nhà trọ vừa và nhỏ nằm trong khu công nghiệp bởi vì có rất nhiều công nhân thuê trọ
2.10. Phần mềm Simple House
Simple House được ra đời dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cho thuê nhà, phòng trọ, chung cư mini. Đây ứng dụng quản lý căn hộ cho thuê hoàn toàn miễn phí. Ứng dụng được phát triển nhằm giúp việc quản lý tính toán tiền phòng, dịch vụ hoàn toàn chính xác, tiết kiệm thời gian ghi chép, thống kê dữ liệu.
Trên đây là toàn bộ top 10 phần mềm quản lý phòng trọ tốt nhất trên thị trường mà bạn có thể tham khảo để tìm ra phần mềm phù hợp nhất cho nhu cầu quản lý nhà trọ của ban. Từ việc quản lý thu chi, hợp đồng, lịch trình kiểm tra phòng cho đến báo cáo sự cố, báo cáo tài chính, những phần mềm này đều mang đên những lợi ích đáng kể và giúp nâng cao hiệu suất.
Hy vọng bạn sẽ có thêm cái nhìn khách quan để lựa chọn phần mềm quản lý nhà trọ phù hợp với doanh nghiệp mình. Hãy đảm bảo rằng phần mèm bạn chọn sẽ ddassp ứng những yêu cầu quan trọng như dễ sử dụng, tính linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh.
Đọc thêm: Quản lý phòng trọ bằng excel? Nên hay Không? Sử dụng như thế nào cho hiệu quả?
Đọc thêm: Tuyệt chiêu thiết kế nhà trọ thông minh nhà đầu tư nào cũng cần biết
