Xây Dựng Dữ Liệu Khách Hàng Hiệu Quả Như Thế Nào?

Trí Lê

14 Th4 2023

Rate this post

Dữ liệu khách hàng luôn là tài sản quý giá nhất của bất kỳ công ty nào vì nó giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về khách hàng. Do đó, quản lý thông tin khách hàng được xem là là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng bởi nó có tác động trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. B

Bởi giá trị thông tin của khách hàng chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể nhanh chóng xây dựng các kế hoạch bán hàng, chính sách giá bán, chiến lược tiếp thị,… để vượt qua các đối thủ khác và trở nên nổi bật trên thị trường.

Tuy nhiên, hầu hết các chủ doanh nghiệp cho thuê hiện tại vẫn đang quản lý dữ liệu khách hàng qua Excel hoặc sổ tay một cách rời rạc dẫn tới thiếu tổng quan về dữ liệu khách hàng.

Trong bài viết này, Smartos sẽ chỉ ra những khó khăn trong việc quản lý dữ liệu khách hàng và cách mà Smartos có thể giúp bạn xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng hiệu quả chỉ với vài cú click trên phần mềm CRM như thế nào?

1.Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu khách hàng 

a. Thiếu bức tranh tổng quan 360 độ về dữ liệu khách hàng

Việc quản lý dữ liệu khách hàng không phải là một điều dễ dàng vì dữ liệu khách hàng thường được lưu trữ rời rạc trong các file dữ liệu Excel của từng bộ phận riêng lẻ.

Ví dụ cùng một khách hàng nhưng dữ liệu doanh thu được ghi nhận bên bộ phận sales trong khi dữ liệu về các hoạt động ngày hàng như thời gian checkin, checkout lại ghi nhận bên bộ phận lễ tân.

Điều này khiến chủ doanh nghiệp thiếu cái nhìn tổng quan 360 độ về khách hàng. Việc thiếu bức tranh tổng quan về khách hàng khiến chủ doanh nghiệp khó khăn trong việc xây dựng chiến lược và cải thiện dịch vụ theo đúng nhu cầu khách hàng.

b. Thông tin dữ liệu khách hàng thiếu tính bảo mật

Khi sử dụng phương pháp quản lý dữ liệu khách hàng thủ công, thông tin khách hàng được lưu trữ trên các tài liệu giấy hoặc trang tính Excel dẫn tới tình trạng dễ dàng bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép.

Điều này xảy ra có thể do nhiều nguyên nhân cả về chủ quan và khách quan như người thân đăng nhập vào máy tính cá nhân người quản lý, vô tình đánh rơi sổ tay hay nhân viên chia sẻ quyền chỉnh sửa, xem tới những người không có thẩm quyền.

Khi thông tin dữ liệu khách hàng bị rò rỉ hoặc truy cập trái phép, chủ nhà trọ có thể đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng như: bị phạt vì vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân, đối thủ lôi kéo khách hàng dẫn tới việc mất doanh thu. 

Vậy làm thế nào để quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả? Câu trả lời đó là bạn cần một nền tảng có khả năng tích hợp dữ liệu khách hàng từ tất cả bộ phận để xây dựng chân dung khách hàng toàn diện nhất.

Hãy cùng Smartos khám phá tính năng quản lý dữ liệu khách hàng sẽ giúp ích bạn như thế nào nhé!

>> Xem thêm: Quản lý phòng trọ bằng excel? Nên hay Không? Sử dụng như thế nào cho hiệu quả?

2. Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả nhờ khả năng hợp nhất dữ liệu trên một nền tảng duy nhất

Quản lý dữ liệu khách hàng chi tiết luôn là mục tiêu chung hướng đến của tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu cứ tiếp tục quản lý dữ liệu khách hàng bằng phương pháp truyền thống thì rất khó cải thiện đạt hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần tìm kiếm một phần mềm quản lý CRM để tập hợp dữ liệu trên một nền tảng duy nhất.

Hãy cùng Smartos tìm hiểu xem phần mềm quản lý vận hành của chúng tôi sẽ giúp bạn qua 3 tính năng sau như thế nào nhé!

a. Khả năng phân loại khách thuê chi tiết dựa trên nhu cầu

b. Phân quyền quản lý dữ liệu khách hàng

a. Phân loại khách thuê chi tiết dựa trên nhu cầu

Để quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược phân khúc khách hàng dựa trên các đặc điểm chung của từng nhóm thuê không gian. Phần mềm Smartos Operational CRM hiện tại cho phép phân loại người thuê dưới danh nghĩa cá nhân và tổ chức.

Từ việc phân loại người thuê này, phần mềm sẽ tự động xuất hiện các trường thông tin tương ứng với mỗi phân khúc khác nhau giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình trạng dữ liệu khách hàng. Các trường thông tin này đã bao quát mọi khía cạnh của khách hàng để giúp chủ cho thuê nắm được bức tranh tổng của khách thuê của mình

i. Quản lý dữ liệu khách hàng cá nhân

Bước 1: Nhấp vào tính năng Vận hành (Operations) trên thanh Menu, chọn thẻ Khách hàng (Customers)

Màn hình hiển thị quản lý chung tất cả các dữ liệu khách hàng, mặc định ở mục Cá nhân (Individuals)

Bước 2: Tại mục Cá nhân (Individuals), nhấn vào nút Tạo mới (Create), khung tạo mới khách hàng Cá nhân sẽ xuất hiện

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin về khách hàng bao gồm tên (full name), địa chỉ email (Email) (bắt buộc) và các thông tin khác (nếu có) tại khung Tạo khách hàng (Create Individual Customer).

Nếu có thông tin khách hàng thuộc doanh nghiệp, có thể nhấn vào để liên kết thông tin.

Bước 4: Nhấn vào nút Tạo (Create) để tạo mới khách hàng. Nhấn Hủy (Cancel) để hủy tạo khách hàng.

-Tại tính năng Vận hành (Operations), xem chi tiết khách hàng như sau:

Bước 1: Tại thanh menu nhấn vào Thẻ Khách hàng (Customers), nhấn vào Cá nhân (Individuals),  danh sách các khách hàng cá nhân được hiển thị.  

Bước 2: Tìm khách hàng cần xem thông tin chi tiết. Để xem thông tin chi tiết khách hàng, có 2 cách:

• Cách 1. Nhấn vào Tên khách hàng
• Cách 2. Nhấn vào icon Xem (View) ở cuối dòng khách hàng mà bạn muốn xem

Màn hình Chi tiết dữ liệu khách hàng (Individual Details) hiển thị đầy đủ thông tin của một khách hàng cá nhân bao gồm: 

• Thông tin chung (General info): thông tin cá nhân của KH
• Tổng đặt phòng (Total Đặt phòngs): tổng số lượng đặt phòng/đặt phòng
• Tổng đặt phòng đã hoàn thành (Competed Đặt phòng): số lượng đặt phòng/đặt phòng đã hoàn thành
• Tổng nợ (Debts): tổng số tiền khách hàng đã sử dụng dịch vụ xong nhưng chưa thanh toán
• Tổng doanh thu (Total Revenue): tổng doanh thu dự kiến, được tính từ tổng doanh thu từ đặt phòng/đặt phòng và dịch vụ bổ sung.
• Tổng đặt cọc (Total Deposit): Tổng số tiền đặt cọc

Ngoài ra, tại màn hình này khi nhấn vào các đầu mục sẽ hiển thị lịch sử chi tiết các thông tin về: 

• Đặt phòng (Đặt phòngs)
• Checkins & Checkouts
• Dịch vụ bổ sung (Extra Services)
• Giao dịch (Transactions)
• Hợp đồng(Contracts)

Lưu ý: Bạn có thể tra cứu thông tin tùy chọn theo từng yếu tố và khung thời gian như trong hình. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào biểu tượng để xuất dữ liệu ra excel nếu cần.

Các trường thông tin về khách hàng được liệt kê chi tiết, đầy đủ theo tiêu chuẩn một profile chuẩn như mã khách hàng, loại khách hàng, giới tính, ngày sinh, ngày check-in, check-out, doanh thu khách hàng, thời gian thuê phòng,… Những thông tin này cung cấp cho chủ doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan “360 độ” về hành vi, doanh thu khách hàng.

Không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ thông tin dữ liệu khách hàng, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo hợp đồng thuê, thêm mới hóa đơn, tiện ích trên cùng một mã số khách hàng

ii. Quản lý dữ liệu khách hàng nhóm

Bước 1: Tại thanh Menu, chọn tính năng Vận hành (Operations), chọn thẻ Khách hàng (Customers) > Nhấp vào mục Nhóm (Teams)

Bước 2: Nhấp vào nút Tạo (Create), khung Tạo nhóm xuất hiện

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin về nhóm dữ liệu khách hàng vào khung Tạo nhóm

• Tên nhóm: Nhập tên nhóm (bắt buộc)
• Tên: Nhấp vào để lựa chọn/gõ để được gợi ý tên người đại diện trong danh sách khách hàng cá nhân (bắt buộc)
• Email: Tự động điền sau khi chọn tên
• Số điện thoại: Nhập số điện thoại liên hệ của nhóm 
• Số thành viên: Nhập số lượng thành viên nhóm (không bắt buộc)
• Thành viên: Nhập chi tiết thông tin cá nhân của thành viên nhóm gồm: tên, email, số điện thoại (không bắt buộc). Nhấn Tạo thêm để nhập thêm thông tin của các thành viên khác.
• Nếu muốn ghi chú nhóm khách hàng thuộc công ty nào, nhấn vào và chọn tên công ty (không bắt buộc).

Bước 4: Nhấn nút Tạo (Create) để lưu thông tin khách hàng mới. Bấm Hủy (Cancel) để hủy tạo mới. 

-Tại tính năng Vận hành (Operations), xem chi tiết khách hàng như sau:

Bước 1: Tại thanh menu nhấn vào tính năng Vận hành, chọn thẻ Khách hàng (Customers), nhấn vào Nhóm (Teams),  danh sách các khách hàng nhóm được hiển thị.  

Bước 2: Để xem thông tin chi tiết khách hàng, có 2 cách:

• Cách 1. Nhấn vào Tên nhóm
• Cách 2. Nhấn vào icon Xem (View) ở cuối dòng khách hàng mà bạn muốn xem

Màn hình Chi tiết thông tin nhóm (Team Details) hiển thị đầy đủ thông tin của một nhóm khách hàng bao gồm: 

• Thông tin chung: tên nhóm và người liên hệ chính (tên, số điện thoại, email), số thành viên. 
• Tổng đặt phòng (Total Đặt phòngs): tổng số lượng đặt phòng/đặt phòng
• Tổng đặt phòng đã hoàn thành (Competed Đặt phòng): số lượng đặt phòng/đặt phòng đã hoàn thành
• Tổng nợ (Debts): tổng số tiền nhóm khách hàng đã sử dụng dịch vụ xong nhưng chưa thanh toán
• Tổng doanh thu (Total Revenue): tổng doanh thu dự kiến, được tính từ tổng doanh thu từ đặt phòng/đặt phòng và dịch vụ bổ sung.
• Tổng đặt cọc (Total Deposit): Tổng số tiền đặt cọc

Ngoài ra, tại màn hình này khi nhấn vào các đầu mục sẽ hiển thị lịch sử chi tiết các thông tin về: 

• Đặt phòng (Đặt phòng)
• Checkins & Checkouts
• Dịch vụ bổ sung (Extra Services)
• Giao dịch (Transactions)
• Thành viên (Members): có thể thêm thành viên mới, xem tại đây
• Hợp đồng(Contracts)

Lưu ý: Bạn có thể tra cứu thông tin tùy chọn theo từng yếu tố và khung thời gian như trong hình. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào biểu tượng để xuất dữ liệu ra excel nếu cần.

Trong trường hợp bạn cần điều chỉnh hoặc thêm thông tin của nhóm khách hàng. Bạn có thể điều chỉnh như sau:

Bước 1: Truy cập vào Chi tiết thông tin nhóm (Teams Details) của khách hàng như hướng dẫn ở trên. 

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Edit (Chỉnh sửa) ở dưới dòng chữ Chi tiết thông tin nhóm (Teams Details)  để mở hộp thoại Chỉnh sửa nhóm. 

Bước 3: Chỉnh sửa hoặc thêm các thông tin cần thiết ở hộp thoại Chỉnh sửa nhóm.  

Bước 4: Nhấp vào nút Lưu (Save) ở dưới hộp chỉnh sửa thông tin để lưu và hoàn tất việc chỉnh sửa 

Hoặc nhấn vào Hủy (Cancel) hoặc biểu tượng để hủy bỏ việc chỉnh sửa.

Lưu ý: Khi muốn thêm thành viên của nhóm, thực hiện như sau:

Tại màn hình Chi tiết thông tin nhóm (Team Details):

Bước 1: Phần thông tin chi tiết , nhấp chuột vào Thành viên (Member), danh sách thành viên của nhóm xuất hiện

Bước 2: Nhấn Thêm thành viên-> hộp thoại thêm thành viên xuất hiện

Bước 3: Nhập thông tin cá nhân của thành viên, nhấn tạo thêm nếu cần thiết

Bước 4: Chọn OK, thông tin thành viên mới được cập nhật vào nhóm.

-Tìm kiếm thông tin khách hàng nhóm

Để tìm kiếm thông tin khách hàng nhóm, thao tác như sau:

Bước 1: Tại thanh Menu, chọn tính năng Vận hành (Operations), chọn thẻ Khách hàng (Customers), chọn Nhóm (Teams). Danh sách các nhóm khách hàng xuất hiện. 

Bước 2: Để lọc nhóm khách hàng, nhập dữ liệu vào các trường thông tin (có thể nhiều trường một lúc) > Nhấn Lọc (Filter)

-Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm khách hàng nhóm và tra cứu thông tin bằng 2 cách sau:

Cách 1: Thực hiện tại ô tìm kiếm ở trang chủ 

Bước 1: Chọn loại KH: Nhóm

Bước 2: Gõ tên Nhóm 

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng hoặc Enter để hoàn tất thao tác

Màn hình sẽ tự động chuyển sang tính năng Vận hành>Khách hàng> Nhóm và hiển thị kết quả tìm kiếm. 

Cách thứ 2: Thực hiện tại tính năng Vận hành (Operations)

Bước 1: Mở thanh Menu, chọn Vận hành, chọn thẻ Khách hàng (Customers)

Bước 2: Chọn loại KH là Nhóm.

Bước 3: Điền các trường thông tin (có thể điền nhiều trường một lúc) vào các ô Lọc (Filter) 

Bước 4: Nhấn vào nút Lọc (Filter) hoặc Enter để hoàn thành thao tác. Màn hình sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm. Nhấn xóa để xóa dữ liệu đã nhập.

b. Phân quyền để quản lý dữ liệu khách hàng

Phần mềm Smartos Operational CRM cho phép người quản lý phân quyền người sử dụng truy cập vào các tài nguyên, ứng dụng trong hệ thống giúp tăng tính bảo mật và bảo vệ dữ liệu khách hàng.

Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro trong quản lý dữ liệu khách hàng

Trên thanh công cụ, chọn Cấu hình (Config), chọn Người dùng và vai trò (Roles and permission). Ở màn hình này, nhấn vào Người dùng (User) để hiện thị danh sách người dùng. 

Bước 1: Tìm người dùng cần chỉnh sửa thông tin, nhấn vào biểu tượng để mở màn hình Cấp quyền của người dùng. 

Bước 2: Tại màn hình Cấp quyền cho người dùng, điều chỉnh chỉnh phân quyền người dùng bằng việc nhấn chọn thêm/loại bỏ quyền sử dụng các tính năng trong danh sách các quyền sử dụng. Tham khảo phân loại các quyền ở đây. 

Kéo xuống dưới nhấn Lưu để lưu thay đổi. Nhấn Hủy để hủy bỏ thao tác. 

Trường hợp nhân viên nghỉ việc hoặc không còn đảm nhận công việc liên quan đến sử dụng hệ thống CRM, bạn có thể thực hiện Khóa (Block) tài khoản người dùng để chặn quyền truy cập. 

Trên thanh công cụ, chọn Cấu hình (Config), chọn Người dùng và vai trò (Roles and permission). Ở màn hình này, nhấn vào Người dùng (User) để hiện thị danh sách người dùng. Thực hiện khóa người dùng như sau:

Bước 1: Tìm người dùng cần khóa, nhấn vào biểu tượng để khóa người dùng.

Bước 2: Thông báo xác nhận hiển thị. Nhấn OK để xác nhận khóa tài khoản. Nhấn Hủy để hủy thao tác. Sau khi bấm OK, người dùng bị khóa sẽ không thể truy cập hệ thống. Lúc này biểu tượng trên màn hình người dùng sẽ chuyển thành . 

Tại màn hình người dùng và vai trò, thực hiện mở khóa cho tài khoản người dùng bị khóa bằng cách nhấn vào biểu tượng  trên dòng thông tin của tài khoản bị khóa. Nhấn OK để xác nhận mở khóa, nhấn Hủy để hủy thao tác. 

Hệ thống CRM cho phép xóa tài khoản người dùng khi nhập sai thông tin tài khoản người dùng lúc tạo mới hoặc có nhu cầu xóa hẳn tài khoản người dùng ra khỏi hệ thống.

Trên thanh công cụ, chọn Cấu hình (Config), chọn Người dùng và vai trò (Roles and permission). Ở màn hình này, nhấn vào Người dùng (User) để hiện thị danh sách người dùng. Thực hiện xóa tài khoản người dùng như sau:

Bước 1: Tìm tài khoản người dùng cần xóa, nhấn vào biểu tượng   để xóa người dùng. 

Bước 2: Thông báo xác nhận hiển thị. Nhấn OK để xác nhận xóa tài khoản. Nhấn Hủy để hủy thao tác. Sau khi bấm OK, người dùng bị xóa sẽ không thể truy cập hệ thống. Tất cả hoạt động của người dùng cũng sẽ không còn trên hệ thống CRM. 

Trên thanh công cụ, chọn Cấu hình (Config), chọn Người dùng và vai trò (Roles and permission). Ở màn hình này, nhấn chọn Vai trò (Role). Màn hình Vai trò hiển thị danh sách các loại vai trò trên hệ thống.

Vai trò sẽ đại diện cho việc người dùng có quyền hạn sử dụng những tính năng nào trên hệ thống CRM. Bạn có thể căn cứ trên chức vụ và công việc của nhân viên để phân quyền trên hệ thống.  Các quyền hạn bao gồm: 

Phân quyền vai trò người dùng bao gồm:

– Tạo vai trò người dùng

– Chỉnh sửa vai trò người dùng

– Xóa vai trò người dùng

*Vai trò người dùng

Để tạo vai trò người dùng, trên thanh công cụ, chọn Cấu hình (Config), chọn Người dùng và vai trò (Roles and permission). Ở màn hình này, nhấn chọn Vai trò (Role). 

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng để tạo mới vai trò. Màn hình tạo mới vai trò hiển thị. 

Bước 2: Tại màn hình tạo vai trò. Nhập thông tin:

• Tên vai trò (Bắt buộc)
• Vị trí: chi nhánh mà có vai trò được tạo (Không bắt buộc)
• Mô tả: phần ghi chú thông tin cụ thể của vai trò (Không bắt buộc)
• Cấp quyền: nhấn chọn để cấp quyền sử dụng các tính năng trên hệ thống. Bao gồm: 

+ Đầy đủ quyền quản lý (Full Permission): được quyền truy cập và thực hiện tất cả các tính nắng của hệ thống CRM.

+ Tùy chọn theo nhu cầu: Tùy chọn cấp quyền sử dụng một hoặc một phần các tính năng. Nhấn để chọn quyền.

Bước 3: Nhấn Tạo để hoàn thành. Nhấn Hủy để hủy bỏ thao tác. 

Lúc này bạn đã tạo ra một vai trò trên hệ thống tương ứng với quyền hạn của nhân viên. Ví dụ: Lễ tân, kế toán, bảo an, …

Sau khi tạo người dùng với vai trò cụ thể, bạn có thể chỉnh sửa chi tiết quyền hạn của của từng nhân sự. 

*Chỉnh sửa vai trò

Trên thanh công cụ, chọn Cấu hình (Config), chọn Người dùng và vai trò (Roles and permission), nhấn chọn mục Vai trò (Role). Chỉnh sửa vai trò người dùng như sau:

Bước 1: Chọn vai trò cần chỉnh sửa phân quyền trong danh sách vai trò. Nhấn biểu tượng để mở màn hình Chỉnh sửa vai trò (Edit role).

Bước 2: Tại màn hình Chỉnh sửa vai trò, nhấn để chọn thêm hoặc loại bỏ quyền sử dụng các tính năng. Cách làm tương tự như khi tạo vai trò. Nhấn Lưu để lưu thay đổi. Nhấn Hủy để hủy thao tác. 

>> Đọc thêm: Vì Sao Cần Chuyển Đổi Số Trong Bất Động Sản Cho Thuê?

Xây dựng dữ liệu khách hàng hiệu quả luôn là bài toán khó đối với tất cả doanh nghiệp, đặc biệt là khi nhiều công ty hiện tại vẫn còn sử dụng Excel và số tay để ghi chép thủ công. Phần mềm quản lý không gian cho thuê Smartos sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn nhờ vào khả năng phân quyền và cung cấp sẵn các trường thông tin chi tiết.

Smartos Operational CRM – Phần mềm quản lý không gian bất động sản cho thuê hàng đầu tại Việt Nam. Smartos tự hào là đơn vị đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước như TP Bank, Nhà Trọ Văn Minh,… trong quá trình chuyển đổi số thành công và tiết kiệm chi phí.
Với nền tảng công nghệ vượt trội, đội ngũ chăm sóc khách hàng giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn cung cấp những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Tham gia chương trình khuyến mãi siêu lớn “Chuyển Đổi Số Cùng Smartos” cho căn hộ/nhà trọ cho thuê DUY NHẤT trong tháng 5 năm 2023 này. Tham gia ngay chương trình bằng một trong những cách sau.

Để lại thông tin liên hệ bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp tới hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên viên tận tình của Smartos!