Ngày nay, việc xây dựng các tòa nhà chung cư chính là một trong những phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề chỗ ở cho người dân.
Theo dữ liệu mới nhất từ Batdongsan.com.vn, riêng tại Hà Nội, trong quý III/2022, số lượng căn hộ tiêu thụ đạt 3.624 căn. Những con số này cho thấy, nhu cầu về nhà ở chưa có dấu hiệu chững lại và còn tiếp tục tăng.
Để có thể quản lý tốt một tòa nhà chung cư có tới vài trăm căn hộ, với số nhân khẩu có thể lên tới hàng nghìn người thì việc áp dụng chuyển đổi số với một phần mềm quản lý chung cư là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp lại không phải là một điều dễ dàng khi trên thị trường có hàng chục, hàng trăm nhà cung cấp khác nhau.
KHÓ không có nghĩa là không có cách giải quyết! Cùng Smartos “bỏ túi” những điều quan trọng cần ghi nhớ khi lựa chọn một phần mềm quản lý chung cư nhé!
Mục lục
1. Quản lý chung cư – Bài toán nan giải?
Một số vấn đề “nhức nhối” đối với nhà đầu tư các khu chung cư có thể kể đến như:
- Quy mô hạ tầng lớn nhưng vẫn sử dụng các công cụ quản lý thủ như word hay excel khiến cho việc thông kê, báo cáo gặp khó khăn.
- Phí bảo trì, bảo quản chưng cư vẫn còn phát giấy gửi tới từng phòng vào giờ hành chính khiến cư dân gặp khó khăn trong việc nhận thanh toán và thanh toán (Hầu hết người dân tại chung cư đều là dân văn phòng).
- Chung cư thường dùng Bảng, Loa để thông báo các vấn đề quan trọng, nhưng không phải ai cũng theo dõi và để ý.
Trong khi đó cư dân tại chung cư hầu hết là dân văn phòng, có xu hướng sống hiện đại:
- Có nhu cầu tiếp nhận và phản hồi thông tin từ BQL kịp thời và chính xác
- Được chia sẻ và nhận thông tin từ cộng đồng chung cư
- Thanh toán các khoản chi phí một cách đơn giản và nhanh chóng.
Như vậy có thể nói khối lượng công việc quản lý, vận hành tại các khu chung cư rất lớn. BQL không chỉ phải đảm bảo các hoạt động của tòa nhà, thường xuyên kiểm tra cơ sở hạ tầng để đảm bảo an toàn cho cư dân sinh sống trong tòa nhà, mà còn phải kiểm tra giám sát đối với cư dân…
2. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý chung cư?
Với những bất cập từ hướng quản lý và mong muốn từ phía cư dân thì việc sử dụng một phần mềm quản lý chung cư là giải pháp hoàn toàn tối ưu cho cả đôi bên:
a. Đối với chủ đầu tư:
- Dễ dàng quản lý nhân khẩu và kiểm soát quá trình vận hành của toàn bộ tòa nhà chung cư.
- Tình trạng hoạt động của tòa nhà được theo dõi sát sao dù ở bất kì thời điểm nào
- Các khoản thu – chi – thanh toán đều minh bạch rõ ràng.
- Công việc quản lý được tự động hóa không phụ thuộc quá nhiều và nhân sự.
- Có thể quản lý nhiều tòa nhà một lúc, tiết kiệm cả về chi phí và công sức con người.
Xem ngay: Top 10 trang web đăng tin thuê nhà hiệu quả hàng đầu
b. Đối với ban quản lý
- Dễ dàng quản lý và tính toán các khoản chi phí một cách hợp lý
- Công việc quản lý cư nhân và nhân khẩu căn hộ được đơn giản hóa
- Tình trạng kỹ thuật của tòa nhà được theo dõi sát sao, các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được thông báo và quản lý chi tiết.
- Lưu trữ hồ sơ thông minh, dễ dàng tra cứu, bảo mật cùng hệ thống báo cáo tự động.
- BQL có thể gửi thông báo đến cư dân như: thông báo phí, nhắc nợ, thông báo hoạt động trong dự án, phản hồi ý kiến, yêu cầu của cư dân…
- Gửi thông báo và các thông tin cần tuyên truyền cho các hộ dân
- Giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng
3. Những yếu tố quyết định trước khi lựa chọn một phần mềm quản lý chung cư
Trước khi chuyển sang lựa chọn giải pháp phù hợp, Smartos đã tạo ra một checklist nhỏ gồm các câu hỏi có thể hỗ trợ cho bạn khi lựa chọn phần mềm quản lý chung cư:
a. Ứng dụng quản lý vận hành nhà chung cư có hướng đến khách thuê không?
Việc áp dụng một phần mềm quản lý chung cư vào quy trình quản lý của một chung không chỉ xuất phát từ nhu cầu của nhà quản lý mà nó còn là những gì hệ thống có thể mang lại cho cư dân sinh sống bên trong tòa nhà.
Hệ thống có hỗ trợ cư dân nhận thông báo tự động, thanh toán trực tuyến hay gửi khiếu nại một cách nhanh chóng? Cư dân chắc chắn sẽ mong đợi gặp ít nhất một trong những tính năng tại khu chung cư mà họ sinh sống.
b. Phần mềm quản lý chung cư đó có mọi thứ bạn cần để tự động hóa các hoạt động hàng ngày không?
Khi lựa chọn phần mềm bạn cần tìm hiểu xem nhà cung cấp có đảm bảo hỗ trợ ở tất cả các giai đoạn triển khai hay không. Ngoài ra, không được có bất kỳ chi phí ẩn nào và tất cả các sản phẩm phải đồng bộ hoàn hảo.
c. Đó có phải là giải pháp có thể mở rộng phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, bạn cần một phần mềm quản lý chung cư có quy mô phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Khi chọn ứng dụng, hãy đảm bảo rằng phần mềm quản lý tòa nhà đó sẽ tiếp tục được cải thiện, nâng cấp cũng giống như việc mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn.
d. Phần mềm quản lý vận hành chung cư phải được phát triển bởi đơn vị uy tín
Các đơn vị có kinh nghiệm lâu năm và uy tín thường đảm bảo chất lượng phần mềm tốt hơn, khả năng quản lý toàn diện dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm, cũng như khả năng hỗ trợ nhiệt tình nhất cho người dùng. Đây là sẽ một tiền đề tốt cho các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng các giải pháp chuyển đổi số.
e. Giao diện thân thiện với người dùng
Chỉ một phần mềm có giao diện thân thiện mới giúp bạn khai thác hết các tính năng; dễ tìm hiểu và làm quen với các thao tác quản lý trên phần mềm. Nhờ đó, ứng dụng mới thực sự có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý tòa nhà của các đơn vị.
f. Có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhiều tòa nhà khác nhau
Mỗi tòa nhà có một đặc thù quản lý riêng biệt. Chính vì vậy, những phần mềm cần cho phép người dùng tùy chỉnh các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của từng tòa nhà.
g. Quản lý tập trung và bảo mật
Đây có thể nói là 2 trong số những yếu tố quan trọng nhất trong việc lựa chọn một phần mềm quản lý. Khi đã áp dụng chuyển đổi số thì tất nhiên việc giảm thiếu tối đa các file, các bước trong quá trình vận hành quản lý là điều quan trọng nhất. Ngoài ra, việc đảm bảo an toàn bảo mật cho cả dữ liệu kỹ thuật và tài chính của tòa nhà lẫn thông tin của cư dân đều vô cùng quan trọng.
Bạn nên chọn những ứng dụng quản lý chung cư (app quản lý chung cư) cho phép phân quyền rõ ràng theo từng phòng ban, bộ phận. Đồng thời, phần mềm chung cư đó cũng phải đảm bảo tính bảo mật thông tin để các bộ phận không có quyền hạn tương tự không được phép truy cập. Tính bảo mật đặc biệt quan trọng trong quản lý tài chính và quản lý báo cáo.
Khám phá ngay: Kinh doanh bất động sản cho thuê có thực sự cần phần mềm quản lý khách hàng?
4. Phần mềm quản lý chung cư miễn phí cho bạn
SMARTOS là một trong những giải pháp số hàng đầu tại Việt Nam dành riêng cho bất động sản cho thuê như nhà trọ, chung cư, căn hộ tòa nhà văn phòng. Ngoài những tính năng cơ bản trong quản lý thì một trong những ưu điểm lớn nhất của SMARTOS đó chính là khả năng customize theo yêu cầu của từng khách hàng với quy mô và nhu cầu sử dụng khác nhau.
Khám phá ngay: Phần mềm quản lý tòa nhà – chung cư cho thuê Smartos CRM
Đặc biệt khi đăng ký sử dụng SMARTOS trong Quý 1/2023 này, các chủ nhà trọ, chung cư hay căn hô cho thuê sẽ được hưởng ƯU ĐÃI dùng miễn phí trọn đời hệ thống CRM. Đăng ký tư vấn ngay để được hỗ trợ.
