Với những tiện ích mà văn phòng ảo cung cấp, dịch vụ này là một giải pháp không gian văn phòng đáng cân nhắc cho nhiều công ty. Văn phòng ảo giúp tiết kiệm đáng kể chi phí chung của công ty, và chi phí công nghệ. Đây là một giải pháp hiệu quả về chi phí trong kinh doanh.
Đặc biệt, đại dịch COVID-19 khiến việc lựa chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo trở thành xu hướng. Đồng thời, kết quả của một cuộc khảo sát cho thấy rằng nhân viên cảm thấy làm việc hiệu quả hơn ở nhà, điều này càng khiến nhiều chủ doanh nghiệp quyết định chuyển sang văn phòng ảo.
Tuy nhiên, chuyển sang một văn phòng ảo mới không chỉ là rời khỏi văn phòng truyền thống của bạn. Để chuyển sang một văn phòng ảo như mong muốn, dưới đây là những bước quan trọng bạn nên xem xét.
Mục lục
1. Kiểm tra và cập nhật thông tin liên hệ mới của bạn
Sau khi chọn được một văn phòng ảo như ý, bạn cần kiểm tra lại thông tin của tất cả các tài khoản của công ty, và cập nhật chúng với địa chỉ doanh nghiệp mới của bạn. Một số tài khoản quan trọng cần được cập nhật như:
- Thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng
- Bảo hiểm
- Tài khoản mạng xã hội và trang web
- Tiêu đề thư và chữ ký email
Bên cạnh đó, khách hàng, đối tác và các bên cung cấp của công ty cũng nên được thông báo về sự thay đổi.
2. Bán hoặc tặng những đồ đạc và thiết bị dư thừa
Một trong những lợi ích khi chuyển đến văn phòng ảo là nơi này được trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị. Ví dụ, tại Enouvo Space, khách hàng sẽ có ghế, bàn, máy fax, máy photocopy, máy scan, nhà bếp, khu vực lễ tân, v.v.
Vì vậy, nếu bạn quyết định chuyển đến một văn phòng ảo, bạn có thể bán hoặc tặng các thiết bị và đồ đạc không cần thiết.
3. Sao lưu dữ liệu quan trọng
Một điều quan trọng khác khi chuyển đến văn phòng ảo là đảm bảo rằng bạn đã sao lưu tất cả dữ liệu quan trọng của công ty. Sao lưu dữ liệu đảm bảo rằng tất cả thông tin doanh nghiệp của bạn được bảo mật và bảo vệ an toàn.
4. Bảo mật
Với việc nhân viên truy cập dữ liệu từ internet tại nhà, bảo mật là trách nhiệm quan trọng đối với tất cả nhân viên. Cung cấp VPN để truy cập vào các hệ thống đám mây riêng là khá cần thiết. Việc xác thực nhiều yếu tố, lọc URL, và các tác nhân bảo mật doanh nghiệp là điều cần thiết để duy trì tính toán từ xa an toàn.
Không phải sự thay đổi nào cũng dễ dàng hay hoàn hảo, nhưng nếu bạn càng lên kế hoạch trước, quá trình chuyển đổi sẽ càng đảm bảo hơn.
Xu hướng hướng tới sử dụng văn phòng ảo và làm việc từ xa chắc chắn đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, vì công nghệ đã cung cấp những cách làm việc đầy năng suất, hiệu quả với chi phí thấp. Giống như trong môi trường truyền thống, có nhiều cách để vận hành và quản lý môi trường ảo. Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, Enouvo Space là một lựa chọn uy tín mà bạn có thể xem xét. Truy cập vào đây và gửi tin nhắn nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ văn phòng ảo.
