Thiết lập và quản lý văn phòng ảo tại không gian làm việc chung

Thiết lập và quản lý văn phòng ảo tại không gian làm việc chung

Có nhiều sự lựa chọn về nơi làm việc để giúp các công ty mới có thể phát triển kinh doanh. Một trong những hình thức mà chúng tôi muốn nhắc đến là văn phòng ảo. Đây là lựa chọn phổ biến cho những doanh nghiệp nào xem xét hiệu quả về chi phí, linh hoạt và thuận tiện.

Văn phòng ảo cung cấp một giải pháp thay thế cho các dịch vụ chuyên nghiệp và không cần một văn phòng thực.

phycial office
Là một công ty khởi nghiệp, bạn có thể gặp khó khăn khi thuê văn phòng thực tế

Nếu bạn đang điều hành một không gian làm việc chung, việc sử dụng văn phòng ảo sẽ là một ý tưởng hay.

Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, bạn nên dành thời gian nghiên cứu xem văn phòng ảo có phù hợp với không gian làm việc chung của bạn hay không. Bạn cần hiểu những lợi thế và hạn chế có thể có của việc sử dụng văn phòng ảo. Từ đó, bạn sẽ biết bạn cần được cung cấp những dịch vụ gì, và bạn cần những gì khác để thành công, v.v.

Hãy dành thời gian đọc bài viết dưới đây, bạn sẽ có được một số lời khuyên hữu ích:

1. Văn phòng ảo chính xác là gì?

Văn phòng ảo được xem là một công ty hoạt động độc lập và có địa chỉ gửi thư thực. Nhưng công ty đó không tồn tại ở một địa điểm cụ thể. Sự phát triển của các công cụ như hội nghị truyền hình, và các dịch vụ nhắn tin đã kéo theo việc sử dụng văn phòng ảo ngày càng nhiều.

Nó đặc biệt thu hút các công ty khởi nghiệp muốn tiết kiệm những chi phí bảo trì và bảo dưỡng của không gian văn phòng truyền thống. Và với mức giá thuê mỗi tháng hợp lý, dịch vụ này là một lựa chọn dễ quản lý và tiết kiệm cho các doanh nghiệp mới bắt đầu. 

Hơn nữa, dịch vụ này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có quy mô lớn hơn. Họ được cung cấp các dịch vụ như địa chỉ gửi thư, lễ tân, hay hội nghị truyền hình. Điều này có thể nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đặc biệt là nếu địa chỉ được chọn nằm ở một nơi uy tín.

Thông thường, văn phòng ảo mở rộng các dịch vụ sau:

  • Một địa chỉ thực tế
  • Một hệ thống điện thoại
  • Lễ tân hỗ trợ
  • Phòng họp

Các lợi ích chính của văn phòng ảo có thể kể đến như:

  • Giá cả phải chăng
  • Địa chỉ gửi thư được công nhận ở nhiều địa điểm trên thế giới
  • Sử dụng không gian làm việc chung và phòng họp đầy đủ tiện nghi
  • Dịch vụ chuyển tiếp thư, bao gồm dịch vụ quét và gửi email
  • Lễ tân trực tiếp, hoặc các dịch vụ điện thoại ảo
  • Các dịch vụ bổ sung, tùy chọn

2. Văn phòng ảo mang lại lợi ích như thế nào cho các không gian làm việc chung?

Cung cấp một văn phòng ảo có thể mang lại cho bạn thêm một khoản lợi nhuận. Ngoài ra, bạn sẽ thu hút khách hàng tiềm năng đến các văn phòng của bạn. Sau đó, họ có thể muốn nâng cấp lên gói thành viên toàn thời gian. Họ cũng sẽ bắt đầu sử dụng thêm nhiều dịch vụ của bạn.

Mặt khác, các thành viên đang sử dụng dịch vụ này sẽ kéo khách hàng và đồng nghiệp của họ đến không gian của bạn. Họ tham dự các sự kiện của bạn và tăng thêm sự đa dạng cho cộng đồng, cũng như mang lại lượng truy cập đến không gian làm việc.

Đối với những khách hàng trung thành, họ có thể làm việc với bạn trong nhiều năm. Vì vậy, bạn có được thu nhập ổn định với chi phí bảo trì tương đối thấp.

Dịch vụ văn phòng ảo của Enouvo Space (Đà Nẵng, Việt Nam)

3. Không gian làm việc chung của bạn cần bắt đầu từ đâu?

Sở hữu một không gian thực và một đội ngũ nhân viên đảm bảo các dịch vụ của văn phòng ảo luôn hoạt động trơn tru là mấu chốt.

Sau khi có nơi để đặt văn phòng ảo, điều bạn quan tâm tiếp theo là công nghệ. Tốc độ mạng có tầm quan trọng đối với các thành viên của không gian làm việc chung. Kết nối mạng tốt cho phép bạn giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với khách hàng, dù họ ở đâu. Từ đó bạn có thể hỗ trợ cung cấp một số dịch vụ nhất định. Ví dụ như việc chuyển tiếp thư, hỗ trợ lễ tân và lên lịch họp cũng dễ dàng hơn nhiều. 

Ngoài ra, phần mềm quản lý sẽ giúp cho mọi hoạt động kinh doanh của bạn được suôn sẻ hơn. Ví dụ, với SMARTOS, bạn có thể quản lý thông tin của tất cả khách hàng một cách dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng gửi cho họ hóa đơn trực tuyến, lập hóa đơn, v.v.

Biến đổi không gian của bạn ngay bây giờ

Nền tảng hàng đầu giúp các nhà cung cấp không gian tự động hóa các tác vụ thủ
công, tối đa hóa hiệu quả và tăng sự hài lòng của thành viên

    Tìm kiếm giải pháp tối ưu cho không gian của bạn? Liên hệ ngay