Việc phân bổ và sử dụng chi phí quản lý – vận hành tòa nhà là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của một doanh nghiệp đầu tư nhà trọ cho thuê. Theo đó, các hạng mục chi phí vận hành tòa nhà sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình cho thuê như căn hộ mini hay nhà trọ truyền thống.
Cùng Smartos khám phá ngay trong bài viết này nhé!
Mục lục
I. Chi phí quản lý vận hành tòa nhà là gì?
Chi phí vận hành tòa nhà là các hạng mục chi phí được sử dụng nhằm đảm bảo sự ổn định, hiệu quả trong các hoạt động của tòa nhà cho thuê. Theo đó, quy định của chi phí này đã được đề cập trong Luật Nhà ở các Thông tư từ Bộ Xây Dựng. Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án hay các đơn vị quản lý khác phải tuân thủ chặt chẽ, tránh ảnh hưởng tới công tác vận hành này.
Trên thực tế, việc phân bổ và sử dụng chi phí vận hành phản ánh trực tiếp mức độ vận hành hiệu quả của đơn vị quản lý. Tùy thuộc từng loại hình như căn hộ mini, nhà trọ truyền thống,.. những hạng mục cấu thành chi phí vận hành tòa nhà sẽ có nội dung và tỷ trọng khác nhau.
II. Các loại chi phí quản lý khi vận hành tòa nhà cho thuê
Chi phí về quảng cáo & tiếp thị
Quảng cáo và tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu tòa nhà cho thuê của bạn đến nhóm khách hàng tiềm năng. Đây chính là loại chi phí quản lý được đầu tư để thu hút và duy trì sự quan tâm của khách thuê mới mà bất cứ tòa nhà nào cũng cần sử dụng để tạo ra các chiến lược tiếp thị.
Nó có thể bao gồm các khoản phí như bao gồm chi phí quảng cáo trực tuyến chi phí đăng tin, chi phí triển khai Google Ads, Facebook Ads, chi phí sản xuất nội dung, chi phí SEO, chi phí thiết kế, in ấn các tài liệu quảng cáo,…
Theo đó, khoản chi phí này sẽ có có tỷ trọng khác nhau tùy thuộc vào quy mô, vị trí, thị trường và mục tiêu của tòa nhà cho thuê. Việc xác định ngân sách và lựa chọn các phương pháp tiếp thị phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và tối ưu hóa chi phí trong quá trình tiếp thị tòa nhà.
Chi phí cải tạo & sửa chữa
Để đảm bảo tòa nhà hoạt động an toàn và ổn định, việc bảo trì & tu sửa hạ tầng liên tục là chi phí quản lý không thể thiếu bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và sự hài lòng của khách thuê.
Chi phí bảo trì định kỳ: Đây là chi phí mà chủ nhà trọ phải chi trả định kỳ hoặc theo giờ lao động của nhân viên bảo trì nhằm đảm bảo hệ thống tòa nhà hoạt động đúng cách. Các hạng mục cần chi trả cho bảo trì có thể bao gồm: hệ thống nước, hệ thống điều hòa, hệ thống Phòng cháy chữa cháy,..
Chi phí sửa chữa và thay thế: Khi có sự cố xảy ra hoặc các thiết bị trong tòa nhà cần thay thế, chi phí sửa chữa hoặc thay thế sẽ phát sinh. Tùy thuộc theo mô hình tòa nhà, các chi phí này sẽ được khách thuê chi trả hoặc chủ nhà trọ chi trả. Các khoản phí có thể là sửa chữa hệ thống điện, sửa chữa máy giặt, thay thế vòi sen, khóa cửa,..
Chi phí nâng cấp & cải tiến: Để duy trì tính cạnh tranh và thu hút khách thuê, chủ nhà trọ – căn hộ cho thuê cần tiến hành nâng cấp và cải tiến trong tòa nhà, chẳng hạn như: nâng cấp nội thất, cải thiện tiện ích, dịch vụ đi kèm,…
Phí vệ sinh tòa nhà
Chi phí vệ sinh tòa nhà là một phần quan trọng trong chi phí tổng thể của việc kinh doanh – vận hành tòa nhà cho thuê. Nó bao gồm chi phí vệ sinh khu vực sinh hoạt chung, vệ sinh phòng trống, vệ sinh hành lang di chuyển,… Tỷ trọng chi phí này có thể phụ thuộc vào các yếu tố như bạn thuê nhân viên hay dịch vụ bên ngoài, quy mô tòa nhà ra sao, hoặc địa điểm môi trường (một số khu vực có mức độ ô nhiễm cao có thể đòi hỏi việc vệ sinh với nhiều hóa chất hơn).
Phí nhân sự vận hành
Nó bao gồm chi phí để thuê và duy trì nhân viên thực hiện các nhiệm vụ quản lý và vận hành tòa nhà, bao gồm quản lý chung, bảo trì và sửa chữa, vận hành các tiện ích, an ninh và giám sát. Tỷ trọng của phí nhân sự vận hành phụ thuộc vào quy mô tòa nhà, dịch vụ cung cấp, cấp độ tự quản lý và vị trí địa lý.
Chi phí quản lý chung
Chi phí quản lý, bao gồm các thành phần như quản lý chung, quản lý hợp đồng, quản lý thông tin khách thuê, thu tiền thuê, giải quyết khiếu nại và duy trì hồ sơ khách hàng,… thường được xem là các chi phí ẩn trong kinh doanh.
Thông thường, khoản chi phí này sẽ không được trực tiếp tính vào giá thuê mà thường được tích hợp vào tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Dù không được hiển thị rõ ràng, những chi phí này có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận và hiệu quả. Do đó, việc nhìn nhận và quản lý các chi phí ẩn này là quan trọng để đảm bảo sự bền vững và thành công trong kinh doanh.
VII. Làm thế nào để tối ưu chi phí vận hành và chi phí tìm kiếm khách hàng tiềm năng?
Tổ chức một quy trình quản lý hiệu quả và đầu tư vào các công cụ, hệ thống phù hợp có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho chủ nhà trọ cho thuê.
Điều này bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà để tự động hóa các nhiệm vụ như lập hợp đồng trực tuyến, quản lý thông tin khách hàng và tính toán chi phí thuê, quản lý sự cố,.. để tạo ra một quy trình vận hành khoa học & hiệu suất, cũng như cắt giảm những khoản chi phí không đáng có.
Theo đó, một tòa nhà cho thuê có thể đầu tư vào các giải pháp quản lý nhà trọ – căn hộ cho thuê như:
- Phần mềm quản lý tòa nhà: Giúp quản lý hợp đồng, thông tin khách thuê, thu tiền thuê và giải quyết khiếu nại một cách tự động và hiệu quả.
- Phần mềm quản lý tiện ích: Theo dõi và quản lý tiêu thụ tiện ích, tạo ra báo cáo và tự động hóa việc tính toán và phân bổ chi phí tiện ích cho từng khách thuê.
- Phần mềm thu hút khách thuê tiềm năng: Hỗ trợ quảng cáo và tiếp thị trực tuyến, tạo ra chiến dịch tiếp thị hiệu quả và theo dõi hiệu suất quảng cáo.
Smartos là giải pháp chuyển đổi số dành cho dịch vụ bất động sản cho thuê, giúp chủ tòa nhà tối ưu quy trình vận hành, cũng như gia tăng trải nghiệm khách thuê.
Theo đó, Smartos mang đến những tính năng hoàn chỉnh từ giai đoạn tìm kiếm khách hàng đến khi kết thúc một vòng đời của khách thuê. Điều này giúp cho công việc kinh doanh của nhà trọ cho thuê trở nên trôi chảy, thuận lợi, ít gặp rắc rối và đỡ tốn kém vào những công đoạn không liên quan hơn nhờ các tính năng:
- Cho phép khách thuê tự đặt lịch xem phòng chỉ với vài click trên website.
- Hệ thống báo cáo trực quan theo thời gian thực giúp chủ nhà đưa ra những chiến lược marketing – sales phòng hiệu quả.
- Hệ thống tự tạo hợp đồng và phiếu đặt phòng, cho phép khách thuê tra cứu hóa đơn theo thời gian.
- Tích hợp Zalo OA gửi thông báo, hóa đơn thanh toán cho hàng trăm khách thuê ở các chi nhánh.
- Quản lý toàn bộ thông tin khách thuê trên một nền tảng.
