Các Bước Xây Dựng Kế Hoạch Kinh Doanh Văn Phòng Cho Thuê

Văn phòng cho thuê là xu hướng đầu tư mang lại nhiều lợi nhuận cho các chủ doanh nghiệp. Để quản lý, kinh doanh và vận hành tốt nó, các chủ doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn. Dưới đây là một số bước xây dựng kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê mà Smartos đề xuất.

Bước 1: Định hình việc kinh doanh văn phòng cho thuê

Hầu hết đối với các chủ đầu tư khi bước vào kinh doanh văn phòng cho thuê sẽ phải định hình được doanh nghiệp mình sẽ ra sao thông qua những câu hỏi:

• Tầm nhìn của bạn là gì?
• Sứ mệnh của bạn ra sao?
• Mục đích của việc kinh doanh văn phòng cho thuê là gì? Để kiếm doanh số? Để tài trợ chéo cho các doanh nghiệp đối tác? Để mở chuỗi hệ thống kinh doanh? Để xây dựng hệ sinh thái khép kín cho doanh nghiệp?
• Những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp bạn là gì?
• Business của bạn giải quyết vấn đề nào cho các doanh nghiệp mục tiêu?
• Business của bạn sẽ theo loại hình nào?
• Thiết lập kinh doanh như thế nào? Phong cách, quy mô,…
• Đối thủ cạnh tranh là ai? Họ có những đặc tính nào?

Việc trả lời càng kĩ lưỡng những câu hỏi trên sẽ giúp cho bản thân bạn định hướng rõ ràng được về công việc kinh doanh của mình trong tương lai.

Xem thêm: Các loại hình văn phòng cho thuê phổ biến tại Việt Nam

Bước 2: Xác định khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng khi kinh doanh văn phòng cho thuê

Sau khi định hình được mô hình kinh doanh văn phòng cho thuê của mình, bạn cần xác định được khách hàng mục tiêu của là ai và có những đặc điểm thế nào. Bước này cực kì quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến các kế hoạch tiếp cận khách hàng hiệu quả, tuy nhiên các chủ doanh nghiệp thường hay “bỏ quên” nó.

Để dễ dàng vẽ nên chân dung khách hàng, bạn nên tự phân tích xoay quanh các câu hỏi như họ là ai? Họ có những đặc điểm gì? Quy trình mua hàng của họ ra sao? Họ quan tâm đến những vấn đề gì? Đâu là điểm đau của khách liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của mình?

Xem thêm: TẠI SAO VĂN PHÒNG CHO THUÊ CẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ CRM

Bước 3: Định hình không gian, gói dịch vụ và những tiện ích cho thuê

Sau khi đã phân tích về khách hàng cùng với mô tả sơ bộ về việc kinh doanh văn phòng cho thuê của mình, điêu tiếp theo bạn cần làm đó chính là quy hoạch không gian của mình thành những gói dịch vụ có thể bán được.

Bạn cần xem xét công năng của tòa nhà có thể phù hợp cho những dịch vụ nào. Bên cạnh đó, bạn cần dự trù công suất hoạt động tối đa của tòa nhà là bao nhiêu, từ đó có thể đưa ra các gói thuê theo tháng, hay quý, hay giờ, hay ngày. Đây cũng là giai đoạn cực kì quan trọng bởi lẽ nó sẽ ảnh hưởng đến doanh thu ước tính, chi phí hoạt động, mục tiêu thu hút khách hàng cũng như dự toán nguồn lực.

Bên cạnh các gói dịch vụ, bạn cần tính những dịch vụ tiện ích đi kèm. Bạn sẽ miễn phí, tặng kèm, hay khách hàng phải trả thêm khoản phát sinh cho những dịch vụ này cũng là điều bạn cần cân nhắc. Lựa chọn tiện ích đi kèm trong các gói và nhóm tiện ích sẽ bán kèm cũng rất quan trọng. Bởi vì nó sẽ ảnh hưởng đến dòng doanh thu tăng thêm của công ty.

Sau khi định hình xong các gói dịch vụ, hãy xác lập giá của các gói dịch vụ cụ thể. Khi làm giá dịch vụ, hãy cân nhắc đến những yếu tố sau:

• Tỉ suất lợi nhuận
• Chi phí cho 1 gói
• Mức giá so với thị trường chung tại địa điểm vào ngay thời điểm chuẩn bị kinh doanh
• Chênh lệch mức giá giữa các gói

Sau khi hoàn tất, bạn nên làm ngay bảng giá tóm tắt các gói thật chuẩn chỉnh để dễ tra cứu và sử dụng nhé!

Bước 4: Xác định mục tiêu chiến lược trong ngắn hạn và dài hạn khi kinh doanh văn phòng cho thuê

Các doanh nghiệp thường chia mục tiêu kinh doanh văn phòng cho thuê của mình thành 2 loại: mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. 

Mục tiêu dài hạn kéo dài trên 1 năm, khá ổn định và thường là mục tiêu trong các lĩnh vực lợi nhuận (ví dụ: doanh nghiệp có mục tiêu đạt lợi nhuận 35%/năm), phát triển việc làm,… Ngược lại, mục tiêu ngắn hạn là loại mục tiêu kéo dài từ 1 năm trở xuống và thường được lập một cách cụ thể.

Cần lưu ý, bất kỳ loại mục tiêu nào cũng cần đáp ứng 5 tiêu chí:

• Cụ thể: mục tiêu càng rõ ràng, chi tiết sẽ càng dễ đạt được kết quả tốt.
• Đo lường được: chỉ số, lợi nhuận, doanh thu,… là những đầu mục gắn với số liệu cần được cụ thể hoá trong mục tiêu.
• Khả thi: khi đặt ra mục tiêu phải cân nhắc đến tính khả thi, có nghĩa là mục tiêu ấy doanh nghiệp có khả năng thực hiện được hay không.
• Gắn với thực tế: mục tiêu muốn thực hiện được thì trước hết không thể xa rời thực tế, phải bám sát thị trường.
• Có thời hạn rõ ràng: thời hạn đặt ra sẽ tạo giới hạn và động lực thúc đẩy doanh nghiệp phải thực hiện được mục tiêu trong thời hạn đó.

Xem thêm: 3 mô hình văn phòng kinh doanh hiệu quả nhất hiện nay

Bước 5: Dự kiến mức doanh thu, chi phí và những con số liên quan đến kinh doanh văn phòng cho thuê

Đây là bước cực kì quan trọng khi làm kế hoạch kinh doanh. Bởi lẽ, nó giúp cho bạn kiểm tra được tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch. Dưới đây là

Dưới đây là các con số cốt lõi cần xem xét, được trình bày ngắn gọn và rõ ràng:

• Doanh thu dự kiến:
  • Ước tính doanh thu dựa trên giá bán sản phẩm/dịch vụ và số lượng bán dự kiến.
  • Ví dụ: Số lượng đơn hàng × Giá trung bình mỗi đơn.
• Cấu trúc doanh thu dự kiến:
  • Doanh thu dự kiến thu được dựa trên các kênh mà công ty bạn dự kiến sẽ triển khai
  • Ví dụ: Facebook: 50%, Website: 30%, Referral: 20%
• Chi phí khởi nghiệp:
  • Bao gồm chi phí ban đầu như thuê mặt bằng, mua thiết bị, đăng ký kinh doanh, marketing ban đầu, v.v.
  • Ước tính chi tiết từng hạng mục để tránh thiếu hụt vốn.
• Chi phí vận hành:
  • Chi phí cố định (thuê văn phòng, lương nhân viên, tiện ích).
  • Chi phí biến đổi (nguyên liệu, vận chuyển, quảng cáo).
• Cấu trúc chi phí:
  • Phân bổ chi phí dự kiến theo các kênh mà công ty triển khai
  • Ví dụ: MKT: 20%, Lương: 50%, Hàng hóa: 30%
• Lợi nhuận gộp:
  • Tính bằng: Doanh thu – Giá vốn hàng bán (COGS).
  • Giúp đánh giá khả năng sinh lời trước khi trừ chi phí vận hành.
• Điểm hòa vốn:
  • Xác định doanh thu cần đạt để bù đắp toàn bộ chi phí (cố định + biến đổi).
  • Công thức: Điểm hòa vốn = Chi phí cố định ÷ (Giá bán – Chi phí biến đổi đơn vị).
• Dòng tiền (Cash Flow):
  • Dự báo dòng tiền vào (từ doanh thu) và dòng tiền ra (chi phí, đầu tư).
  • Đảm bảo đủ tiền mặt để duy trì hoạt động, đặc biệt trong giai đoạn đầu.
• Ngân sách marketing:
  • Ước tính chi phí cho quảng cáo, khuyến mãi, xây dựng thương hiệu.
  • Thường chiếm 5-20% doanh thu tùy ngành.
• Tỷ lệ lợi nhuận ròng:
  • Tính bằng: (Lợi nhuận sau thuế ÷ Doanh thu) × 100%.
  • Đánh giá hiệu quả kinh doanh tổng thể.
• Vốn lưu động:
  • Số tiền cần để duy trì hoạt động hàng ngày (trả lương, mua hàng tồn kho, v.v.).
  • Dự tính dựa trên chu kỳ kinh doanh và thời gian thu hồi công nợ.
• Tăng trưởng dự kiến:
  • Ước tính tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng/quý/năm.
  • Dựa trên thị trường mục tiêu, chiến lược kinh doanh và xu hướng ngành.

Bảng dự kiến sẽ là xương sống cho tất cả kế hoạch và là hệ quy chiếu để đánh giá tính hiệu quả kinh doanh và các chương trình xúc tiến bán đi kèm.

Bước 6: Dự kiến những kế hoạch kinh doanh, nhân sự, marketing và kế hoạch dự phòng

Sau khi không gian đã hình thành, đây là lúc bạn cần vạch cho mình những kế hoạch kinh doanh, nhân sự, marketing hợp lý để chuẩn bị cho việc kinh doanh.

Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch,  bạn cần phân tích thị trường như phân tích đối thủ cạnh tranh, xác định quy mô thị trường, tiềm năng kinh doanh của thị trường đó.

Sau khi đã hiểu rõ về sản phẩm cũng như thị trường, hãy lập cho mình kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê bao gồm kế hoạch tiếp cận với khách hàng, chiến lược, chiến thuật tư vấn, bán hàng cho khách, những chương trình xúc tiến bán hàng theo từng giai đoạn, theo từng nhóm khách hàng, các giai đoạn sales,…Tại đây,  phác thảo các sản phẩm và dịch vụ mà công ty sẽ cung cấp và cũng có thể bao gồm giá cả, tuổi thọ sản phẩm và lợi ích cho người tiêu dùng.

Bên cạnh đó,đừng quên sở hữu 1 kế hoạch marketing. Bạn cần mô tả cách thức công ty sẽ thu hút khách hàng cũng như cách thức tiếp cận người tiêu dùng. Nó cũng sẽ trình bày các kế hoạch và chiến thuật thu hút khách hàng, các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị và thông qua các loại phương tiện truyền thông mà các chiến dịch đó sẽ tồn tại trên đó.

Tiếp theo, hãy dự trù về số lượng nhân sự cần thiết để vận hành không ở các bộ phận như quản lý, vận hành, marketing và sales, tài chính kế toán, an ninh, bảo trì,… Tất cả đều cần có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, định hướng nghề nghiệp phù hợp. Bạn cũng có thể lựa chọn phương án thuê ngoài đội ngũ quản lý để giảm thiểu công sức cho việc tuyển dụng cũng như chi phí nhân sự khi không thực sự cần thiết. 

Một điều quan trọng nữa mà hầu hết các chủ các văn phòng cho thuê hay bỏ quên chính là chuẩn bị cho mình kế hoạch dự phòng trong những trường hợp xảy ra những việc bất khả kháng như dịch bệnh,…

Đặc biệt, trong thời đại công nghệ số, hãy cân nhắc ứng dụng công nghệ và những phần mềm quản lý văn phòng cho thuê, tòa nhà trong khâu vận hành, quản lý của mình. Những tính năng sẵn có cùng với biểu mẫu, quy trình được cài đặt sẵn sẽ giúp bạn chuẩn hóa được quy trình tốt hơn.

Từ đó, đội ngũ hoạt động có thể giảm bớt thời gian thực hiện những tác vụ thủ công để có thể làm nhiều việc tạo giá trị cho công ty hơn ví dụ bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng. Không chỉ giúp bạn tối ưu bài toán chi phí mà các phần mềm quản lý vận hành như Smartos còn giúp tăng trải nghiệm khách thuê.

Xem thêm: 7 cách thu hút khách hàng đến không gian văn phòng cho thuê của bạn

Bước 7: Thiết lập hồ sơ kêu gọi tài trợ

Thi thoảng, nhất là đối với những tòa nhà văn phòng cho thuê có quy mô lớn, các chủ đầu tư thường sẽ kêu gọi tài trợ từ các đối tác khác hoặc những công ty quản lý tòa nhà. Với những bộ hồ sơ kêu gọi tài trợ cần có:

• Thư mời tài trợ
• Hồ sơ công trình: Bao gồm bản Pitch Deck giới thiệu về tòa nhà, mô hình kinh doanh, mô hình tài chính, bộ máy nhân sự, thế mạnh cạnh tranh, phân tích đối thủ cạnh tranh, quy mô thị trường, hình ảnh minh họa cho từng dịch vụ/loại phòng và nguồn thu chính của việc kinh doanh và số tiền kêu gọi tài trợ
• Bản tóm tắt giải trình ngân sách
• Báo cáo kinh doanh trong thời gian hoạt động hoặc thời gian chạy thử 
• File đính kèm mô tả về công trình như bản vẽ thiết kế, mặt bằng, giấy phép thi công, pháp nhân công ty…

Hồ sơ kêu gọi tài trợ càng rõ ràng sẽ càng dễ dàng lấy được những khoản tài trợ mong muốn. Nếu bạn đang tự mình kinh doanh hoặc khởi nghiệp thì có thể cân nhắc bỏ qua bước này khi chưa cần gọi vốn.

Bước 8: Chạy thử, mở bán, khai trương

Sau khi mọi thứ đã hoàn thiện xong, kế đến chính là giai đoạn chạy thử, mở bán hoặc khai trương các văn phòng cho thuê. Buổi ra mắt hoặc khai trương tòa nhà thường rất quan trọng bởi lẽ nó đánh dấu sự kiện quan trọng của công trình chính thức được đưa vào sử dụng. Thêm vào đó, thông thường những sự kiện khai trương, mở bán,…sẽ là công cụ marketing cực kì hiệu quả cho các doanh nghiệp. Nó cũng mở đầu cho hàng loạt chương trình ưu đãi kèm theo.

Bước 9: Bảo trì, lấy feedback và điều chỉnh kinh doanh phù hợp

Trong suốt quá trình vận hành tòa nhà, theo dõi và bảo trì cho các hạng mục như thiết bị, cơ sở vật chất là rất quan trọng. Các chủ tòa nhà phải sở hữu cho mình các kênh liên lạc sự cố cũng như giao tiếp với khách hàng để có thể nhận feedback để điều chỉnh và xử lý kịp thời. Các vấn đề phát sinh thường liên quan đến cách thức vận hành, hệ thống cháy, hệ thống đèn điện, hệ thống an ninh, vấn đề quản lý.

Khám phá ngay: Phần mềm Smartos CRM giúp tối ưu hóa quy trình vận hành không gian cho thuê

Các kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê thường được linh hoạt xây dựng và điều chỉnh dựa theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Các chủ sở hữu có thể lược bỏ bớt hoặc thêm vào một số bước để kế hoạch thêm kỹ lưỡng và chỉn chu hơn.

Làm thế nào để tối ưu hóa & tiết kiệm chi phí khi kinh doanh văn phòng cho thuê?

Trên thực tế, từ quá trình bắt đầu kinh doanh văn phòng cho thuê đến khâu vận hành, quản lý không gian thường gặp nhiều những khó khăn như nhân viên thường xuyên nhập liệu sat sót, không thống kê được doanh thu hàng tháng, bị mất hợp đồng/ dữ liệu khách hàng,…

Để giải quyết những khó khăn này, nhiều chủ đầu tư trên thị trường đã ứng dụng chuyển đổi số, tự động hóa quy trình vận hành khi kinh doanh văn phòng cho thuê. Theo đó, Smartos CM là một trong những phần mềm đầu tiên trong lĩnh vực này ở Việt Nam. Theo đó, phần mềm mang đến nhiều ưu điểm vượt trội như:

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• Phù hợp với nhiều loại hình không gian
• Sẵn sàng phát triển tính năng mới để phù hợp với nhu cầu của mỗi cá nhân chủ đầu tư
• Số hóa và tự động hóa quy trình vận hành
• Đội ngũ hỗ trợ dày dặn kinh nghiệm triển khai hệ thống.

Hãy liên hệ ngay với Smartos để nhận hỗ trợ và tư vấn miễn phí khi kinh doanh văn phòng cho thuê.

Bạn có thể quan tâm:

Các mô hình kinh doanh văn phòng cho thuê thu hút nhất năm 2025

Tổng hợp các khoản chi phí xây dựng văn phòng cho thuê

Tổng hợp điều kiện kinh doanh văn phòng cho thuê

Bí quyết thu hút khách hàng đến văn phòng, không gian làm việc của bạn