Tại Các Bước Xây Dựng Kế Hoạch Kinh Doanh Văn Phòng Cho Thuê (P1), chúng ta đã cùng tìm hiểu qua kinh nghiệm vận hành thực tiễn cùng với những kiến thức tổng hợp từ các chuyên gia trong ngành, qua 5 bước đầu tiên trong xây dựng kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê. Dưới đây là 6 bước tiếp theo trong bảng kế hoạch này:
Mục lục
Bước 6: Dự kiến những kế hoạch kinh doanh, nhân sự, marketing và kế hoạch dự phòng
Sau khi không gian đã hình thành, đây là lúc bạn cần vạch cho mình những kế hoạch kinh doanh, nhân sự, marketing hợp lý để chuẩn bị cho việc kinh doanh.
Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch, bạn cần phân tích thị trường như phân tích đối thủ cạnh tranh, xác định quy mô thị trường, tiềm năng kinh doanh của thị trường đó.
Sau khi đã hiểu rõ về sản phẩm cũng như thị trường, hãy lập cho mình kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê bao gồm kế hoạch tiếp cận với khách hàng, chiến lược, chiến thuật tư vấn, bán hàng cho khách, những chương trình xúc tiến bán hàng theo từng giai đoạn, theo từng nhóm khách hàng, các giai đoạn sales,…Tại đây, phác thảo các sản phẩm và dịch vụ mà công ty sẽ cung cấp và cũng có thể bao gồm giá cả, tuổi thọ sản phẩm và lợi ích cho người tiêu dùng.
Bên cạnh đó,đừng quên sở hữu 1 kế hoạch marketing. Bạn cần mô tả cách thức công ty sẽ thu hút khách hàng cũng như cách thức tiếp cận người tiêu dùng. Nó cũng sẽ trình bày các kế hoạch và chiến thuật thu hút khách hàng, các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị và thông qua các loại phương tiện truyền thông mà các chiến dịch đó sẽ tồn tại trên đó.
Tiếp theo, hãy dự trù về số lượng nhân sự cần thiết để vận hành không ở các bộ phận như quản lý, vận hành, marketing và sales, tài chính kế toán, an ninh, bảo trì,… Tất cả đều cần có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, định hướng nghề nghiệp phù hợp. Bạn cũng có thể lựa chọn phương án thuê ngoài đội ngũ quản lý để giảm thiểu công sức cho việc tuyển dụng cũng như chi phí nhân sự khi không thực sự cần thiết.
Một điều quan trọng nữa mà hầu hết các chủ các văn phòng cho thuê hay bỏ quên chính là chuẩn bị cho mình kế hoạch dự phòng trong những trường hợp xảy ra những việc bất khả kháng như dịch bệnh,…
Xem thêm: 7 cách thu hút khách hàng đến không gian văn phòng cho thuê của bạn
Bước 7: Thiết lập hồ sơ kêu gọi tài trợ
Thi thoảng, nhất là đối với những tòa nhà văn phòng cho thuê có quy mô lớn, các chủ đầu tư thường sẽ kêu gọi tài trợ từ các đối tác khác hoặc những công ty quản lý tòa nhà. Với những bộ hồ sơ kêu gọi tài trợ cần có:
- Thư mời tài trợ
- Hồ sơ công trình: Bao gồm bản Pitch Deck giới thiệu về tòa nhà, mô hình kinh doanh, mô hình tài chính, bộ máy nhân sự, thế mạnh cạnh tranh, phân tích đối thủ cạnh tranh, quy mô thị trường, hình ảnh minh họa cho từng dịch vụ/loại phòng và nguồn thu chính của việc kinh doanh và số tiền kêu gọi tài trợ
- Bản tóm tắt giải trình ngân sách
- Báo cáo kinh doanh trong thời gian hoạt động hoặc thời gian chạy thử
- File đính kèm mô tả về công trình như bản vẽ thiết kế, mặt bằng, giấy phép thi công, pháp nhân công ty…
Hồ sơ kêu gọi tài trợ càng rõ ràng sẽ càng dễ dàng lấy được những khoản tài trợ mong muốn.
Bước 8: Chạy thử, mở bán, khai trương
Sau khi mọi thứ đã hoàn thiện xong, kế đến chính là giai đoạn chạy thử, mở bán hoặc khai trương các văn phòng cho thuê. Buổi ra mắt hoặc khai trương tòa nhà thường rất quan trọng bởi lẽ nó đánh dấu sự kiện quan trọng của công trình chính thức được đưa vào sử dụng. Thêm vào đó, thông thường những sự kiện khai trương, mở bán,…sẽ là công cụ marketing cực kì hiệu quả cho các doanh nghiệp. Nó cũng mở đầu cho hàng loạt chương trình ưu đãi kèm theo.
Bước 9: Bảo trì, lấy feedback và điều chỉnh kinh doanh phù hợp
Trong suốt quá trình vận hành tòa nhà, theo dõi và bảo trì cho các hạng mục như thiết bị, cơ sở vật chất là rất quan trọng. Các chủ tòa nhà phải sở hữu cho mình các kênh liên lạc sự cố cũng như giao tiếp với khách hàng để có thể nhận feedback để điều chỉnh và xử lý kịp thời. Các vấn đề phát sinh thường liên quan đến cách thức vận hành, hệ thống cháy, hệ thống đèn điện, hệ thống an ninh, vấn đề quản lý.
Khám phá ngay: Phần mềm Smartos CRM giúp tối ưu hóa quy trình vận hành không gian cho thuê
Các kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê thường được linh hoạt xây dựng và điều chỉnh dựa theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Các chủ sở hữu có thể lược bỏ bớt hoặc thêm vào một số bước để kế hoạch thêm kỹ lưỡng và chỉn chu hơn.
Làm thế nào để tối ưu hóa & tiết kiệm chi phí khi kinh doanh văn phòng cho thuê?
Trên thực tế, từ quá trình bắt đầu kinh doanh văn phòng cho thuê đến khâu vận hành, quản lý không gian thường gặp nhiều những khó khăn như nhân viên thường xuyên nhập liệu sat sót, không thống kê được doanh thu hàng tháng, bị mất hợp đồng/ dữ liệu khách hàng,…
Để giải quyết những khó khăn này, nhiều chủ đầu tư trên thị trường đã ứng dụng chuyển đổi số, tự động hóa quy trình vận hành khi kinh doanh văn phòng cho thuê. Theo đó, Smartos CM là một trong những phần mềm đầu tiên trong lĩnh vực này ở Việt Nam. Theo đó, phần mềm mang đến nhiều ưu điểm vượt trội như:
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
- Phù hợp với nhiều loại hình không gian
- Sẵn sàng phát triển tính năng mới để phù hợp với nhu cầu của mỗi cá nhân chủ đầu tư
- Số hóa và tự động hóa quy trình vận hành
- Đội ngũ hỗ trợ dày dặn kinh nghiệm triển khai hệ thống.
Hãy liên hệ ngay với Smartos để nhận hỗ trợ và tư vấn miễn phí khi kinh doanh văn phòng cho thuê1
