Table of Contents
Nhằm đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh và phục vụ tốt cho khách hàng, nhiều nhà quản trị đã bắt đầu áp dụng các nền tảng công nghệ để hỗ trợ quản lý vận hành không gian coworking. Vậy phần mềm quản lý coworking mang lại những lợi ích gì? Tiêu chí nào để đánh giá và lựa chọn một phần mềm tốt ưu nhất dành cho không gian của bạn? Hãy cũng tìm hiểu cặn kẽ trong bài viết này nhé!
Phần mềm quản lý không gian coworking mang lại lợi ích gì?
Phương pháp quản lý truyền thống bằng thủ công gây nhiều khó khăn trong quản lý không gian coworking. Hiện nay, nhiều chủ không gian vẫn còn áp dụng sổ sách, Excel để ghi chép lại toàn bộ thông tin. Đối với những nơi có số lượng phòng ít có thể sử dụng phương pháp này. Tuy nhiên, những nơi có quy mô lớn thì phương pháp này tồn tại đến nhiều hạn chế:
- Không nắm rõ được đầy đủ, chính xác thông tin khách hàng
- Khó tiếp cận, liên lạc được với khách hàng
- Sai sót trong quản lý số liệu
- Không thể kiểm soát hợp đồng chặt chẽ
- Dễ gây ra tranh cãi, mâu thuẫn
- Không có hóa đơn thanh toán
Vậy có cách nào để quản lý không gian coworking hiệu quả hơn? Hiện nay, sự xuất hiện của phần mềm quản lý không gian làm việc chung sẽ giải quyết những hạn chế này. Các nền tảng công nghệ này sẽ mang đến những lợi ích tuyệt vời. Bao gồm:
- Sử dụng được trên nhiều thiết bị: điện thoại, máy tính, máy tính bảng. Vì vậy, có thể vận hành không gian mọi lúc, mọi nơi.
- Tạo ra sự chuyên nghiệp trong quản lý
- Lưu trữ số liệu chính xác, lâu dài
- Lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng
- Giảm thiểu được chi phí thuê nhân viên
- Giúp tiết kiệm thời gian, công sức tối đa
- Lưu trữ các loại hóa đơn, hợp đồng nhằm đảm bảo không xảy ra tranh cãi
- Tạo được sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng
- Hoạt động quản lý sẽ diễn ra dễ dàng, khoa học hơn
- Kết nối được với khách hàng.
Đây là những lợi ích mà phần mềm quản lý coworking mang lại. Sử dụng phần mềm này sẽ giúp nâng cao chất lượng quản lý. Cho nên, quản lý không gian coworking bằng phần mềm đang là xu hướng. Tuy nhiên, phải lựa chọn được phần mềm tốt thì mới đạt được hiệu quả cao.
Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP THÔNG MINH CHO KHÔNG GIAN COWORKING
Tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm quản lý coworking
Xem thêm: QUẢN LÝ COWORKING CÓ NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CRM MIỄN PHÍ KHÔNG?
Hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ vào vận hành không gian, nhưng để tìm được một phần mềm quản lí đáp ứng tốt nhu cầu mà bạn đang cần cũng như tối ưu hóa vận hành, cần có những tiêu chi đánh giá như sau:
Giao diện thiết kế dễ sử dụng
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng quyết định chất lượng của phần mềm. Một phần mềm tốt là phần mềm quan tâm đến người sử dụng. Giao diện đơn giản thì người dùng mới dễ dàng thao tác.
Không phải nhà quản trị nào nào cũng am hiểu công nghệ. Vì vậy, giao diện phải thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng.
Phần mềm phù hợp với nhiều mô hình, quy mô
Phần mềm quản lý không gian cho thuê phải phù hợp với nhiều mô hình, quy mô khác nhau. Đảm bảo quản lý được cả quy mô nhỏ, quy mô vừa và lớn. Đồng thời, quản lý phù hợp với nhiều mô hình khác nhau. Điều này giúp đáp ứng được nhu cầu mở rộng kinh doanh của bạn trong tương lai mà không gặp phải bất kì rắc rối nào về việc thay đổi, nâng cấp phần mềm.
Phần mềm có độ bảo mật cao
Là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp bạn: thông tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng, báo cáo thu chi… thì tính bảo mật của phần mềm quản lý là ưu tiên hàng đầu.
Phần mềm tốt sẽ có các chứng nhận về chất lượng, chứng nhận bản quyền sản phẩm. Những phần mềm này sẽ đảm bảo hiệu quả khi sử dụng vì đã được kiểm định chất lượng.
Phần mềm tốt phải được chứng nhận về độ an toàn, tính bảo mật. Kiểm chứng về hiệu quả sử dụng. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý coworking phải chú ý đến tiêu chí này.
Giá thành hợp lý
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lí dành cho không gian coworking được cung cấp bởi nhiều công ty trong và ngoài nước. Và giá thành của các sản phẩm phần mềm này cũng rất khác nhau. Nếu như những phần mềm quản lý không gian coworking do nước ngoài sản xuất có giá thành tương đối cao, thì phần mềm do các công ty trong nước sản xuất có giá thành phù hợp hơn với môi trường kinh doanh tại Việt Nam.
Trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay thì việc đầu tư vào một nền tảng công nghệ có hiểu quả cao nhưng lại vừa với túi tiền của doanh nghiệp bạn là một yếu tốt rất đáng để cân nhắc.
Xem thêm: TOP 13 PHẦN MỀM QUẢN LÝ COWORKING TỐT NHẤT
Phần mềm quản lý không gian coworking có đầy đủ các chức năng
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả trong quá trình quản lý. Nếu sử dụng một phần mềm kém chất lượng sẽ không tạo ra được hiệu quả cao.
Phần mềm kém chất lượng đôi khi chỉ là sản phẩm biến đổi từ bảng excel. Đánh lừa cảm giác của người sử dụng. Thực chất, nó không hỗ trợ được gì cho quá trình quản lý.
Phần mềm quản lý căn hộ cho thuê phải có đầy đủ tính năng. Những tính năng này sẽ hỗ trợ quản lý dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Một số tính năng cơ bản như:
- Quản lý thông tin khách hàng.
- Quản lý phòng trống, checkin checkout của khách.
- Quản lý thu chi.
- Lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, báo cáo,…
Trên đây, là những tiêu chí đánh giá chất lượng của phần mềm quản lý cho thuê nhà. Một phần mềm tốt phải đáp ứng được tất cả các tiêu chí này. Nhiều người sẽ băn khoăn đi đâu để tìm một phần mềm có đầy đủ các yếu tố trên.
Nếu bạn đang phân vân không chưa biết có nên lựa chọn công nghệ để quản lý? Tham khảo thêm những ưu điểm tuyệt với mà phần mềm quản lý coworking space mang lại TẠI ĐÂY
