Làm Sao Để Quản Lý Đặt Lịch Hẹn Hiệu Quả Nhanh Chóng?

Làm Sao Để Quản Lý Đặt Lịch Hẹn Hiệu Quả Nhanh Chóng?

Quản lý đặt lịch hẹn xem phòng là điểm chạm đầu tiên trong hành trình khách hàng tiếp xúc với doanh nghiệp của bạn. Đặt lịch hẹn xem phòng hiệu quả giúp khách yên tâm khi thuê phòng và chủ thuê có thể hiểu hơn về nhu cầu khách hàng của mình.

Ngoài ra, lịch xem phòng còn cho phép quản lý tốt hơn trải nghiệm của khách trong quá trình quyết định thuê trọ. Tối ưu hóa quy trình xếp lịch hẹn trên thực tế có thể giúp mang tới sự hài lòng đầu tiên và ấn tượng tốt với khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý đặt lịch hẹn cũng gặp phải những khó khăn nhất định trong việc tổ chức đặt lịch xem phòng.

Trong bài viết này Smartos sẽ giúp bạn tháo gỡ những khó khăn trong việc “Quản lý lịch hẹn xem phòng” và cách “Quản lý quá trình đặt lịch hẹn xem phòng hiệu quả bằng tính năng Quản Lý Xem Phòng Của Smartos” giúp quản lý quá trình đặt lịch hẹn hiệu quả hơn với khách hàng.

đặt lịch hẹn

1. Những khó khăn trong việc đặt lịch hẹn xem phòng

a. Khó khăn sắp xếp thời gian đặt lịch hẹn xem phòng hiệu quả

Một trong những nỗi đau của chủ nhà trọ trong quản lý lịch xem phòng là sắp xếp và đặt lịch hẹn xem phòng hiệu quả với người thuê. Điều này đòi hỏi chủ nhà trọ cần tìm thời gian phù hợp cho việc xem phòng đồng thời phải đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng. Nó có thể gây ra nhiều khó khăn cho chủ đơn vị cho thuê, đặc biệt là khi có nhiều khách hàng cùng lúc đăng ký trong một khung giờ. 

Ngoài ra, việc đặt lịch hẹn xem phòng cũng cần phải phù hợp với thời gian của chính chủ nhà trọ, nhân viên quản lý. Nếu không quản lý phòng trọ hiệu quả, chủ trọ có thể làm giảm chất lượng cuộc hẹn, rối ren khi chồng lịch, nhân sự không được phân công rõ ràng dẫn tới khả năng mất đi một số khách hàng tiềm năng gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh. 

Để giải quyết vấn đề này, chủ nhà trọ có thể áp dụng một số giải pháp như sử dụng Google Calendar, mẫu theo dõi Excel, phần mềm CRM quản lý lịch để dễ dàng theo dõi, sắp xếp và điều phối cuộc hẹn, cho phép khách hàng đăng ký đặt lịch xem phòng trực tuyến, hoặc thuê nhân viên để giúp quản lý lịch hẹn và các hoạt động liên quan đến vận hành nhà trọ.

b. Sự thiếu chính xác trong thông tin

Khi khách hàng đăng ký xem phòng, chủ nhà trọ cần phải cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về địa chỉ, thời gian, vị trí, giá cả, điều kiện và các yêu cầu khác của phòng. Tuy nhiên, với cách làm truyền thông thông tin đang không được lưu trữ đồng nhất về cùng một nền tảng dẫn đến việc thông tin bị rời rạc trên nhiều nơi như trang tính, ghi chép sổ tay.

Nếu thông tin không chính xác, khách hàng có thể bị thất vọng hoặc đến xem phòng với một thái độ không thật sự quan tâm. Do đó, chủ cho thuê cần đảm bảo mọi thắc mắc, yêu cầu của khách hàng được giải đáp và đáp ứng trong buổi hẹn xem phòng.

c. Thiếu giao tiếp hiệu quả trong quá trình xem phòng

Việc giao tiếp thiếu hiệu quả là nguyên nhân dẫn tới quá trình xem phòng không hiệu quả. Nguyên nhân của vấn đề này là do chủ thuê phải giao tiếp với nhiều khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau như Zalo, Messenger, SMS mà thiếu ghi chú các nhu cầu khách hàng trên cùng một nền tảng. Kết quả là với số lượng khách thuê lớn, chủ doanh nghiệp không thể nhớ chính xác mình đã giao tiếp với khách trên kênh nào và họ cần những yêu cầu gì về nhà trọ.

>> Xem thêm: Kinh doanh phòng trọ có cần đăng ký thủ tục kinh doanh?

2. Cải thiện quản lý lịch xem phòng hiệu quả cùng tính năng “Visit Tour – Đặt lịch hẹn xem phòng” của Smartos

Phần mềm quản lý vận hành nhà trọ cho thuê Smartos sẽ giúp bạn quản lý đặt lịch hẹn xem phòng hiệu quả hơn chỉ với vài cú click chuột thông qua 4 lợi ích chính sau:

a. Tạo profile “Đặt Lịch Xem Phòng” trên Smartos Operational CRM

b. Lịch xác nhận tự động gửi về gmail của khách hàng

c. Phân công nhân sự phụ trách

d. Dễ dàng kiểm tra tiến trình xem phòng

a. Tạo profile “Đặt Lịch Hẹn Xem Phòng” trên Smartos CRM

Không còn nhớ nhớ quên quên với những ghi chép đặt phòng truyền thống ra sổ tay. Tính năng “Đặt Lịch Xem Phòng” trên giao diện Smartos Operational CRM sẽ giúp bạn: 

  • Lưu trữ chính xác cụ thể thông tin khách hàng
  • Cập nhật và bổ sung nhanh chóng dữ liệu (khi cần thay đổi)

Như giao diện bên dưới, mọi thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ trên phần mềm bao gồm: Họ và tên, Email, Số điện thoại, thời gian ghé thăm, vị trí phòng,… Việc có đầy đủ thông tin này sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu khách hàng tốt hơn. Thông qua đó bạn sẽ không còn phải lục tìm lại những đoạn chát rời rạc trên Zalo hoặc Messenger đã bị thả trôi trong quá trình trao đổi. 

Tạo profile đặt lịch hẹn xem phòng trên Smartos CRM

Sau khi profile được tạo, bạn còn có thể tùy ý chỉnh sửa và bổ sung các thông tin khác như nguồn thông tin tới doanh nghiệp, dịch vụ quan tâm bổ sung,…Việc lưu giữ các thông tin này không chỉ giúp bộ phận BD mà còn giúp bộ phận marketing đo lường hiệu quả từng kênh tiếp thị để có kế hoạch phân bổ ngân sách phù hợp

Thông tin người đặt lịch hẹn phòng sẽ được lưu trữ trên hệ thống CRM

b. Lịch xác nhận tự động gửi về gmail của khách hàng

Hóa đơn thanh đoán được gửi qua mail cho khách hàng

Sau khi cập nhật hồ sơ trên CRM, hệ thống Smartos sẽ tự động gửi mail thông báo cho khách hàng với đầy đủ các thông tin bao gồm: Mã số ID xem phòng, thời gian đặt lịch để giúp người xem dễ dàng theo dõi lịch hẹn. Tính năng giúp xác nhận thời gian đặt lịch hẹn một cách tự động và không tốn thời gian gửi tay đến từng khách hàng.

c. Phân công nhân sự phụ trách

Không những thế trên giao diện quản lý profile khách hàng, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng chọn ai sẽ là người chăm sóc khách hàng và quản lý hiệu suất công việc nhân viên dựa trên số lượng và tình trạng chốt đơn thành công. 

Dễ dàng phân công nhân sự phụ trách lịch hẹn xem phòng

d. Dễ dàng kiểm tra tiến trình xem phòng

Sau khi tất cả dữ liệu khách hàng được cập nhật trên CRM, màn hình sẽ xuất hiện một dashboard “Dạng Bảng” liệt kê đầy đủ lại thông tin khách hàng. Tính năng này vô cùng quan trọng vì thông qua đó giúp đơn vị cho thuê có cái nhìn tổng quan về số lượng người xem phòng, tiến trình của các cuộc hẹn. Từ đó, có thể ước tính và sắp xếp nhân sự chăm sóc và tư vấn phù hợp

Dễ dàng kiểm tra tiến trình lịch hẹn xem phòng

Bên cạnh đó, trên giao diện Smartos còn cho phép chủ doanh nghiệp xem thông tin dưới “Dạng lịch”. Nếu “Dạng bảng” tập trung vào thông tin khách hàng thì “Dạng Lịch” giúp hiển thị trực quan lịch hẹn theo từng ngày, từng giờ. Thông qua đó sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra số lượng lịch hẹn mỗi ngày để tránh đặt lịch nhầm cho khách hàng sau. 

Quản lý lịch hẹn xem phòng hiệu quả hiệu dưới dạng lịch

Ngay sau khi khách thăm phòng, bạn có thể dễ dàng ghi chú lại Trạng Thái hoạt động của khách hàng để có kế hoạch chăm sóc sau đó. Tại đây, sẽ có 3 mức trạng thái mặc định bạn cần quan tâm: Đã xác nhận (thời gian xem phòng), Đã hoàn thành (chuyến đi xem phòng), Đã hủy (xem phòng). Thông qua tỷ lệ của 3 trạng thái này doanh nghiệp có thể hiểu sơ bộ về tình trạng vận hành doanh nghiệp. 

Quản lý lịch hẹn xem phòng hiệu quả cùng Smartos

>> Đọc thêm: Kinh Nghiệm Quản Lý và Đầu Tư Bất Động Sản Cho Thuê Hiệu Quả Từ Chuyên Gia


Sử dụng phần mềm Smartos Operational CRM trong đặt lịch hẹn giúp tổ chức lịch trình xem phòng cho khách một cách hợp lý hơn. Phần mềm quản lý đặt lịch hẹn giúp đảm bảo tính chính xác và đồng bộ quá trình khách xem phòng vì mọi dữ liệu đều được ghi nhận trên một nền tảng duy nhất. Nó giảm thiểu sai sót trong việc ghi nhận thông tin và lên lịch trình, giúp cho quá trình đặt lịch xem phòng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Bên cạnh tính năng quản lý đặt lịch hẹn xem phòng, Smartos được đánh giá cao bởi nhiều tính năng khác như báo cáo theo thời gian thực, quản lý tiền điện nước tự động, gửi thông báo nhắc hẹn thanh toán hàng tháng qua Zalo cho người thuê.

Smartos Operational CRM – Giải pháp chuyển đổi số dịch vụ bất động sản cho thuê số 1 Việt Nam được phát triển và vận hành bởi đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và bất động sản. Chúng tôi tự hào là đối tác giúp nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thành công như TP Bank, Nhà Trọ Văn Mình, The Little Thảo Điền,…

Bạn cũng muốn chuyển đổi số thành công? Liên hệ ngay hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên viên tận tình của Smartos!

Biến đổi không gian của bạn ngay bây giờ

Nền tảng hàng đầu giúp các nhà cung cấp không gian tự động hóa các tác vụ thủ
công, tối đa hóa hiệu quả và tăng sự hài lòng của thành viên

Tìm kiếm giải pháp tối ưu cho không gian của bạn? Liên hệ ngay