Điều hành và quản lý không gian làm việc chưa bao giờ là một việc dễ dàng.
Mô hình không gian làm việc ngày càng phổ biến, đặc biệt là sau đại dịch COVID-19. Điều này dẫn đến sự bùng nổ của các phần mềm hỗ trợ quản lý không gian làm việc. Tuy nhiên, là người điều hành không gian, bạn cần tìm hiểu phần mềm nào là phù hợp với không gian của bạn, trước khi bắt đầu áp dụng.
Trước đây, bộ công cụ phần mềm quản lý thông tin khách hàng cho mô hình không gian làm việc chung. Phổ biến nhất vẫn là Microsoft Excel và Microsoft Word. Mặc dù chi phí rất ít, thậm chí là miễn phí, nhưng những công cụ này còn nhiều hạn chế.
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng giúp bạn quản lý không gian và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Smartos gợi ý CRM là một công cụ đáng cân nhắc.
Mục lục
Hệ thống CRM trong quản lý không gian làm việc là gì?
Hệ thống CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) có thể hiểu đơn giản là một công nghệ giúp quản lý tất cả các mối quan hệ và tương tác kinh doanh của bạn với khách hàng hiện tại, cũng như khách hàng tiềm năng. Một CRM tốt giúp bạn cải thiện các mối quan hệ kinh doanh, duy trì kết nối với khách hàng.
Áp dụng CRM sẽ giúp bạn đo lường và phân tích hành vi của các thành viên. Qua đó, bạn có thể lên các kế hoạch mới để nâng cao dịch vụ, phát triển cộng đồng, và tăng trưởng doanh thu.
Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CHO KHÔNG GIAN LÀM VIỆC
Đơn giản hóa việc quản lý không gian làm việc
Một biểu mẫu được cung cấp để nhập những thông tin của khách hàng. Việc hệ thống thành một biểu mẫu giúp thông tin dễ quản lý hơn và tránh sai sót. Những thông tin này được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Đồng thời, dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa trên hệ thống một cách tự động. Quy trình này giúp cắt giảm thời gian cần thiết để xử lý theo cách thủ công.
Với Smartos CRM, chức năng Create Booking được đặt ở trang Dashboard giúp bạn dễ dàng thực hiện các thao thác đặt phòng, check-in, check-out cho khách chỉ trong vài thao tác chuột. Những yêu cầu về thông tin khách hàng được sắp xếp để bạn dễ dàng nhập thông tin và các tùy chọn khác nhau. Sau đó, bạn có thể tạo đơn, hoặc check-in cho khách hàng ngay lập tức, chỉ bằng một lần chọn.
Xem thêm: BÍ QUYẾT TIẾT KIỆM THỜI GIAN KHI VẬN HÀNH VĂN PHÒNG COWORKING
Hỗ trợ các chiến lược marketing
Chức năng Reports sẽ cung cấp cho bạn những biểu đồ và dữ liệu trực quan. Những thông tin này giúp bạn thu thập được chi tiết thông tin và hành vi của khách hàng. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những chiến lược marketing để phát triển kinh doanh. Ví dụ, kế hoạch bán thêm các gói thành viên đặc biệt, hay các dịch vụ thêm cho khách hàng.
Với CRM, bạn hoàn toàn xác định những dịch vụ nào đang được các khách hàng và thành viên của bạn ưa chuộng. Từ đó có thể đưa ra những gợi ý về việc sắp xếp chỗ ngồi, hay mở rộng không gian.
Kết nối các thành viên trong cộng đồng của bạn
Với Smartos, các thành viên có thể dễ dàng liên lạc với nhân viên thông qua một ứng dụng di động dành riêng cho khách hàng. Thay vì phải sử dụng nhiều nền tảng khác nhau để liên lạc với mọi người.
Thông qua một ứng dụng dành riêng cho khách hàng, các thành viên có thể đăng tải nội dung lên mục Cộng đồng để trò chuyện với các thành viên khác. Smartos CRM quản lý những nội dung này, cho phép duyệt hoặc từ chối đăng tải. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể gửi thông báo cho các thành viên bằng Smartos CRM. Thay vì phải sử dụng nhiều nền tảng khác nhau, như Facebook, Email,… để quản lý cộng đồng và thông báo những sự kiện sắp diễn ra ở không gian làm việc của bạn, tất cả đã được tích hợp ở Smartos CRM.
Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên
Các thành viên có thể nhắn tin cho nhân viên cũng bằng ứng dụng di động dành cho khách hàng. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ hiệu quả. Các thành viên có thể nhắn tin bất cứ lúc nào, và không cần phải đến trực tiếp quầy lễ tân để tìm nhân viên của không gian làm việc. Các bạn nhân viên sẽ trả lời tin nhắn của khách hàng nhanh chóng.
Với Smartos CRM, bạn hoàn toàn có thể xem những báo cáo, số liệu của không gian ngay lập tức. Tất cả những dữ liệu đều được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Điều này giúp đảm bảo độ hiệu quả, nhanh chóng để làm báo cáo, hay thống kê. Giao diện đơn giản, rõ ràng, chức năng được sắp xếp phù hợp, giúp thao tác trong công việc được tiện lợi hơn, các bạn nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Tóm lại
Một công cụ CRM cho không gian làm việc là một “trung tâm” lưu trữ, quản lý những thông tin cần thiết của khách hàng hiện tại, cũng như khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, bạn có thể đề xuất chiến lược kinh doanh và quản lý các chiến dịch marketing. Không chỉ nâng cao trải nghiệm của các thành viên, sử dụng CRM hiệu quả còn giúp chủ không gian cải thiện chất lượng công việc.
Liên hệ Smartos tại đây để tìm hiểu thêm về sử dụng phần mềm CRM miễn phí trong vòng 15 ngày!
