Phần mềm CRM là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tăng cường tương tác & quản lý hiệu quả với khách hàng.
Bạn là một nhà đầu tư, kinh doanh dịch vụ không gian làm việc chung – coworking space, văn phòng làm việc? Bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp quản lý khách hàng hiệu quả, thúc đẩy doanh thu, hỗ trợ tự động hoá quy trình điều hành? Vậy thì những phần mềm CRM chính là giải pháp cho không gian của bạn!
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khi tìm hiểu chưa kỹ về phần mềm quản lý CRM thì nghĩ rằng nó đơn giản cũng chỉ là một công cụ giúp số hoá mấy loại giấy tờ rồi lưu trữ thông tin về một mối…
Nhưng thực chất những giá trị mà các phần mềm CRM tại Việt Nam hay các phần mềm ngoại nhập thực sự “đáng đồng tiền bát gạo” với khoản đầu tư của doanh nghiệp.
Hãy cùng Smartos tìm hiểu kỹ thêm về phần mềm CRM trong bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Phần mềm CRM là gì?
a. Phần mềm CRM là gì?
Phần mềm quản lý khách hàng CRM hay còn gọi là phần mềm CRM là viết tắt của “Customer Relationship Management” tạm dịch là quản trị quan hệ khách hàng.
Nhiều người nhầm lẫn rằng: CRM hay phần mềm quản lý bán hàng đều là một loại, nhưng thực chất đây là một công cụ được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, gia tăng trải nghiệm và xây dựng lòng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ không gian làm việc, văn phòng cho thuê thì các phần mềm chăm sóc khách hàng không chỉ giúp quản lý thông tin doanh thu, lưu trữ mà còn giúp phân tích dữ liệu khách hàng thông qua hệ thông báo cáo tự động. Giúp nhà quản lý có thể tìm hiểu sâu hơn về hành vi, nhu cầu của họ.
Từ đó, doanh nghiệp đưa ra các chính sách marketing và dịch vụ phù hợp với khách hàng đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ, củng cố mối quan hệ với khách hàng. Và tất nhiên cuối cùng chính là gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Đọc ngay: Có nên sử dụng phần mềm CRM miễn phí?
b. Sự khác biệt giữa các phần mềm CRM tại Việt Nam & CRM thế giới
Phần mềm CRM Việt Nam sẽ có những đặc thù riêng biệt để phù hợp với thị trường việt Nam.
Chẳng hạn như các phần mềm CRM tại Việt Nam thường mang tính tập trung – tổng hợp. Các doanh nghiệp có xu hướng cần một hệ thống đầy đủ nhiều tính năng như aurn lý khách hàng, quản lý văn phòng, quản lý giao dịch, quản lý dự án, quản lý tiến độ công việc,.. .
Theo đó, doanh nghiệp Việt tin rằng các phần mềm CRM tốt nhất hiện nay cần quản lý tập trung – nhanh chóng chỉ với 1 nền tảng duy nhất.
Trong khi đó, các phần mềm CRM trên thế giới lại mang những đặc thù khác hoàn toàn. Đa phần, chúng đều tập trung vào 1 chức năng lớn trên phần mềm CRM và chỉ hoàn thành chuyên sâu tính năng đó. Sau đó, các phần mềm này sẽ tích hợp các hệ thông khác nhau.
Ngoài ra, phần mềm CRM tại Việt Nam còn có 1 số điểm khác biệt như:
- Tính địa phương hóa: Phần mềm CRM Việt Nam được thiết kế dựa trên hành vi, nhu cầu và những yêu cần cụ thể của thị trường, doanh nghiệp Việt Nam. Bên cạnh đó, ngôn ngữ vận hành và trao đổi cũng có phần đơn giản hơn. Trong khi đó, phần mềm CRM thế giới có xu hướng được sử dụng trên quy mô toàn cầu, sẽ đáp ứng các yêu cầu của công ty quốc tế và có tính chất tổng quát hơn.
- Tích hợp với các hệ thống địa phương: Trong khi phần mềm CRM Việt Nam có thể được tích hợp với các hệ thống và ứng dụng địa phương phổ biến, chẳng hạn như hệ thống kế toán, các ngân hàng, cổng thanh toán phổ biến tại Việt Nam, các phần mềm crm quốc tế lại có khả năng tích hợp với các hệ thống quốc tế. Tuy nhiên, điều này cần nhiều công sức và thời gian để hoạt động tương thích tại thị trường Việt Nam.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm CRM
Với nhiều tính năng tiên tiến cùng sự phát triển của công nghệ, các phần mềm CRM là công cụ quan trọng mang đến nhiều tiện ích cho doanh nghiệp.
74% doanh nghiệp cho biết CRM giúp cải thiện quy trình tương tác và giữ chân khách hàng hiện tại. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm CRM có thể tăng doanh số bán hàng lên đến 29%.
Forrester Research, 2021
Đối với không gian coworking – Giảm chi phí, tăng lợi nhuận.
- Thông tin khách hàng luôn là những thông tin quan trọng hàng đầu của một coworking. Việc lưu trữ và xử lí tốt các loại dữ liệu này giúp không gian của bạn nắm bắt các cơ hội kinh doanh và đưa ra những quyết sách phù hợp
- CRM giúp phục vụ tốt hơn cho khách hàng, từ đó xây dựng được sự liên kết giữa khách hàng với doanh nghiệp
- CRM giúp bạn lắng nghe khách hàng tốt hơn thông qua những tính năng đặc biệt. Nhớ đó mà tạo được sự trung thành, yêu mến và lòng tin từ khách hàng
- CRM giúp không gian của bạn quảng bá được các gói dịch vụ, thương hiệu nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm chi phí. Phát triển đội ngũ nhân viên và nâng cao hiệu quả công việc của họ
- Thống nhất các tác vụ quản lý trên một phần mềm cũng giúp giảm rất nhiều công về thời gian và nguồn lực so với việc sử dụng chồng chéo nhiều phần mềm, công cụ khác nhau.
Nghiên cứu của Salesforce vào năm 2021 cho thấy: “65% doanh nghiệp cho biết phần mềm CRM giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên”
Đối với nhà quản lý- Vận hành sát sao, nắm bắt cơ hội.
- Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM là công cụ hỗ trợ giúp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất.
- Từ những dữ liệu quá khứ và hiện tại mà CRM cung cấp, quản lý có thể dự đoán được cơ hội kinh doanh trong tương lai, cũng như kịp thời nhận định được những khó khăn hay rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp.
- CRM cũng giúp đánh giá được hiệu suất làm việc của từng nhân viên để có chiến lược KPI rõ ràng.
- Thiết lập, quản lý và theo dõi sát sao những thông tin liên quan đến khách hàng để đưa ra những chiến lược Sales & Marketing hợp lý nhất
- Ngoài ra CRM còn cung cấp rất nhiều những tính năng quan trọng khác mà nhà quản trị có thể dựa vào đó mà nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh dù là đang ở bất kì nơi đâu
Như vậy, với những lợi ích to lớn đó, việc thiết lập một phần mềm CRM để quản lý khách hàng là quyết định mang tính chiến lược. Tuy nhiên, nếu lựa chọn sai phần mềm thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Vậy đâu là những yếu tố tiên quyết để chủ doanh nghiệp cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm quản trị khách hàng tối ưu nhất cho không gian coworking của họ?
Xếp hạng 9 tiêu chí đánh giá phần mềm CRM tốt nhất hiện nay
1. Giao diện thông minh, dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn mua phần mềm quản lý khách hàng đó là CRM có dễ dàng sử dụng hay không.
Một phần mềm có giao diện thân thiện, khoa học “dễ dùng, dễ nhớ, dễ thao tác” sẽ giúp nhân viên có thể áp dụng sử dụng nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và thời gian thao tác sẽ được ưu tiên hơn cả. Điều này thuận tiện cho cả những nhân viên không biết nhiều về công nghệ sử dụng dễ dàng.
2. Phù hợp với không gian coworking của bạn
Nhiều quản lý không gian thường không tìm hiểu kỹ và lựa chọn những phần mềm quản lý không phù hợp với mục đích vận hành cũng như mô hình không gian coworking mà mình đang quản lý.
Tiêu chí triển khai CRM đáp ứng được toàn bộ quy trình vận hành không gian của bạn là yếu tố quan trọng giúp vận hành không gian hiệu quả. Bạn lựa chọn và tìm hiểu kỹ lưỡng các tính năng phù hợp với mục đích quản lý của mình ví dụ như bản Demo, dùng thử… để trải nghiệm trước khi quyết định mua sản phẩm phần mềm.
3. Tính tương thích trên các thiết bị sử dụng
Doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm CRM quản lý có thể tương thích hoạt động ngay trên các thiết bị di động để thuận tiện cho quá trình quản lý từ xa. Tính tiện dụng trong triển khai CRM trở thành yếu tố tất yếu giúp bạn có thể kiểm soát doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, trên bất kỳ phương tiện nào.
4. Khả năng nâng cấp và mở rộng linh hoạt
Là người quản lý, bạn không chỉ cần tìm hiểu những tính năng triển khai CRM có đầy đủ với mô hình kinh doanh hay không mà cần tìm hiểu thêm về các tính năng nâng cao đơn vị triển khai. Có thể hiện tại không gian coworking của bạn chưa cần sự hỗ trợ thêm của các tính năng đó nhưng khi không gian phát triển thêm thì phần mềm cũng phải được hiệu chỉnh, nâng cao theo để đáp ứng được nhu cầu kih doanh.
5. Hỗ trợ sau bán hàng
Với mặt hàng đặc thù của một sản phẩm công nghệ thì dịch vụ chăm sóc sau mua cũng quyết định cốt lõi sản phẩm phần mềm đó có đáng sử dụng hay không. Một đơn vị cung cấp uy tín luôn phải đi kèm với đội ngũ chăm sóc khách hàng và nhân viên kỹ thuật hỗ trợ bạn mọi lúc, mọi nơi.
6. Thời gian triển khai
Thời gian đối với doanh nghiệp còn quý hơn cả tiền bạc. Triển khai áp dụng CRM càng nhanh thì càng tiết kiệm chi phí nhân sự và của cải. Tất nhiên, triển khai nhanh chóng luôn luôn phải đi kèm với yếu tố dịch vụ chất lượng hoàn hảo. Nhà quản trị không gian có thể tham khảo các bên đã triển khai CRM trước đó để lựa chọn phần mềm quản lý đáp ứng tốt nhất.
7. Khả năng tích hợp
CRM có khả năng tích hợp với các ứng dụng, phần mềm khác cũng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng. Các tính năng tích hợp được liệt kê như: Marketing tự động hoá, gởi thông báo đến người dùng, Email Marketing, Tổng đài ảo…
8. Giá thành của phần mềm
Giá thành dường như không đi kèm với chất lượng, điều đó chỉ xác định một phần nào. Hiện nay tại thị trường Việt Nam cũng đã có nhiều doanh nghiệp cung cấp các giải pháp CRM chất lượng cao nhưng giá thành lại vô cùng hợp lý với túi tiền của doanh nghiệp trong nước. Chủ không gian coworking cần cân nhắc kĩ trên nhiều tiêu chí và có đủ lòng tin với đơn vị cung cấp để thực hiện khoản đầu tư đắt giá này.
9. Kinh nghiệm triển khai của đơn vị cung cấp
Tìm hiểu trước về quá trình hình thành, lộ trình phát triển hay các đánh giá về chất lượng triển khai phần mềm của đơn vị cung cấp CRM sẽ giúp ích cho các nhà doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm quản lý khách hàng CRM uy tín.
10. Tính bảo mật và quản lý dữ liệu
Dữ liệu khách hàng, cái báo cáo tài chisnhm quy trình làm việc ,.. chính là một trong những yếu tố quan trọng của một doanh nghiệp. Vì vậy, dù là phần mềm CRM miễn hí hay trả phí, chúng đều cần đảm bảo tính bảo mật cao bao gồm mã hóa thông tin, quản lý quyền truy cập và đảm bảo caác biện pháp bảo về dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.
11. Tính khả dụng và độ tin cậy
Phần mềm CRM nên có khả năng hoạt động ổn định, ít lỗi và được cung cấp bởi một đơn vị có độ tin cậy cao để cắt giảm hoàn toàn các rủi ro trong quá trình sử dụng
12. Hỗ trợ và đào tạo người dùng
Để đánh giá chất lượng hỗ trợ và đào tạo người dùng của 1 đơn vị cung cấp phần mềm crm, bạn có thể cân nhắc các yếu tố nhuwL tài liệu hướng dẫn, tài liệu đào tạo, cộng đồng người dùng, khả năng hỗ trợ kỹ thuật, chi phí khi hỗ trợ, ..
13. Tính tiên phong và phát triển
Một phần mềm CRM tốt sẽ dễ dàng đổi mới và phát triển sản phẩm, cũng như cập nhật những công nghệ mới và đảm bảo rằng phần mềm đó đáp ứng được nhu cầu, xu hướng trong tương lai.
Qua việc xem xét những tiêu chí này, doanh nghiệp có thể chọn phần mềm CRM phù hợp với nhu cầu, quy mô và mục tiêu kinh doanh của mình.
Một số phần mềm CRM tốt nhất hiện nay
Phần mềm CRM nào tốt? Phần mềm CRM nào tốt nhất? Phần mềm CRM nào phù hợp với doanh nghiệp của tôi? Chắc chắn bắt kì doanh nghiệp nào khi bắt đầu tìm hiểu cũng sẽ có những câu hỏi tương tự
Tại Việt Nam không thể không kể tới những cái tên như: Base, 1Office, Misa, Hubpot, ZOHO CRM, CRMVIET…Đối với ngành dịch vụ không gian làm việc chung thì có thể kể đến những cái tên như: Smartos, Nexudus, Cobot, OfficeRnd, Optix
Xem thêm: TOP 13 phần mềm quản lý không gian cowoking tốt nhất
Smartos cung cấp phần mềm CRM cho các không gian cho thuê
Được phát triển bởi Enouvo Group với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, Smartos – Phần mềm quản lý Bất động sản cho thuê chính là sự lựa chọn đáp ứng đủ những tiêu chí vừa nêu trên. Không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ vượt trội, hệ thống phần mềm CRM tốt nhất này có những tính năng thông minh giúp nhà quản trị loại bỏ được những cản trở trong quá trình vận hành không gian coworking, tiết kiệm tốt đa chi phí và đặc biệt là mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Các chức năng chính của Smartos Operational CRM trong công tác quản lý và vận hành không gian làm việc chung:
- Quản lý đơn đặt hàng
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý thu chi
- Quản lý nguồn lực
- Xuất hoá đơn và hợp đồng trực tuyến
- Quản lý sự cố
- Thông báo nhắc nhở
- Báo cáo trực quan
Với Smartos Operational CRM:
- Dễ dàng kiểm soát tình hình thu chi theo các mốc thời gian cố dịnh
- Mọi thông tin về khách hàng, số liệu liên quan tới vận hành doanh thu được tập trung về một nền tảng giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm
- Số liệu được báo cáo tự động, chính xác.
- Dễ dàng theo dõi hoạt động của không gian từ xa mà không cần có mặt trực tiếp.
- Không nhầm lẫn, sai sót vì những thao tác nhập liệu thủ công.
Hy vọng với những thông tin mà Smartos đã cung cấp ở trên, bạn đọc đã hiểu rõ hơn những ưu điểm vượt trội của phần mềm CRM và có thể đưa ra lựa chọn phần mềm CRM tốt nhất. Nếu còn băn khoăn về những lợi ích mà phần mềm Smartos Operation CRM mang lại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí và nhiều ưu đãi hấp dẫn!
