Phần mềm CRM miễn phí hiện đang được nhiều công ty và doanh nghiệp nhỏ lựa chọn để chuẩn hóa quy trình kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của họ. Với chi phí đầu tư bằng không, khá dễ hiểu tại sao những phần mềm này có thể thu hút một lượng lớn người dùng như vậy.
Đặc biệt khi các phần mềm CRM tốt nhất ngày càng được đánh giá cao về tính hiệu quả trong chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích thiết thực, cũng tồn tại rất nhiều ý kiến đánh giá trái chiều xoay quanh chất lượng của mình phần mềm này. Liệu việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM miễn phí như vậy là điều nên làm hay chỉ là lợi bất cập hại?
Cùng Smartos đọc ngay bài viết dưới đây để có những góc nhìn chính xác!
Mục lục
1. Tầm quan trọng của phần mềm CRM trong chiến lược kinh doanh
Phần mềm CRM hay phần mềm quản lý khách hàng, một thuật ngữ được nhắc tới thường xuyên trong kinh doanh từ nhiều năm nay. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ trong quản lý trải nghiệm khách hàng và hoạt động nghiệp vụ không còn xa lạ trong thời đại công nghệ bùng nổ mạnh mẽ như hiện nay.
Thông thường, các phần mềm CRM được sử dụng để duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng bằng cách lưu trữ, phân tích và tạo ra các chiến lược dịch vụ khách hàng, tiếp thị phù hợp nhất.
Mỗi doanh nghiệp thành công đều gắn liền với khách hàng, thay vì tập trung vào các mảng khác thì hiện nay xu hướng tập trung vào khách hàng đang được đề cao hơn bao giờ hết.
Theo thống kê, gần như là 80% lợi nhuận doanh nghiệp đến từ 20% khách hàng thường xuyên.
Dựa trên nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh
Đó là lý do mà nghiệm vụ chăm sóc khách hàng của đội ngũ nhân viên luôn được đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp. Nhưng khả năng con người luôn có giới hạn nhất định, chưa kể sai sót, mất mát dữ liệu xảy ra rất là rất phổ biến.
Do vậy, nhu cầu về một hệ thống CRM miễn phí giúp quản lý toàn diện khách hàng chắc chắn là không thể bàn cãi. Mặc dù thực tế có rất nhiều công ty ngày nay không cần đến nó mà vẫn xử lý rất tốt các vấn đề liên quan đến khách hàng.
Tuy nhiên, theo thời gian, khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, việc mở rộng quy mô công ty với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng là điều tất yếu.
Cùng với đó, việc áp dụng nền tảng công nghệ CRM vào quá trình kinh doanh đang được coi là xu hướng phát triển hiện nay của các doanh nghiệp Việt Nam. Không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn nâng cao hiệu quả công việc của các phòng ban và nhân viên trong công ty.
Khám phá: Đừng xem CRM chỉ là phần mềm – nó xứng đáng là khoản đầu tư đáng giá
Hoạt động chăm sóc khách hàng tại một không gian coworking
2. Ưu-nhược điểm phần mềm CRM miễn phí?
Do một số hạn chế về tài chính hoặc quy mô công ty mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã quyết định lựa chọn CRM miễn phí thay vì những phiên bản trả phí đang rất phổ biến trên thị trường hiện nay.
Giá phần mềm CRM là một trong những yếu tố hàng đầu khi một doanh nghiệp quyết định đầu tư. Chính vì vậy nhiều doanh nghiệp sẽ ưu tiên sử dụng các nền tảng 0 đồng hoặc sử dụng các phần mềm cho dùng thử trước khi “đổ tiền” vào những phần mềm trả phí.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trước mắt, thì những phần mềm không phí cũng tiềm ẩn có những nhược điểm khó khắc phục.
Sau đây là một số ưu nhược điểm thường gặp phải ở các phần mềm chăm sóc khách hàng không chi phí để các nhà đầu tư cân nhắc:
a. Ưu điểm của phần mềm CRM miễn phí
Tùy vào mỗi một đơn vị cung cấp, mỗi phần mềm CRM không phí sẽ có các tính năng sử dụng khác nhau.
Tuy nhiên, phần tổng quan được thiết kế để quản lý và hỗ trợ khách hàng tốt hơn trên cơ sở lưu trữ dữ liệu so với cách thông thường. Do đó, các phần mềm không tốn phí này có những ưu điểm sau:
- Tiết kiệm được một nguồn ngân sách để sử dụng cho hoạt động kinh doanh khác của công ty. Đây chính là ưu điểm đáng lưu ý hàng đầu đối với những nhà đầu tư, quản lý doanh nghiệp.
- Mang đến những tính năng cơ bản nhất để đáp ứng hầu nhu cầu chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
- Có thể phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, tùy theo từng loại phần mềm mà bạn có thể nghiên cứu và sử dụng cho nhu cầu của mình.
- Giúp các công ty nhỏ có thể chăm sóc và quản lý khác hàng bài bản và chuyên nghiệp hơn so với các phương thức chăm sóc truyền thống trước đây.
b. Nhược điểm của phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí
Không thể phủ nhận rằng việc sử dụng phần mềm CRM miễn phí ngày nay mang lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp, đặc biệt là giúp tiết kiệm được một khoản ngân sách kha khá. Tuy nhiên, để đưa ra câu trả lời chính xác cho câu hỏi có nên sử dụng phiên bản miễn phí hay không, cần tham khảo qua những hạn chế sau đây:
- Phiên bản không phí thường bị giới hạn về các tính năng nhất định, thường là những tính năng nâng cao mang tính đột phá. Bạn chỉ có thể sử dụng một vài tính năng cơ bản, nếu muốn “mở khóa” những tiện ích cao cấp hơn thì sẽ phải trả phí
- Phầm mềm chăm sóc khách hàng miễn phí sẽ thường sẽ bị giới hạn về số người được phép truy cập, bản ghi và dung lượng nhất định trên mỗi doanh nghiệp. Thường chỉ cho phép quyền truy cập đối với 2-3 người sử dụng/tháng, khoảng 500 bản ghi, vậy nên đây là lý do vì sao sử dụng phần mềm này phần lớn là các công ty, doanh nghiệp nhỏ đang trong giai đoạn thử nghiệm.
- Phần mềm CRM miễn phí sẽ thường là các phiên bản đóng gói, tức là không nâng cao được các tính năng mới và cũng không thể tùy biến, thay đổi được.
- Bạn phải tự tìm hiểu, tự nghiên cứu cách sử dụng mà không có người hướng dẫn, hỗ trợ nào khi sử dụng phần mềm CRM miễn phí.
- Phần mềm CRM miễn phí chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Trên thực tế, các công ty có có 2-3 nhân viên và chỉ quản lý dưới 500 khách hàng thì việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn có quy mô lớn hơn, có nhiều phòng ban, số lượng khách hàng lớn thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lí khách hàng CRM có trả phí vì như thế nó mới đáp ứng được các tính năng phù hợp với doanh nghiệp bạn.
- Sử dụng phần mềm CRM miễn phí có thể khiến các dữ liệu lưu trữ không có tính bảo mật cao, dễ bị mất cắp.
- Hạn chế về ngôn ngữ, vì tại Việt Nam hiện nay không có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm CRM miễn phí uy tín mà phần lớn là đến từ các đơn vị cung cấp nước ngoài. Phần lớn những phần mềm lại chưa có phiên bản tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng.
Để đưa ra quyết định liệu có nên sử dụng phần mềm CRM miễn phí hay nên đầu tư tiền bạc để có thể khai thác triệt để những ưu điểm của bản trả phí, tất cả nằm ở chiến lược và tầm nhìn của nhà quản trị.
Trên thực tế, việc sử dụng phần mềm CRM miễn phí hay trả phí là quyết định phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của từng doanh nghiệp. Tuy phần mềm quản lý khách hàng CRM miễn phí có thể hấp dẫn với việc tiết kiệm chi phí ban đầu.
Một phần mềm CRM miễn phí có thể cung cấp một số tính năng cơ bản và đáp ứng nhu cầu đơn giản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các giải pháp miễn phí thường giới hạn về quy mô, tính năng và hỗ trợ kỹ thuật. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng mở rộng và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Khám phá: Danh sách phần mềm quản lý nhà trọ tốt nhất hiện nay
Trong khi đó, phần mềm CRM trả phí thường có mức độ tùy chỉnh cao hơn, tính năng phong phú và hỗ trợ chuyên nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý khách hàng, tăng cường hiệu quả bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hơn nữa, việc trả phí thường đi kèm với sự cam kết và hỗ trợ dài hạn từ nhà cung cấp phần mềm.
Do đó, quyết định sử dụng phần mềm CRM miễn phí hay trả phí nên dựa trên nhu cầu và tài chính của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có ngân sách hạn chế và chỉ cần một số tính năng cơ bản, phần mềm CRM miễn phí có thể là lựa chọn tốt ban đầu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang phát triển và có nhu cầu mở rộng, việc đầu tư vào một phần mềm CRM trả phí có thể mang lại lợi ích lâu dài và giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Lời khuyên khi sử dụng phần mềm CRM miễn phí
Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, ban điều hành cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để đảm bảo chọn được phần mềm CRM miễn phí phù hợp. Dưới đây là một số lời khuyên của các chuyên gia:
1. Tính năng của phần mềm
Hãy xem xét kỹ các tính năng của phần mềm CRM miễn phí để đảm bảo rằng nó đáp ứng đúng các yêu cầu mà bạn cần để quản lý – vận hành doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, một số phần mềm quản lý khách hàng crm miễn phí có thể hạn chế tính năng hoặc số lượng khách hàng, tác vụ trong quá trình sử dụng.
2. Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác
Đừng quên xác định xem phần mềm CRM miễn phí mà bạn muốn có khả năng tích hợp với các công cụ khác mà bạn sử dụng để quản lý doanh nghiệp hay không. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc đáng kể.
Xem thêm: Quản lý phòng trọ dùng CRM hay Excel?
3. Tinh bảo mật thông tin
Quản lý thông tin khách hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp.Vì vậy, hãy chọn phần mềm CRM miễn phí có các tính năng bảo mật thông tin cao để đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng của bạn
Một số phần mềm CRM miễn phí tốt nhất hiện nay
Khi công nghệ ngày càng phát triển thì ngày càng có nhiều phần mềm CRM miễn phí phù hợp với tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp. Họ mới thành lập, quy mô nhỏ, chưa có lợi nhuận gặp nhiều khó khăn thì những phần mềm là giải pháp tình thế tạm thời để tập trung vào giải quyết các vấn đề khác.
Để phục vụ cho marketing và bán hàng thì có thể kể đến Hubspot CRM, Microsoft Dynamics CRM, Zoho, Sugar CRM, SheetCRM, Insightly hay VTiger.
a. Phần mềm Smartos CRM miễn phí cho nhà trọ – căn hộ cho thuê
Thị trường phần mềm phục vụ cho dịch vụ không gian cho thuê (văn phòng làm việc, không gian coworking, nhà trọ – căn hộ) còn khá mới mẻ. Hầu hết các phần mềm CRM phục vụ mảng này chỉ cung cấp ưu đãi dùng thử miễn phí trong khoảng thời gian nhất định để khách hàng có thể trải nghiệm và đưa ra quyết định.
Theo đó, Smartos có thể nói là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp phần mềm CRM phục vụ cho mảng bất động sản cho thuê như nhà trọ – căn hộ, không gian làm việc coworking, văn phòng cho thuê, …Khi sử dụng Smartos Operational CRM, người dùng có thể dễ dàng quản lý không gian cho thuê trên cả Web và App (ứng dụng điện thoại di động).
Không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ vượt trội, đội ngũ tư vấn và chuyên viên kỹ thuật của Smartos còn là những người giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn mang đến những hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.
Đặc biệt, để hỗ trợ chủ đầu tư nhà trọ – căn hộ tại Việt Nam tiếp cận với chuyển đổi số, Smartos Operation CRM mang đến chương trình ưu đãi cực lớn “Miễn phí sử dụng hệ thống CRM trọn đời” dành cho các cá nhân, doanh nghiệp đang kinh doanh mô hình này. Theo đó, người dùng hoàn toàn được sử dụng miễn phí phần mềm quản lý vận hành nhà trọ này với đầy đủ các tính năng vượt trội của cả 3 gói Starter, Basic và Standard như:
- Quản lý đặt phòng
- Quản lý khách hàng
- Check in/ check out
- Quản lý biên lai
- Quản lý sự cố
- Quản lý tin nhắn nội bộ
- Quản lý thu chi
- Quản lý sự cố
- Báo cáo, thống kê thu chi
Ngoài ra, trong thời gian sử dụng bản CRM miễn phí, khách hàng cũng sẽ được hỗ trợ tối đa khi có bất kì thắc mắc hay trục trặc kỹ thuật nào. Đây chính là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số với chi phí tối ưu nhất.
b. Phần mềm Zoho CRM
Phần mềm Zoho là phần mềm quản lý khách hàng đáng tin cậy được ra mắt trên thé giới từ năm 2005. Đây là phần mềm được sử dụng miễn phí với yêu cầu tối đa 4 người sử dụng. Với Zoho CRM, doanh nghiệp có thể tổ chức và quản lý dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn hác nhau như email, điện thoại, mạng xã hội, website.
Bên cạnh đó, Zoho còn có các tính năng như tự động hóa quy trình bán hàng, theo dõi hoạt động giao dịch, phân tích dữ liệu và tạo báo cáo, lên lịch gặp gỡ khách hàng tiềm năng, quản lý thông tin sản phẩm và dịch vụ, .. Đây là phần mềm CRM miễn phí khá toàn diện và dễ sử dụng cho quản lý khách hàng các doanh nghiệp.
c. Phần mềm CRMViet
CRMViet là một phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp Việt Nam. CRMViet giúp tổ chức quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả, từ việc lưu trữ thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch đến các hoạt động quản lý bán hàng và marketing.
Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, phần mềm CRMViet giúp cải thiện quản lý khách hàng và tăng cường hiệu suất bán. Theo đó, 1 số tính năng của phần mềm CRM tốt nhất này bao gồm: Quản lý khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý marketing, hỗ trọ khách hàng, tích hợp và tùy chỉnh các kênh khác như email, điện thoại, website và các công cụ tiếp thị khác.
d. Phần mềm Microsoft Dynamics CRM
Đây là phần mềm được phát triển bởi Microsoft nhằm cung cấp các giải pháp quản lý khách hàng toàn diện cho doanh nghiệp.
Theo đó, các tính năng của phần mềm này bao gồm: Quản lý khách hàng, quản lý bán bàng, quản lý marketing, quản lý dịch vụ khách hàng và tích hợp 1 số ứng dụng khác của Microsoft như Outlook, Sharepoint, Microsoft Teams và Power Platform cũng như 1 số ứng dụng bên ngoài khác.
e. Phần mềm quản lý khách hàng CRM miễn phí Insightly
Đây là phần mềm được đánh giá tốt nhất trong năm 2019 dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với mục tiêu giúp các tổ chức tăng cường quản lý khách hàng và nâng cao hiệu suất bán hàng, phần mềm CRM tốt nhất Insightly cung cấp các tính năng và công cụ quan trọng.
Cụ thể, Insightly cho phép bạn lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử liên lạc, ghi chú, lịch sử giao dịch & hồ sơ khách hàng. Ngoài ra, phần mềm CRM miễn phí này cũng cung cấp các tính năng khác như quản lý dự án – cho phép tajo và theo dõi các dự án, phân công công việc và theo dõi tiến độ, Quản lý tiếp thị, hỗ trợ khách hàng,..
Phần mềm Insightly có giao diện người dùng khá trực quan và dễ sử dụng, cho phép người dùng tương tác với thông tin khách hàng một cách thuận tiện & hiệu quả nhất.
Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn những góc nhìn khách quan về phần mềm CRM miễn phí. Để có được quyết định chính xác nhất, chủ doanh nghiệp có thể nghiên cứu các nhà cung cấp thật kỹ & tham khảo ý kiến của các chuyên gia. Bằng cách này, bạn có thể lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với nhu cầu và mục tiêu.
