Tòa nhà chung cư hay thường gọi tắt là chung cư là tổ hợp nhiều căn hộ có chung không gian sử dụng tại một tòa nhà. Ngoài ra những căn hộ này còn sử dụng chung hệ thống kỹ thuật và cơ sở hạ tầng bên trong: Hầm đỗ xe, sân chơi, hồ bơi, thang máy, khu sinh hoạt cộng đồng, hệ thống cảnh quan, chiếu sáng, cấp thoát nước, hành lang, lối đi…Và đặc biệt, chung cư thường có chung một đơn vị độc lập để quản lý, tổ chức và vận hành toàn bộ hệ thống này để đảm bảo hoạt động của chung cư được liên tục, ổn định và an toàn cho chủ căn hộ,
Quản lý nhà chung cư là dịch vụ không thể thiếu cho những ai có ý định, quan tâm đến các dịch vụ sống của chung cư. Để đánh giá được một dịch vụ chung cư có tốt hay không cần thông qua rất nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá. Nhưng chung quy lại thì khách hàng cần chú ý đầu tiên là về quy trình quản lý vận hành nhà chung cư để có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ mà bạn sẽ nhận được.
Mục lục
I. Quản lý nhà chung cư là gì?
Quản lý nhà chung cư là dịch vụ đóng góp vai trò quan trọng trong quá trình vận hành và hoạt động hằng ngày của tòa chung cư.
Một dịch vụ quản lý nhà chung cư tốt sẽ mang đến sự hài lòng thoải mái cho cả chủ đầu tư lẫn cư dân sinh sống tại tòa chung cư đó.
- Đối với dân cư: mang đến sự an toàn, tiện lợi khi sinh sống
- Đối với chủ đầu tư: tối đa hóa giá trị bất động sản khi khai thác
Quản lý tòa nhà chung cư gồm 4 hoạt động chính:
- Quản lý tài chính
- Quản lý khách hàng
- Quản lý nhân sự
- Quản lý hệ thống kỹ thuật
II. Tại sao phải quản lý nhà chung cư?
Chung cư là nơi sinh sống của nhiều hộ gia đình đến từ nhiều nơi khác nhau, đồng thời nhu cầu đáp ứng dịch vụ rất đa dạng kèm theo là những mâu thuẫn không thể tránh khỏi. Chính vì vậy cần 1 đơn vị quản lý cung cấp tất cả các dịch vụ chung đó như:
- Dịch vụ an ninh – bảo vệ
- Dịch vụ vệ sinh,
- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị,
- Giải quyết mâu thuẫn khiếu nại của dân cư trong quá trình sinh sống.
Bên cạnh đó, Dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư còn mang đến nhiều lợi ích cho cư dân và chủ đầu tư:
- Bảo đảm an ninh bằng việc áp dụng hệ thống an ninh tiên tiến, thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ, áp dụng các quy trình hoạt động theo tiêu chuẩn quốc tế theo tính đặc thù của từng dự án.
- Thay chủ đầu tư quản lý vận hành mọi hoạt động của tòa nhà, giúp quá trình vận hành thống nhất đạt hiệu quả tốt nhất.
- Trung hòa lợi ích giữa chủ đầu tư và dân cư: lắng nghe, thấu hiểu và đưa ra các giải pháp nhằm tư vấn, đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho chủ đầu tư và cư dân.
- Gia tăng giá trị của chung cư: không ngừng cải tiến dịch vụ để đáp ứng nhu cầu không ngừng thay đổi của dân cư. Điều này góp một phần không nhỏ trong mắt khách hàng.
- Giúp chủ đầu tư tiết kiệm được thời gian, chi phí trong vấn đề tự đi thuê nhân lực và tự mình quản lý tòa nhà chung cư.
III. Phí dịch vụ cao có đi đôi với chất lượng tốt?
Phí dịch vụ quản lý nhà chung cư là số tiền mà cư dân cần phải bỏ ra để chi trả cho những dịch vụ mà họ nhận được hàng tháng. Phí dịch vụ chung cư thống nhất giữa cư dân trong tòa nhà và chủ đầu tư, chính vì vậy mà mỗi chung cư sẽ có mức phí dịch vụ khác nhau. Chí vì vậy mà một câu hỏi được đặt ra: “phí dịch vụ cao có đi đôi với chất lượng tốt?”
Phí dịch vụ luôn là một bài toán khó cho chủ đầu tư và cư dân. Đây cũng là vấn đề mâu thuẫn nhiều nhất hiện nay giữa chủ đầu tư và cư dân.
Để định giá chính xác được giá trị dịch vụ là điều rất khó khăn. chính vì thế mà cần một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, giàu kỹ năng nhằm mang lại sự hài lòng nhất cho chủ sở hữu căn hộ tại chung cư. Đồng thời cũng mang lại lợi ích kinh tế cao nhất cho chủ đầu tư.
IV. Quy trình quản lý nhà chung cư
Để quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả nhất, bạn cần một quy trình quản lý nhà chung cư giúp bạn có thể bao quát được tất cả mọi hoạt động trong chung cư.
Một quy trình chuẩn trong quá trình quản lý nhà chung cư phải tuân thủ theo 5 quy trình dưới đây:
Quy trình quản lý hợp đồng:
- Quy trình ký hợp đồng cho thuê nhàA
- Quy trình thu tiền thuê
- Quy trình thu tiền dịch vụ
- Quy trình thanh lý hợp đồng
Quy trình quản lý khách hàng
- Quy trình bộ phận dịch vụ khách hàng
- Quy trình bàn giao nhà
- Quy trình bảo hành sửa chữa lỗi căn hộ
- Quy trình kiểm soát vé bể bơi (nếu có)
- Quy trình phát hành và kiểm soát thẻ dịch vụ tiện ích
- Quy trình phối hợp phá dỡ – xử lý rác thải
- Quy trình quản lý chìa khóa tủ đồ
- Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng
- Quy trình tiếp nhận và xử lý (nếu có)
Quy trình an ninh:
- Quy trình về nội quy phòng cháy, chữa cháy tòa nhà
- Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ
- Quy trình kiểm soát khách đến
- Quy trình kiểm soát nhà thầu
- Quy trình về dịch vụ giữ xe
- Quy trình xử lý tình huống
Quy trình vận hành kỹ thuật:
- Quy trình vận hành các hệ thống kỹ thuật
- Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
- Quy trình giám sát nhà thầu
Quy trình vệ sinh
- Quy trình quản lý và thu gom rác thải
- Quy trình quản lý thiết bị, vật tư làm sạch
- Quy trình vệ sinh toilet
- Quy trình vệ sinh sàn
- Quy trình vệ sinh kính
- Quy trình hoạt động
- Tiêu chí đánh giá chất lượng vệ sinh
V. Phần Mềm Quản Lý Smartos – Quản Lý Nhà Chung Cư Cho Thuê Hiệu Quả
Bối cảnh Covid-19 đã tạm thời qua đi, nền kinh tế phục hồi khiến nhu cầu thuê căn hộ đã tăng cao để đáp ứng được công việc. Chính vì doanh thu cao và không sợ thiếu người thuê, nhiều chủ nhà mạnh dạn đầu tư vào hình thức kinh doanh này, với quy mô nhà trọ lớn, nhiều phòng hay thậm chí là phân bố ở nhiều địa chỉ khác nhau, điều này khiến bạn không có đủ thời gian để quản lý tất cả và sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ chính là giải pháp đơn giản, hiệu quả để bạn có thể theo dõi tất cả mọi thứ..
Thấu hiểu được vấn đề này, những giải pháp của Smartos CRM đã phần nào giải quyết những vấn đề:
- Giúp nhà quản trị có thể vận hành, quản lý nhà chung cư mọi lúc, mọi nơi
- Kết nối, tương tác và chăm sóc thường xuyên với khách thuê không gian bằng hệ thống online, giúp giảm tiếp xúc trực tiếp
- Loại bỏ thủ tục, sổ sách rườm rà ra khỏi quy trình vận hành, giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí
- Liên tục cập nhật tình hình kinh doanh thông qua hệ thống báo cáo tự động để đưa ra các quyết định kịp thời.
Hơn thế nữa, các nhà quản trị nhà chung cư cho thuê đã bắt đầu ý thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số để thích nghi với thời đại. Điều này đã thôi thúc Smartos không ngừng nỗ lực và bứt phá để mang đến giải pháp quản lý không gian thông minh, giúp nhà quản trị GIẢM PHÍ TỔN – TĂNG LỢI NHUẬN. Với các tính năng quản lý tự động được thiết kế chuyên biệt cho các không gian cho thuê, phần mềm Smartos trở thành trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị:
- Hệ thống báo cáo tự động: giúp các nhà quản trị có thể nắm bắt toàn bộ tình hình kinh doanh và quản lý vận hành một cách dễ dàng dù ở bất kì nơi đâu, bất kỳ lúc nào.
- Hệ thống kiểm soát doanh thu và chi phí: Cập nhật tình hình doanh thu và chi phí mỗi ngày dưới dạng biểu đồ trực quan khiến nhà quản trị dễ kiểm soát và đưa ra các quyết định kinh doanh.
- Chức năng quản lý đặt chỗ: thay thế hoàn toàn cho việc ghi chép bằng Excel, sổ sách truyền thống. Thông tin đặt chỗ của khách hàng được hiển thị đầy đủ và chính xác trên 1 màn hình duy nhất.
- Hệ thống tự động hóa thông minh, chuẩn xác giúp giảm đến 45% thời gian thao tác:
– Thực hiện các thủ tục check-in, check-out nhanh chóng chỉ 30s
– Tìm kiếm, quản lý thông tin khách hàng thuận tiện
– Hệ thống báo cáo tự động chính xác, toàn diện
– Các chức năng tương tác, hỗ trợ khách kịp thời
– Nhắc nhở thông báo thanh toán đúng hạn
Xem thêm: Tổng Hợp Kinh Nghiệm Và Lưu Ý Khi Quản Lý Căn Hộ Cho Thuê Hiệu Quả
