Coworking space đã và đang trở thành xu hướng trong ngành công nghiệp văn phòng cho thuê. Kiến thức về kinh doanh và công cụ quản lý chính là những thứ không thể thiếu nếu như muốn dấn thân vào ngành công nghiệp này.
Một bản kế hoạch mẫu kinh doanh của công ty có cấu trúc tốt và mang tính chiều sâu sẽ là cơ sở định hướng cho doanh nghiệp của mình, làm bàn đạp để phát triển tốt hơn. Để có một bản kế hoạch kinh doanh tốt trước khi bắt tay vào xây dựng coworking, chúng ta cần đảm bảo:
Mục lục
1. Sự phù hợp về văn hoá và quy mô
Dựa theo đặc điểm riêng của mô hình coworking, chủ doanh nghiệp có thể sáng tạo ra một văn hoá coworking tại không gian của mình. Đó cũng là sự kết nối giữa các thành viên và là môi trường để giao lưu học hỏi, tôn trọng lẫn nhau.
Bên cạnh đó, quy mô không gian phù hợp với nguồn vốn và hiệu quả doanh thu cũng là một vấn đề. Nếu như không gian quá nhỏ thì việc đáp ứng tỷ suất lợi nhuận cao là không dễ dàng bởi sự hạn chế về số lượng chỗ ngồi trong khi chi phí để vận hành như tiền thuê đất, chi phí xây dựng sửa chữa quá lớn.
2. Tầm nhìn phát triển khi xây dựng coworking
Chiến lược của doanh nghiệp có thể thay đổi theo từng giai đoạn. Khi mở rộng quy mô thì việc sửa đổi chiến lược cũng là điều bắt buộc. Tuy nhiên, khi bạn xác định tầm nhìn ngay từ đầu thì sẽ đảm bảo những thay đổi đó được thực hiện có mục đích. Một ví dụ điển hình, đó chính là Wework, họ phát triển theo cấp số nhân nhưng họ chưa bao giờ đánh mất tầm nhìn ban đầu của họ đó là xây dựng cộng đồng toàn cầu.
3. Định vị không gian
Bạn nghĩ xây dựng coworking ở đâu thì dễ dàng thu hút khách đến làm việc?
Chắc chắn sẽ là ở vị trí đắc địa như: trung tâm thành phố, gần biển, các điểm đến du lịch hoặc thuận tiện đi lại. Do đó, bạn cần cân nhắc và nắm được các lợi thế xung quanh vị trí không gian của mình.
Mỗi lĩnh vực hoạt động đều mang đặc điểm và tính chất khác nhau, vì vậy, bạn nên chuẩn bị cho mình những kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu vào ngành mà bạn muốn đầu tư vào. Đối với ngành coworking, tuy không còn mới trên thế giới nhưng lại khá mới và chưa phổ biến ở Việt Nam, bạn nên tìm hiểu, tham khảo những mô hình không gian khác trên thế giới, để từ đó phân tích và có cái nhìn đa chiều hơn về ngành.
4. Nắm vững kiến thức về ngành
Không gian coworking, tuy không còn mới trên thế giới nhưng lại khá mới và chưa phổ biến ở Việt Nam. Có rất nhiều cách để bạn có thể tìm hiểu sâu về mô hình này nhưng hiệu quả nhất phải kế đến là tham khảo những mô hình không gian khác trên thế giới, phân tích những cái được và chưa được của họ. Từ đó tự đúc rút cho mình những kiến thức và kinh nghiệm quý báu.
5. Hiểu cách xây dựng cộng đồng
Cộng đồng là một trong những yếu tố không thể tách rời khi xây dựng coworking. Ở đó mọi người được gặp gỡ, tương tác, kết nối với nhau một cách linh hoạt, không bị gò bó theo phong cách truyền thống.
Các hoạt động sự kiện trong coworking càng nhiều thì cũng sẽ càng thu hút nhiều người đến với không gian của bạn hơn, từ đó tạo thêm nhiều cơ hội kết nối và hợp tác lẫn nhau mà những nơi làm việc khác chưa làm được.
6. Chuẩn bị kế hoạch tài chính hợp lý
Nếu ý tưởng và kế hoạch của bạn không gắn liền với vấn đề tài chính thì việc xây dựng coworking tuyệt vời chỉ là giấc mơ. Để đảm bảo kế hoạch tài chính của bạn được hợp lý, chủ động với nguồn tiền thì bạn cần xem xét các vấn đề sau:
- Nguồn vốn bỏ ra ban đầu.
- Các hạng mục chi phí cần chi trả.
- Tổng doanh thu hàng tháng dự kiến
- Thời gian mong muốn sinh lợi nhuận.
- Các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình xây dựng và hoạt động.
- Kế hoạch rút lui.
7. Cân đối chính sách giá dịch vụ
Giá cả dịch vụ là yếu tố tối quan trọng trong xây dựng coworking space. Nếu phí quá cao thì tỉ lệ giữ chân khách hàng thấp. Nhưng tính phí quá thấp sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận cũng như hình ảnh thương hiệu. Chính bởi vậy bạn cần tính toán và đưa ra một chính giá thật hợp lý cho cả bạn và khách hàng mục tiêu.
8. Yếu tố con người
Tuỳ quy mô không gian mà mô hình bộ máy nhân sự cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, một để quản lý tốt không gian coworking space thì cần có những vị trị sau: quản lý chung, người phụ trách cơ sở vật chất, marketing và kết nối cộng đồng.
Với những không gian quy mô nhỏ thì có thể những vị trí này thường không rõ ràng cho từng nhân sự mà là tất cả nhận sự cùng đảm nhận. Bởi vậy, đội ngũ vận hành không gian đòi hỏi cần có kỹ năng làm việc đa dạng, linh hoạt và xử lý vấn đề tốt.
9. Hoạch định chiến lược marketing
Chiến lược marketing đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, kết nối với khách hàng tiềm năng.
Marketing “truyền miệng” chính là chiếc lược hiệu quả nhất mà bất cứ ngành nghề nào cũng phải thực hiện được. Và để làm được điều này thì không gian của bạn phải thực sự khiến khách hàng hài lòng.
Ngoài ra, khi quyết định chạy bất kì chương trình marketing nào, chúng ta cũng cần bám sát theo thông điệp và mục tiêu. Một kế hoạch marketing bài bản cần được đầu tư khi chúng ta bắt tay vào xây dựng coworking space.
10. Đầu tư vào yếu tố công nghệ
Cùng với sự phát triển của thời đại 4.0, công nghệ mới dần dần ra đời để tiết kiệm thời gian công sức của con người.
Một trong những doanh nghiệp cung cấp CRM quản lý không gian cho thuê đầu tiên tại Việt Nam – Smartos chính là sự lựa chọn phù hợp cho các không gian coworking trong công tác quản lý vận hành không gian của mình với nhiều chức năng thông minh, ưu việt. Với 30 ngày dùng thử, các khách hàng của Smartos sẽ được trải nghiệm phần mềm CRM miễn phí với đầy đủ các tính năng của của bản Premium (cao cấp). Trong thời gian dùng thử, các khách hàng cũng sẽ được hỗ trợ tối đa khi có bất kì thắc mắc hay trục trặc kỹ thuật nào.
Liên hệ Smartos tại đây để được sử dụng phần mềm CRM miễn phí ngay!
