Table of Contents
Báo cáo là công cụ quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Báo cáo giúp trực quan hóa thông tin về tình hình vận hành giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định mang tính chiến lược. Tuy nhiên, việc xây dựng báo cáo tại nhiều doanh nghiệp vẫn gặp nhiều khó khăn bởi các tác vụ thủ công và khó thể hiện tình hình thực do dữ liệu không được cật nhật theo thời gian thực.
Hãy cùng Smartos tìm hiểu những khó khăn trong việc xây dựng báo cáo và tính năng báo cáo của Smartos có thể giúp bạn trong việc trực quan hóa dữ liệu như thế nào nhé!
1.Những khó khăn trong việc xây dựng báo cáo trực quan
Với cách làm truyền thống, Excel được coi là công cụ phổ biến để xây dựng các báo cáo doanh nghiệp. Mặc dù Excel là một công cụ mạnh mẽ để xử lý dữ liệu và tạo báo cáo, tuy nhiên việc xây dựng báo cáo trực quan doanh thu và chi phí trong Excel cũng có thể gặp phải một số khó khăn nhất định, bao gồm:
a. Yêu cầu am hiểu các hàm tính toán trong Excel
Việc xây dựng báo cáo trên Excel yêu cầu rất nhiều thời gian và công sức vì người sử dụng cần phải hiểu và sử dụng thành thạo hàm tính toán. Bên cạnh đó, dữ liệu Excel chỉ xử lý tốt trong phạm vi 5000 dòng. Nếu dữ liệu lớn hơn sẽ gây ra tình trạng bị lác và Excel không thể xử lý tốt được.
b. Thiếu khả năng phân quyền
Để xây dựng báo cáo chính xác, bạn cần dữ liệu đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, dữ liệu từ Excel có thể bị thiếu hoặc không chính xác do thiếu khả năng phân quyền khiến nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một lúc. Điều nãy dẫn tới tình trạng dữ liệu bị điều chỉnh mà khó có thể kiểm soát.
c. Dữ liệu báo cáo bị phân mảnh trên nhiều sheet khác nhau
Dữ liệu trên excel được lưu trữ trên nhiều sheet khác nhau. Điều này khiến dữ liệu bị phân mảnh, khó quản lý và báo cáo khó hợp nhất trên một nền tảng duy nhất
>> Xem thêm: BMS Là Gì? Tổng Hợp Thông Tin Cần Nắm Khi Sử Dụng BMS
2. Ra quyết định nhanh chóng bằng báo cáo theo thời gian thực
Báo cáo là cơ sở quan trọng giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định các vấn đề chiến lược quan trọng của doanh nghiệp. Sử dụng báo cáo tự động của Smartos sẽ giúp bạn:
- Cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty một cách dễ hiểu và rõ ràng. Nhờ đó, người quản lý và các nhân viên có thể nắm rõ tình hình tài chính của công ty và đưa ra quyết định đúng đắn về chiến lược và kế hoạch tài chính.
- Báo cáo trực quan giúp người quản lý và các nhân viên nắm bắt được các thông tin quan trọng về doanh thu và chi phí của công ty. Nhờ đó, họ có thể đưa ra quyết định kịp thời và phản ứng nhanh chóng để cải thiện hiệu suất kinh doanh.
- Báo cáo trực quan giúp người quản lý dự báo tương lai và đưa ra kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Nhờ đó, công ty có thể tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Do đó, số liệu trên báo cáo cần được cập nhật nhanh chóng theo thời gian thực để phản ánh tình trạng doanh nghiệp một cách trực quan và đầy đủ nhất. Tính năng báo cáo của Smartos Operational CRM mang đến những lợi ích sau mà bạn không thể bỏ qua
a. Đa dạng các loại báo cáo
b. Cung cấp báo cáo tổng thể từ tổng quan đến chi tiết
a. Đa dạng các loại báo cáo
Smartos cung cấp đa dạng các loại báo cáo giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn trực quan về mọi khía cạnh trong vận hành doanh nghiệp. Smartos CRM cho phép tự động tạo các loại báo cáo quan trọng phổ biến nhất như báo cáo doanh thu, báo cáo chi phí, báo cáo về trạng thái đặt phòng, báo cáo khách hàng,..
Báo cáo doanh thu: Cập nhật chính xác doanh thu của các gói dịch vụ chính, dịch vụ bổ sung theo sát thời gian thực qua 2 hình thức hiển thị báo cáo: theo biểu đồ trực quan & theo báo cáo chi tiết.
Báo cáo chi phí: Đo lường tổng chi phí vận hành tòa nhà, chi phí vận hành dịch vụ giúp bạn đo lường lợi nhuận nhanh chóng. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh kịp thời để tối ưu hóa doanh thu.
Báo cáo về trạng thái đặt phòng: Hiển thị các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lắp đầy phòng trống, tổng số đặt phòng đã xác nhận, tổng số đặt phòng đang tiến hành,.. Cho bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh và nhanh chóng đưa ra những chiến lược marketing – sales phòng hiệu quả.
Báo cáo về khách hàng: Cho phép phân loại phần trăm khách thuê mới – cũ, danh sách khách hàng có doanh thu cao nhất và tỷ lệ tăng trưởng. Chủ tòa nhà có thể dễ dàng phân tích hành vi khách hàng và chăm sóc họ tốt hơn.
Báo cáo sự cố: Cung cấp thông tin về số lượng, phân loại sự cố xảy ra, thời gian giải quyết, nhân viên chịu trách nhiệm & mức độ hài lòng của khách hàng.
b. Cung cấp báo cáo tổng thể từ tổng quan đến chi tiết
i. Báo cáo tổng quan
Là chủ doanh nghiệp, bạn cần nắm tổng quan doanh nghiệp để có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh và giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp và chính xác nhất.
Với tính năng Báo Cáo Tổng Quan của Smartos sẽ giúp bạn:
- Dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh từ tổng quan đến chi tiết. Trên Dashboard của Smartos cho phép bạn nhanh chóng nắm được tình hình của các chỉ số quan trọng như doanh thu, số lượng khách hàng,… Từ đó bạn dễ dàng nắm được tình hình và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp
- Dữ liệu được trực quan hóa dựa trên dạng biểu đồ. Mỗi hạng mục và chỉ số được phân tách thành các bảng phân biệt giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm được tổng quan chỉ với vài cú click chuột
ii. Báo cáo chi tiết
Nếu báo cáo tổng quan sẽ phù hợp cho đội ngũ lãnh đạo hoặc ban giám đốc thì việc báo cáo chi tiết là cơ sở để nhân viên có thể tối ưu và ra quyết định cho các hoạt động hằng ngày của mình
- Báo cáo của Smartos cho phép bạn có thể tải xuống các báo cáo. Nội dung tải xuống được hiển thị bằng file excel, thuật tiện cho công tác tối ưu và xem chi tiết từng phần.
- Với mỗi phiếu thu-chi hoặc bất kì hoạt động vận hành nào diễn ra đều sẽ được lưu lại trên hệ thống, tổng chi-tiêu sẽ được tự động xây dựng thành các biểu đồ giúp người sử dụng dễ theo dõi
- Mọi dữ liệu đều được tich hợp trên cùng một nền tảng thống nhất mang đến bức tranh tổng quan về doanh nghiệp từ khía cạnh business, vận hành, marketing.
iii. Tích hợp điện thoại và app
Phần mềm Smartos CRM cho phép bạn quản lý không gian từ xa trên nhiều thiết bị.Do đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất của từng hiệu suất phòng trọ
Tính năng báo cáo Smartos là một trong những tính năng được khách hàng tin tưởng và sử dụng hiệu quả nhất. Với tính năng này, Smartos CRM giúp bạn giải quyết triệt để những khó khăn trong quy trình vận hành và kinh doanh bất động sản cho thuê. Hơn thế nữa, đây cũng chính là cơ sở để nhà quản lý dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn, xây dựng kế hoạch kinh doanh sát thực tế để tăng trưởng và phát triển trong tương lai.
Bên cạnh tính năng báo cáo, Smartos cùng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn với nhiều tính năng hữu ích khác nhau tính năng quản lý tính tiền điện tự động, gửi thông báo nhắc lịch thanh toán, quản lý hợp đồng số.
>> Đọc thêm: Làm Sao Để Quản Lý Hóa Đơn Thanh Toán Đúng Hạn?
>> Đọc thêm: Làm Thế Nào Để Quản Lý Nhiều Chi Nhánh Không Gian Cho Thuê Hiệu Quả?
Smartos CRM – Phần mềm quản lý không gian bất động sản cho thuê số 1 Việt Nam chính là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp đang mong muốn chuyển đổi số với chi phí tiết kiệm nhất. Không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ vượt trội, đội ngũ chăm sóc khách hàng của Smartos còn là những người giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng
Tham gia ngay chương trình “Chuyển Đổi Số Cùng Smartos” để nhận tư vấn cách quản lý vận hành không gian cho thuê hiệu quả với chi phí chỉ từ 33,000 đồng một ngày nhé!
Để lại thông tin liên hệ bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp tới hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên viên tận tình của Smartos!
