Quản lý và Thông báo hóa đơn thanh toán hàng tháng là một trong những công việc quan trọng của người quản lý các doanh nghiệp bất động sản cho thuê, đặc biệt là các mô hình như: nhà trọ, căn hộ cho thuê, tòa nhà văn phòng cho thuê hay không gian làm việc chung.
Về cơ bản, công việc này không quá phức tạp nhưng nó đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và “trí nhớ dẻo dai” để nhớ thời điểm hóa đơn thanh toán của từng khách hàng. Nó sẽ rất tốn thời gian nếu chỉ được thực hiện thủ công.
Hãy cùng Smartos tìm hiểu kỹ hơn về các công việc liên quan tới hóa đơn thanh toán hàng tháng không gian cho thuê và làm thế nào để tối ưu các quy trình này với tính năng “Quản lý và thông báo hóa đơn hàng tháng” của Smartos Operational CRM nhé.
>>Xem thêm: Tải Miễn Phí Mẫu Phiếu Thu Tiền Trọ Mới Nhất Theo Luật Nhà Nước
Mục lục
1. Những khó khăn trong việc quản lý hóa đơn thanh toán
Với hơn 3 năm kinh nghiệm làm việc cùng nhiều khách hàng lớn, nhỏ khác nhau. Smartos nhận thấy đây 3 khó khăn phổ biến trong việc quản lý hóa đơn thanh toán mà các doanh nghiệp thường gặp phải:
a. Sai sót trong tính toán hóa đơn:
Việc tính tóan hóa đơn thủ công có thể dẫn tới sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán dữ liệu trên từng file Excel hoặc ghi chép thủ công ra giấy. Trong Excel chỉ với một sai sót nhỏ có thể gây ra những thay đổi lớn trong cả bảng tính nếu người sử dụng không hiểu và rành các hàm được thiết lập trước đó. Bên cạnh đó, dữ liệu trong Excel có thể bị truy cập và sửa đổi bởi nhiều người dẫn tới việc khó khăn trong việc quản lý và đối chiếu dữ liệu.
b. Tốn thời gian gửi hóa đơn thủ công tới từng khách hàng
Theo cách truyền thống, việc thông báo hóa đơn thường được thực hiện bằng cách gửi email hoặc in ra giấy tới từng khách hàng. Với số lượng khách hàng lớn thì công việc này dễ gây nhầm và tốn thời gian vì chủ nhà trọ cần tìm chính xác địa chỉ mail của từng khách hàng dẫn tới việc quá trình gửi bị trì trệ. Chưa kể nếu khách hàng không có thói quen kiểm tra email thường xem thì quá trình này càng trở nên khó khăn hơn.
c. Khó theo dõi tình trạng hóa đơn
Việc quản lý thủ công khiến chủ nhà trọ khó theo dõi tình trạng hóa đơn của khách thuê vì nó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để kiểm tra các thông tin về thuê trọ, thanh toán hóa đơn và cập nhật các thông tin mới nhất về khách hàng. Khi quản lý bằng phương pháp thủ công, chủ nhà trọ có thể dễ dàng bị nhầm lẫn hoặc mắc phải sai sót trong quá trình tính toán và lập hóa đơn. Điều này có thể dẫn đến sự khác biệt trong số tiền được thu và số tiền thực tế khách hàng đã thanh toán.
Ngoài ra, khi quản lý thủ công, chủ nhà trọ cũng khó có thể theo dõi và phát hiện các khoản nợ và các khoản thanh toán chậm của khách hàng. Việc này có thể gây ra nhiều khó khăn cho chủ nhà trọ trong việc quản lý tài chính của mình, đặc biệt khi có nhiều khách hàng cần quản lý.
2. Tính năng “Hóa đơn” của Smartos CRM giúp tối ưu quản lý hóa đơn thanh toán như thế nào?
Tính năng quản lý hóa đơn của Smartos sẽ giúp bạn vận hành hiệu quả nhờ vào 3 đặc điểm sau:
a. Tạo hóa đơn thanh toán chính xác từ hệ thống CRM
b. Thông báo nhắc hẹn hóa đơn thanh toán tới khách hàng qua Zalo
c. Theo dõi tình trạng hóa đơn thanh toán
a.Tạo hóa đơn thanh toán chính xác từ hệ thống CRM
Tính năng “Tạo hóa đơn thanh toán hàng tháng” giúp chủ nhà trọ, căn hộ tự động tính toán các khoản thanh toán theo từng khách hàng. Tính năng hóa đơn thanh toán cho phép tạo được một hoặc nhiều hóa đơn cho một mã phòng tùy thuộc vào số lượng dịch vụ mà khách hàng sử dụng. Tính năng hóa đơn thanh toán còn giúp giảm bớt nỗi lo âu trong việc tính toán số liệu bằng cách nhập hàm truyền thống trên Excel.
Ngoài ra, hệ thống CRM cho phép chủ doanh nghiệp phân quyền theo vai trò người sử dụng giúp tránh việc chỉnh sửa, xóa dữ liệu từ những người không có thẩm quyền. Hệ thống Smartos Operational CRM còn giúp phân loại hóa đơn thanh toán thành 2 loại: Hóa đơn dịch vụ đặt phòng và hóa đơn cho dịch vụ bổ sung. Từ việc tách biệt từng loại hóa đơn rõ ràng sẽ giúp chủ nhà trọ nắm rõ tình hình tài chính doanh nghiệp và nguồn thu chi tiết từ các nguồn
Để tạo hóa đơn thanh toán trên hệ thống Smartos Operational CRM, bạn chỉ cần thực hiện 4 bước sau:
Bước 1: Trên thanh Menu, chọn tính năng Vận hành (Operation), chọn mục Đặt phòng (Đặt phòng), trong Danh sách các đặt phòng, lọc và tìm mã đặt phòng cần tạo hóa đơn.
Nhấn vào Mã đặt phòng hoặc biểu tượng 
ở cuối dòng để mở màn hình Chi tiết đặt phòng (Đặt phòng Detail).
Bước 2: Tại màn hình Chi tiết đặt phòng (Đặt phòng Detail), Nhấn vào Hóa đơn (Invoice), nhấn vào 
để mở màn hình Tạo hóa đơn (Create Invoice).
Bước 3: Tại màn hình Tạo hóa đơn (Create Invoice), hiển thị phần thứ 2 khi tạo hóa đơn là Mục hóa đơn.
Lí do ở đây là khi hóa đơn được tạo ở màn hình Chi tiết đặt phòng, các thông tin ở phần 1 là Thông tin chung bao gồm thông tin khách hàng, loại hóa đơn, vị trí, mã đặt phòng sẽ được tự động điền theo theo thông tin của đặt phòng mà không cần người dùng nhập tay. Hệ thống sẽ tự động hiển thị màn hình của phần 2 để nhập thông tin.
Thực hiện nhập thông tin cho Mục hóa đơn, bao gồm:
- Tên hóa đơn: Tự động hiển thị là Hóa đơn đặt phòng (có thể chỉnh sửa nếu muốn)
- Ngày phát hành hóa đơn: Mặc định là ngày hiện tại trên hệ thống (có thể tùy chỉnh, không cho phép chọn ngày trong tương lai)
- Ngày hết hạn hóa đơn: Mặc định là ngày hiện tại trên hệ thống (có thể tùy chỉnh, không cho phép chọn ngày trong quá khứ).
- Danh mục hiển thị lên hóa đơn: Hiển thị toàn bộ các đặt phòng đơn nhất (Breakdown đặt phòng), dịch vụ bổ sung, tiện ích của đặt phòng với các cột thông tin bao gồm:
+ Tên dịch vụ
+ Thời gian sử dụng dịch vụ
+ Số lượng: đơn vị gói của đặt phòng/ số lượng vật phẩm/số đơn vị tiêu thụ (tiện ích)
+ Đơn giá: đơn giá của đặt phòng, dịch vụ bổ sung, tiện ích
+ Giảm giá: số tiền giảm giá cho cho đặt phòng
+ Tổng cộng: Tổng cộng chi phí của từng đặt phòng đơn nhất, dịch vụ bổ sung, tiện ích
Nhấn chọn các đặt phòng hoặc dịch vụ bổ sung, tiện ích cần xuất hóa đơn. Có thể chọn toàn bộ, một số hoặc một mục để xuất hóa đơn.
- Ghi chú: nhập thông tin thêm cần hiển thị trên hóa đơn
- Tổng cộng: hệ thống tự động tính tổng các mục được chọn trong danh mục và hiển thị số tiền.
- Nợ: chọn để hiển thị theo nhu cầu tổng số tiền khách hàng còn chưa thanh toán ở những hóa đơn khác. Có thể bấm vào chi tiết để xem danh sách hóa đơn chưa thanh toán.
Sau khi nhập thông tin xong, nhấn Tiếp tục để chuyển sang Phần 3-Xem trước. Nhấn Hủy để hủy thao tác. Bấm Quay lại để quay lại Phần 1.
Bước 4: Màn hình Xem trước hiển thị những nội dung sẽ hiển thị trên hóa đơn. Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin.
- Nếu nhập thông tin chưa chính xác thì bấm Quay lại để trở về màn hình Mục hóa đơn và điều chỉnh.
- Nếu kiếm tra thông tin chính xác thì có thể lựa chọn:
+ Trường hợp tạo hóa đơn trước, thu tiền sau thì nhấn Tạo để tạo hóa đơn, Màn hình chuyển sang Chi tiết hóa đơn (Invoice Detail). Hóa đơn này sẽ có trạng thái là hóa đơn Nháp (Draft).
+ Trường hợp tạo hóa đơn và thu tiền ngay thì nhấn Tạo và Thanh toán để tạo hóa đơn và giao dịch thanh toán, hóa đơn này sẽ có trạng thái là hóa đơn nháp, có thể chỉnh sửa nội dung. Màn hình sẽ chuyển sang sang Chi tiết hóa đơn (Invoice Detail) và tự động mở trang Tạo giao dịch tạo giao dịch thu tiền.
- Nhấn Hủy để hủy thao tác.
Hóa đơn tạo thành công sẽ hiển thị ở Mục Tất cả (All) ở màn hình Hóa đơn với đầy đủ thông tin đã nhập và trong Mục hóa đơn ở màn hình Chi tiết đặt phòng.
Bước 4: Xem hóa đơn đã tạo bằng cách nhấn vào biểu tượng 
ở màn hình Chi tiết hóa đơn.
Mẫu hóa đơn thanh toán dịch vụ được cài đặt ở Cấu hình (Config), thẻ Tài nguyên (Resource), mẫu hóa đơn, hóa đơn xuất ra có thể hiển thị dưới ngôn ngữ Tiếng Anh và Tiếng Việt, mẫu như bên dưới.
b. Thông báo nhắc hẹn hóa đơn thanh toán tới khách hàng qua Zalo
“Tự Động Thông Báo Nhắc Hạn Thanh Toán Qua Zalo” là tính năng được các khách hàng của Smartos ưa chuộng vì giúp tiết kiệm thời gian gửi mail tay tới khách hàng. Tính năng này cho phép chủ doanh nghiệp nhắc hẹn hóa đơn thanh toán hóa đơn hàng loạt đến người thuê phòng qua Zalo chỉ với vài bước set up cơ bản trước đó. Giờ đây, nhân viên vận hành sẽ không cần phải dành hàng giờ để gửi hóa đơn thủ công tay tới tính khách hàng nữa.
Ví dụ như trong hình, hạn thanh toán hóa đơn hằng tháng vào ngày mùng 8 thì bạn có thể cài đặt hóa đơn gửi trước đó từ 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng. Hóa đơn sẽ được thiết lập sẵn với các trường thông tin như mã số hóa đơn, phòng, tiền phòng, các loại tiền tiện ích sinh hoạt, phí dịch và hạn thanh toán. Các thông tin này sẽ được liệt kê chi tiết và cụ thể đến từng khách hàng.
Lợi ích:
- Tiết kiệm 80% thời gian gửi mail truyền thống tới khách hàng
- Tránh 90% sai sót khi gửi tay thủ công
- Tự động nhắc nhở hóa đơn khách hàng
Trên màn hình sẽ xuất hiện tính năng cho phép người dùng có thể chọn những cài đặt phù hợp như “Gửi mail về thông tin” hay “Gửi mail nhắc nhở”.
Chủ doanh nghiệp có thể tùy chọn thời gian gửi thời gian gửi mail nhắc nhở trước 1 ngày, 2 ngày hoặc 1 tuần để giúp gợi nhớ doanh nghiệp gợi nhớ.
c. Theo dõi tình trạng hóa đơn thanh toán
Tính năng “theo dõi tình trạng hóa đơn” giúp chủ doanh nghiệp, căn hộ dễ dàng theo tình trạng từng phòng giúp bạn quản lý tình trạng hóa đơn hiệu quả hơn. Bạn sẽ không còn phải nhớ nhớ quên về việc khách hàng này đã thanh toán chưa hay khách hàng nào đã trễ hạn để từ đó có hoạt động nhắc nhở phù hợp cho các phòng.
Màn hình Hóa đơn (Invoice) được chia làm 3 mục: Tất cả, Đã Thanh Toán, Chưa thanh toán như hình dưới. Tại 3 mục này, có thể thực hiện tạo mới hóa đơn, xem chi tiết, lọc và tìm kiếm hóa đơn, xuất tập tin Excel danh sách hóa đơn.
- Giao diện mục Tất cả (All) hóa đơn hiển thị toàn bộ danh sách các hóa đơn, bao gồm các loại thông tin như bảng dưới.
- Giao diện mục Đã thanh toán (Paid) hiển thị toàn bộ danh sách các hóa đơn đã trả với các thông tin tương tự như Mục Tất cả. Nhưng Trạng thái hóa đơn chỉ có 1 loại là Đã Thanh toán.
- Giao diện mục Chưa thanh toán (Unpaid) hiển thị toàn bộ danh sách các hóa đơn ở 3 trạng thái Xác nhận, Đã trả một phần và Quá hạn với các thông tin tương tự như Mục Tất cả.
Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm tra và kiểm soát tình trạng hóa đơn cụ thể. Thông qua việc kiểm tra được tình trạng theo dõi hóa đơn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được trạng thái hóa đơn của doanh nghiệp
>> Đọc thêm: Ra Quyết Định Hiệu Quả Nhờ Tính Năng Báo Cáo Realtime
—–
Hóa đơn thanh toán không những giúp doanh nghiệp tự động tạo hóa đơn hiệu quả mà còn giúp tối ưu quá trình gửi hóa đơn tới khách hàng. Thông qua tính năng này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn thủ công bằng tay hoặc Excel. Mọi thông tin hóa đơn đều được lưu trữ số trên một nền tảng duy nhất giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và quản lý.
Bên cạnh tính năng hóa đơn thanh toán, Smartos còn được khách hàng tin cậy bởi các tính năng hữu ích khác như báo cáo theo thời gian thực, quản lý đa tập trung nhiều chi nhánh,.
Smartos Operational CRM – Giải pháp chuyển đổi số dịch vụ bất động sản cho thuê số 1 Việt Nam chính là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp đang mong muốn chuyển đổi số với chi phí tiết kiệm nhất. Smartos là đối tác tin cậy của hàng chục doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước trong việc chuyển đổi số và tối ưu vận hành.
Nhanh tay tham gia chương trình khuyến mãi “Chuyển Đổi Số Cùng Smartos” cho căn hộ/nhà trọ cho thuê DUY NHẤT trong tháng 5 năm 2023 này. Bạn có thể tham gia chương trình bằng một trong những cách sau.
Để lại thông tin liên hệ bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp tới hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên viên tận tình của Smartos!
