Kinh doanh nhà trọ, phòng trọ đang là một xu hướng đầu tư lý tưởng mà nhiều người đang cân nhắc. Tuy nhiên việc quản lý nhà cho thuê hay quản lý phòng trọ theo phương thức thủ công không hề đơn giản. Trong xu thế công nghệ hóa, nhiều nhà đầu tư đã lựa chọn phần mềm quản lý phòng trọ phù hợp giúp hỗ trợ công việc kinh doanh được hiệu quả và tiết kiệm thời gian, công sức hơn. Giữa rất nhiều sản phẩm phần mềm có mặt trên thị trường hiện nay, thì đâu là những tiêu chí quan trọng để lựa chọn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.
Mục lục
Phần mềm quản lý nhà trọ mang lại lợi ích gì?
Nhìn chung, Các phần mềm và ứng dụng được phát triển và cung cấp trên thị trường rất đa dạng và phong phú từ những phần mềm quản lý phòng trọ miễn phí đến có phí. Phần mềm quản lý nhà trọ mang đến những ưu điểm hữu ích và thiết thực cho nhu cầu của khách hàng. Tìm hiểu và có được thông tin chính xác về những giá trị mà phần mềm quản lý nhà trọ giúp chủ đầu tư có những quyết định đúng đắn, mang lại hiệu quả cao.
Xem Thêm: PHẦN MỀM CRM MIẾN PHÍ – NÊN DÙNG HAY KHÔNG?
1. Sử dụng mọi lúc, mọi nơi
Phần mềm quản lý phòng trọ được đánh giá rất cao về khả năng hỗ trợ theo nhu cầu thực tế của người sử dụng. Chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet như máy tính hay điện thoại, việc quản lý hay kiểm soát hoạt động kinh doanh nhà trọ đều diễn ra thuận tiện và hiệu quả dù bất kỳ nơi đâu, bất kỳ lúc nào.
Công việc quản lý hệ thống nhà trọ cho thuê của bạn, dù bạn ở đâu, trở nên dễ dàng, đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều. Từ đó, hạn chế tối đa những sai sót và những sự cố xấu không mong muốn khi bạn vắng mặt dài ngày.
2. Tính toán chính xác
Các chi phí phòng trọ, điện, nước,… và các chi phí phát sinh khác của từng phòng trọ đều được lưu trữ đầy đủ và chính xác trên một phần mềm tiện lợi. Tận dụng khả năng cập nhật hóa đơn chính xác, giúp việc kiểm tra số tiền phải trả hàng tháng của từng căn hộ cho thuê trở nên trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Từ đó, những sự sai sót trong tính toán chi phí và khoản tiền phải thu sẽ hoàn toàn bị loại bỏ.
3. Lưu trữ đầy đủ thông tin người thuê
Dễ dàng xuất thông tin Họ tên, nguyên quán, chứng minh nhân dân… và tất cả những thông tin cơ bản, cần thiết về người thuê trọ đều được lưu trữ đầy đủ, an toàn và chi tiết, lúc này việc quản lý an ninh cho nhà trọ sẽ trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều.
Không chỉ vậy, bạn có thể đảm bảo các vấn đề sẽ vẫn tồn tại. Các khía cạnh an toàn của nơi trú ẩn có hiệu quả trong mọi trường hợp.Khi thông tin được lưu trữ đầy đủ, mọi vấn đề liên quan đến nó sẽ được giải quyết tốt và hiệu quả, nếu cần thiết.
4. Thông tin nhắc đóng tiền tới khách thuê
So với các phần mềm quản lý phòng trọ bằng excel, thì những phần mềm này được tích hợp chức năng tự động hóa, dễ dàng xuất thông tin tiền phòng, chi phát sinh hàng tháng thông qua phần mềm, gửi trực tiếp đến điện thoại của khách thuê cũng là một tính năng hữu ích giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Thông tin giá phòng được thông báo nhanh chóng, kịp thời đảm bảo khách thuê chủ động trong việc chuẩn bị và đúng hẹn.
Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – KHOẢN ĐẦU TƯ ĐẮT GIÁ CỦA DOANH NGHIỆP
Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm quản lý phòng trọ
Với nhiều ưu điểm và giá trị nhất định mà phần mềm quản lý phòng trọ mang lại, việc tìm hiểu và cân nhắc để đưa ra quyết định đúng đắn là điều cần thiết của mỗi một nhà đầu tư. Với những quyết định đúng đắn và hợp lý sẽ giúp công việc vận hành quản lý trở nên đơn giản, dễ dàng và đạt hiệu quả cao như mong muốn. Một phần mềm lý tưởng được đánh giá rất cao cần phải đáp ứng những tiêu chuẩn cơ bản, chẳng hạn như:
1. Khả năng áp dụng cho nhiều mô hình nhà trọ cho thuê
Hiện nay thị trường cho thuê nhà trọ ở Việt Nam rất đa dạng với nhiều mô hình và quy mô khác nhau. Nó có thể là một khu trọ hàng trăm phòng, nhưng cũng có thể chỉ là vài chục phòng. Sự khác biệt này, đòi hỏi phần mềm quản lý cũng phải có sự khác biệt trong chức năng để đáp ứng được. Theo đó, lựa chọn phần mềm lý tưởng, có tính ứng dụng tốt, phù hợp với mọi mô hình nhà trọ cho thuê dù là phòng trọ, nhà trọ, chung cư… giúp việc sử dụng phần mềm đem lại được giá trị cao, lợi ích lớn và tính ứng dụng lý tưởng như mong đợi.
2. Phần mềm quản lý có giao diện thiết kế đơn giản
Giao diện người dùng bắt mắt, khoa học nhưng đơn giản giúp quá trình sử dụng của mỗi người trở nên đơn giản và hiệu quả như mong muốn. Phần mềm phải phù hợp với mọi đối tượng người dùng, giúp hỗ trợ tốt cho quá trình kinh doanh, đạt hiệu quả cao và tránh những sự cố không mong muốn.
Không phải nhà đầu tư nào cũng là những người thành thạo công nghệ, chính vị vậy sự đơn giản và thuận tiện giúp hỗ trợ tối đa cho việc làm quen và sử dụng tốt phần mềm.
3. Luôn luôn nâng cấp và cải thiện để nâng cao chất lượng
Yêu cầu của người dùng đối với một phần mềm quản lý phòng trọ ngày càng trở nên đa dạng và phong phú. Việc sở hữu phần mềm chính xác và đáp ứng mọi yêu cầu phải được đảm bảo. Phần mềm thường xuyên được cải tiến và cập nhật để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Ở bất kỳ lĩnh vực nào, một phần mềm được cải tiến, nâng cấp thường xuyên là phần mềm được đánh giá cao. Nhờ đó, việc ứng dụng trong công tác quản lý nhà trọ có được kết quả tốt đẹp, đảm bảo giúp việc kinh doanh tránh được những phát sinh, ảnh hưởng tiêu cực không mong muốn xuất hiện.
4. Phần mềm có đầy đủ các chức năng
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả trong quá trình quản lý. Nếu sử dụng một phần mềm kém chất lượng sẽ không tạo ra được hiệu quả cao. Phần mềm kém chất lượng đôi khi chỉ là sản phẩm biến đổi từ bảng excel. Đánh lừa cảm giác của người sử dụng. Thực chất, nó không hỗ trợ được gì cho quá trình quản lý.
Phần mềm quản lý nhà trọ phải có đầy đủ tính năng. Những tính năng này sẽ hỗ trợ quản lý dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Một số tính năng cơ bản như:
- Quản lý thông tin khách hàng.
- Quản lý phòng trống, trang thiết bị, nội thất…
- Quản lý thu chi, tiền đặt cọc, tiền thuê phòng, và các chi phí phát sinh khác…
- Lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, báo cáo,…
Trên đây, là những tiêu chí đánh giá chất lượng của phần mềm quản lý nhà, phòng trọ cho thuê. Một phần mềm tốt phải đáp ứng được tất cả các tiêu chí này. Nhiều người sẽ băn khoăn đi đâu để tìm một phần mềm có đầy đủ các yếu tố trên. Câu trả lời nằm ở phía bên dưới.
Smartos – Sự lựa chọn hoàn hảo để quản lý phòng trọ 2021
Được phát triển bởi Enouvo Group với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, Smartos – Phần mềm quản lý không gian chính là sự lựa chọn đáp ứng đủ những tiêu chí vừa nêu trên. Không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ vượt trội, Smartos có những tính năng thông minh giúp nhà quản trị loại bỏ được những cản trở trong quá trình vận hành không gian coworking, tiết kiệm tốt đa chi phí và đặc biệt là mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Smartos đang áp dụng chính sách 15 ngày dùng thử. Liên hệ Smartos tại đây để sử dụng phần mềm CRM miễn phí đầy đủ tính năng và ưu đãi trong vòng 15 ngày.
