Table of Contents
Quản lý phòng trọ/căn hộ cho thuê là quá trình kiểm soát mọi hoạt động tại khu trọ từ việc quản lý phòng trống, lên lịch hẹn và tính toán các khoản thu chi mỗi tháng. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả và tránh những sai sót không đáng xảy ra. Trong bài này, Smartos sẽ chỉ ra các tip để giúp bạn vận hành, quản lý nhà trọ/căn hộ cho thuê hiệu suất hơn. Sau đây là danh mục quản lý bạn cần thực hiện khi bắt đầu kinh doanh mô hình cho thuê này.
Xem thêm: Tuyệt Chiêu Thiết Kế Nhà Trọ Thông Minh Nhà Đầu Tư Nào Cũng Cần Biết
1.Quản lý phòng trống
Quản lý phòng trống là việc theo dõi trạng thái hoạt động của phòng cho thuê để đảm bảo tối ưu công suất sử dụng nằm tối đa hóa lợi nhuận. Đây là một trong những thước đo, tiêu chuẩn để đánh giá tình trạng hoạt động hiệu quả của chủ doanh nghiệp khi vận hành mô hình nhà trọ cho thuê. Thông qua việc quản lý phòng hiệu quả sẽ giúp đối chiếu kết quả thực hiện về mặt số lượng (số phòng thuê thành công) so với khả năng đáp ứng thuê phòng của khu nhà trọ hoặc chung cư.
Việc quản lý phòng trống thực sự đạt hiệu quả khi chủ doanh nghiệp có thể biết chính xác số lượng phòng trống và tỷ lệ này chiếm bao nhiêu phần trăm so với tổng số phòng hiện tại. Những thông tin nhà quản lý cần nắm rõ và cập nhật thường xuyên bao gồm: Địa điểm phòng ở đâu (Thuộc chi nhánh nào, phòng số mấy trong dãy nhà trọ/chung cư, diện tích phòng như thế nào), Giá phòng trọ bao nhiêu, Số người có thể ở được tối đa mỗi phòng.
Khi số lượng khách hàng tăng lên, nhân viên sẽ phải đối mặt với rất nhiều câu hỏi liên quan đến tình trạng phòng để kịp tư vấn cho khách hàng. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm CRM để dữ liệu được cập nhật nhanh chóng và tức thì trên cùng một dashboard. Từ đó, team tư vấn có thể hỗ trợ khách hàng được chính xác hơn.
2. Quản lý đặt lịch hẹn xem phòng
Quản lý lịch hẹn xem phòng là một trong những bước giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đến nhu cầu của khách hàng.
Đặt lịch hẹn xem phòng làm tăng cơ hội về một thỏa thuận chỗ ở, khách lưu trú sẽ yên tâm khi thuê phòng hơn. Ngoài ra, lịch xem phòng còn cho phép quản lý tốt hơn trải nghiệm của khách trong quá trình quyết định thuê trọ. Tối ưu hóa quy trình xếp lịch hẹn trên thực tế có thể giúp mang tới sự hài lòng đầu tiên và ấn tượng tốt với khách hàng.
Nghiệp vụ quản lý hẹn xem phòng sẽ đem lại nhiều ý nghĩa nhất khi doanh nghiệp có thể hoàn thành 3 nhiệm vụ sau:
- Xóa bỏ tình trạng sai sót do nhầm lịch, sót lịch, quá tải số lượng khách tới xem phòng
- Sắp xếp điều phối cuộc hẹn khoa học, tăng năng suất vận hành
- Theo dõi được danh sách và tình trạng chăm sóc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng
3. Quản lý danh sách khách thuê
Quản lý danh sách khách thuê là công việc quản lý toàn bộ danh sách các thông tin định danh và thông tin hành vi của khách hàng. Thông tin khách hàng, cư dân là điểm vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp
Quản lý thông tin khách hàng được xem là là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng bởi nó có tác động trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Bởi giá trị thông tin của khách hàng chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể nhanh chóng xây dựng được các kế hoạch bán hàng, chính sách giá bán, chiến lược tiếp thị,… để vượt qua các đối thủ khác và trở nên nổi bật trên thị trường.
4. Quản lý hóa đơn, biên lai, thanh toán định kỳ
Hóa đơn là cơ sở pháp lý thương mại lưu trữ lại việc trao đổi, mua bán của doanh nghiệp. Việc quản lý hóa đơn là yếu tố quan trọng vì doanh nghiệp có thể hiểu hơn về các nguồn thu chi và dòng tiền để tối ưu hóa lợi nhuận.
Đối với việc quản lý hóa đơn theo cách truyền thống, hóa đơn nên được giữ ở dạng sổ sách và lưu trữ cẩn thận. Nếu cần nộp hoặc gửi hóa đơn cho bộ phận khác, doanh nghiệp cần ghi lại hoặc lập biên bản giao nhận để đảm bảo tính bảo mật. Việc làm mất, hỏng, cháy hóa đơn, chứng từ trong quá trình quản lý hóa đơn được xử lý theo quy định tại Thông tư số 10/2014 / TT-BTC và Thông tư số 39/2014.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần quản lý trạng thái hóa đơn chi tiết, theo dõi số hóa đơn phòng đã, đang hoặc nợ một phần thanh toán. Hóa đơn của khách hàng nào liên quan tới booking nào, hạn thanh toán hóa đơn và ai là người lập nó.
5. Quản lý điện nước và dịch vụ bổ sung
Quản lý thi công điện nước là một tiêu chí quan trọng để vận hành tòa nhà/chung cư ổn định đặc biệt là khu nhà tập thể. Đây là yếu tố cơ bản nhằm đảm bảo chất lượng cuộc sống của khách thuê trọ.
Một số tiêu chí mà doanh nghiệp nên cân nhắc trong việc thi công quản lý điện nước như sau:
- Ứng dụng công nghệ quản lý thi công điện nước
- Đảm bảo an toàn khi thi công điện nước
- Đảm bảo tính thẩm mĩ trong thi công
6. Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng cho thuê là việc lưu trữ, thống kê, sắp xếp để hợp đồng không bị thất lạc hay hư hỏng. Đồng thời, quản lý hợp đồng hiệu quả cũng giúp nhà trọ có thể dễ dàng tra cứu nội dung hợp đồng, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng như những nội dung đã ký kết, thỏa thuận ban đầu.
Quản lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng như một căn cứ cam kết ràng buộc các bên phải thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng. Bản hợp đồng càng mô tả rõ ràng, cụ thể, các điều khoản có tính ràng buộc cao sẽ càng giúp giảm thiểu tỷ lệ xảy ra tranh chấp.
Quy trình quản lý hợp đồng bao gồm các bước sau:
Để quản lý hợp đồng, đơn vị có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xây dựng và ký kết hợp đồng
Bước 2: Lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng
Bước 3: Quản lý bổ sung các thông tin có trong hợp đồng
Bước 4: Báo cáo thường nên về việc thực hiện hợp đồng
Bước 5: Kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng
7. Quản lý an ninh và sự cố tòa nhà
An ninh là vấn đề quan trọng trong quy trình quản lý, vận hành tòa nhà. Số lượng khách đông, tài sản nhiều nên đảm bảo an ninh là vô cùng cần thiết. Vì vậy, cần lập quy trình an ninh của tòa nhà để đảm bảo an toàn tốt nhất. Ban quản lý cần thiết lập:
- Các quy định về phòng cháy chữa cháy toà nhà, các biểu mẫu.
- Tuần tra thường xuyên bộ phận bảo vệ, huấn luyện về an toàn PCCC.
- Kiểm soát tài sản, hàng hoá, kiểm soát khách và nhân viên.
- Biết cách xử lý sự cố bảo vệ nhanh chóng.
- Thực hiện quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
- Xử lý các tình trạng khẩn cấp,…
- Quy trình xây dựng quản lý an ninh tòa nhà cụ thể như sau:
- Khảo sát, nghiên cứu toàn bộ cấu trúc tòa nhà. Bao gồm toàn bộ thiết kế tòa nhà, lối ra vào,…
- Đánh giá tình hình và thực trạng an ninh của tòa nhà.
- Đưa ra các đề xuất bảo vệ an ninh, bố trí nhân viên bảo vệ.
- Lên kế hoạch cụ thể triển khai các hoạt động bảo vệ tòa nhà.
- Xây dựng các phương án dự phòng đề phòng có sự cố.
Thông qua bài blog này, Smartos hy vọng sẽ mang đến cho bạn những kinh nghiệm hữu ích trong việc quản lý nhà trọ cho thuê hiệu quả hơn.
8. Ứng dụng chuyển đổi số trong vận hành
Với xu hướng chuyển dịch ngày càng nhiều tới các thành phố lớn, mô hình kinh doanh nhà trọ/căn hộ đang ngày càng phát triển và được quan tâm bởi chủ đầu tư. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất đó là các nhà quản lý cần dành nhiều thời gian hơn trong việc quản lý không gian, quản lý thiết bị, quản lý nhân sự ,cũng như quản lý khách hàng. Vì vậy, việc sử dụng một phần mềm quản lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cả trong chi phí và thời gian.
Có thể thấy rằng lợi ích đầu tiên mà phần mềm quản lý nhà trọ/chung cư có thể khắc phục là khả năng xử lí nhanh gọn việc trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Cụ thể hơn, nó giúp tiết kiệm thời gian, công sức liên quan đến đặt chỗ, check-in, check-out cho khách và kiểm tra phòng trống. Ví dụ, chức năng đặt chỗ của phần mềm Smartos cung cấp giao diện trực quan, có thể quản lý quá trình đặt chỗ nhanh chóng. Cung cấp thông tin cần thiết về việc đặt phòng, tổng số đơn, số phòng đã và chưa thanh toán, nhận phòng và trả phòng mỗi ngày, v.v.
Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp các nhà quản lý không cần ngụp lặn trong các hàm Excel khó nhằn, hay các cách nhập dữ liệu thủ công. Với phần mềm quản lý nhà trọ, mọi thứ đều có thể tự động hóa. Hơn nữa, những phần mềm như Smartos còn có thể cung cấp các báo cáo về lựa chọn sử dụng không gian làm việc của khách hàng, vì vậy các chủ không gian có thể phân tích và đưa ra xu hướng hoạt động ở không gian của họ. Từ đó có thể đưa ra những đề xuất, thay đổi phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Smartos CRM – Phần mềm quản lý căn hộ, nhà trọ cho thuê số 1 Việt Nam chính là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp đang mong muốn chuyển đổi số với chi phí tiết kiệm nhất. Không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ vượt trội, đội ngũ chăm sóc khách hàng của Smartos còn là những người giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng
Vậy còn chần chừ gì nữa mà không nhanh tay tham gia chương trình khuyến mãi MIỄN PHÍ hệ thống CRM TRỌN ĐỜI cho căn hộ/nhà trọ cho thuê DUY NHẤT tháng 12/2022 này. Bạn có thể tham gia chương trình bằng một trong những cách sau
