Kinh doanh văn phòng cho thuê là một trong những lĩnh vực đầu tư phổ biến trên thị trường. Thực tế, nhiều nhà đầu tư đã thành công trong lĩnh vực xây dựng văn phòng cho thuê và đem lại mức lợi nhuận cao. Tuy nhiên, trên thị trường cũng có không ít những mô hình thất bại. Để giảm bớt rủi ro, bạn đọc cần trang bị những kiến thức, kinh nghiệm từ người đi trước cũng như những chuyên gia trong ngành về kinh nghiệm xây văn phòng cho thuê.
Hãy cùng Smartos tham khảo trong bài viết dưới đây!
Mục lục
I. Kinh nghiệm xây văn phòng cho thuê và vận hành hiệu quả
1. Xác định rõ quy mô và nguồn vốn đầu tư khi xây văn phòng cho thuê
Trước khi triển khai kinh doanh, bạn cần xác định rõ quy mô văn phòng cho thuê mình mong muốn xây dựng là gì. Từ đó, nguồn vốn mình có thể đáp ứng được để xây dựng cho không gian là bao nhiêu. Việc xác định trước hai vấn đề cốt lõi này chính là cơ sở quan trọng nhất để chủ không gian có thể lên kế hoạch triển khai bước đầu xây dựng văn phòng của mình.
2. Xác định đối tượng khách hàng sử dụng không gian
Đối với các ngành làm dịch vụ, khách hàng sẽ là yếu tố quyết định mà chủ kinh doanh cần để tâm. Văn phòng cho đối tượng doanh nghiệp startup sẽ hoàn toàn khác với văn phòng cho doanh nghiệp cỡ trung hay lớn. Vì vậy, chủ không gian cần phác họa ra phân khúc và chân dung khách hàng mà mình muốn để đảm bảo mọi thứ đều đi đúng theo định hướng chủ kinh doanh đã đề ra.
Đọc thêm: 9 Cách Thu Hút Khách Hàng Khi Kinh Doanh Không Gian Cho Thuê
3. Lựa chọn vị trí văn phòng thuận lợi khi xây văn phòng cho thuê
Vị trí văn phòng thuận lợi là một trong những điểm cộng rất lớn để khách hàng lựa chọn sử dụng không gian bạn. Nếu không đủ kinh phí để xây dựng văn phòng ở gần trung tâm thành phố, bạn cần phải xét đến các yếu tố khác để tăng thế mạnh của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
4. Chú trọng chất lượng công trình khi xây dựng văn phòng cho thuê
Dựa vào kinh nghiệm từ vận hành Enouvo Space, Smartos nhận thấy công trình đạt chất lượng cao sẽ càng giúp cho việc vận hành không gian “dễ thở” hơn sau này. Hơn nữa, việc này còn hạn chế chi phí sửa chữa và trải nghiệm không tốt từ khách hàng khi không gian xuống cấp sau một thời gian sử dụng.
5. Đầu tư vào thiết kế và cơ sở vật chất khi xây dựng văn phòng cho thuê
Hiện nay, văn phòng cho thuê mọc lên với tốc độ chóng mặt khi nhu cầu sử dụng ngày một cao. Không gian với thiết kế độc đáo, sáng tạo sẽ dễ dàng gây ấn tượng hơn so với những thiết kế truyền thống đã quá quen thuộc. Ngoài ra, cơ sở vật chất hiện đại và đảm bảo chất lượng sẽ khiến không gian càng trở nên chuyên nghiệp.
6. Khảo sát giá cả trên thị trường khi xây văn phòng cho thuê
Trước khi đưa văn phòng của bạn đến với khách hàng, đừng quên tham khảo giá cả của đối thủ cạnh tranh trực tiếp trên thị trường. Việc thường xuyên cập nhật tình hình thị trường cũng là một bước cần thiết để chủ không gian có thể lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh kịp thời.
7. Thành lập và huấn luyện đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Thu hút thôi chưa đủ, giữ chân khách hàng mới là chìa khóa để duy trì sự thành công của không gian. Nhân viên là những người phục vụ trực tiếp cho khách hàng. Vì vậy, hãy chú trọng vào việc huấn luyện một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp ngay từ giai đoạn đầu vận hành.
II. Tổng hợp quy trình vận hành kinh doanh sau khi xây văn phòng cho thuê
1. Quy trình kinh doanh
Sau khi xây văn phòng cho thuê, chủ không gian cần xây dựng quy trình kinh doanh chuẩn chỉnh để đảm bảo việc kinh doanh và tiếp cận khách hàng được “mượt mà” hơn, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Phân tích khách hàng và nhu cầu thị trường
Bước 2: Phân tích mô hình SWOT của không gian
Bước 3: Xây dựng bộ Sales Kits
Bước 4: Xây dựng kịch bản sales
Bước 5: Tiếp thị cho không gian
Bước 6: Xây dựng database khách hàng
Bước 7: Tư vấn, báo giá cho khách hàng
Bước 8: Theo dõi và thương lượng với khách hàng
Bước 9: Chốt hợp đồng
Bước 10: Chăm sóc khách hàng sau mua
2. Quy trình vận hành không gian khi xây văn phòng cho thuê
Với mô hình dịch vụ này, vận hành không gian là quy trình cần được chú trọng và thực hành một cách chuyên nghiệp để tăng trải nghiệm khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ của bạn. Quy trình vận hành không gian bao gồm:
Trước khi khách đến:
Bước 1: Set-up và kiểm tra không gian
Bước 2: Phân công nhân viên túc trực & đón tiếp
Bước 3: Bàn giao thông tin và nhu cầu khách hàng
Trong khi khách sử dụng dịch vụ:
Bước 1: Đón tiếp và làm thủ tục check-in
Bước 2: Giới thiệu không gian sử dụng
Bước 3: Theo dõi và xử lý sự vụ trong thời gian sử dụng
Bước 4: Thanh toán & làm thủ tục check-out
Sau khi khách sử dụng dịch vụ:
Bước 1: Gửi email cảm ơn khách hàng
Bước 2: Hỏi thăm & xin nhận xét
Bước 3: Duy trì chăm sóc khách hàng
3. Quy trình MKT khi xây văn phòng cho thuê
Muốn thu hút được đúng khách hàng đúng thời điểm, quy trình Marketing của không gian cần cơ bản được đảm bảo xây dựng và thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Nghiên cứu thị trường
Bước 2: Xác định phân khúc khách hàng mục tiêu
Bước 3: Vẽ chân dung khách hàng
Bước 4: Xác định mục tiêu và định vị của không gian
Bước 5: Thiết lập kế hoạch & chiến lược marketing
Bước 6: Lập ngân sách Marketing
Bước 7: Thực thi & Hành động
Bước 8: Kiểm soát và đo lường
4. Quy trình tài chính
Quy trình tài chính của doanh nghiệp luôn đòi hỏi cần phải rõ ràng và được quản lý chặt chẽ ngay từ ban đầu để tránh phát sinh rắc rối sau này. Vì vậy, chủ không gian cần chú ý về quy trình tài chính cơ bản như sau:
Bước 1: Nghiên cứu tình hình tài chính
Bước 2: Định hướng nhu cầu tài chính của doanh nghiệp
Bước 3: Thu thập dữ liệu tài chính (thu, chi, thuế,…)
Bước 4: Lập kế hoạch tài chính
Bước 5: Dự báo và phân bổ dòng tiền
Bước 6: Triển khai và theo dõi ngân sách
Bước 7: Báo cáo tài chính và điều chỉnh cho những quý sau
5. Quy trình chăm sóc khách hàng
Ngoài việc vận hành tại văn phòng, dịch vụ chăm sóc khách hàng là phương tiện đắc lực đưa khách hàng đến với sản phẩm của bạn trên hành trình mua hàng. Quy trình chăm sóc khách hàng gồm:
Bước 1: Nhận yêu cầu khách hàng
Bước 2: Báo giá và tư vấn dịch vụ
Bước 3: Theo dõi và phản hồi khách hàng
Bước 4: Thiết lập quy trình booking, check-in & check-out
Bước 5: Xử lý sự vụ trong quá trình sử dụng
Bước 6: Duy trì chăm sóc khách hàng & cập nhật ưu đãi
Khám phá: Phần mềm Smartos CRM giúp quản lý thông tin khách hàng GIẢM PHÍ TỔN – TĂNG LỢI NHUẬN
III. Tiêu chí đánh giá kế hoạch xây văn phòng cho thuê
1. Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch xây văn phòng cho thuê
Ở bất kỳ lĩnh vực nào, kế hoạch kinh doanh thường luôn rất quan trọng với các doanh nghiệp. Một kế hoạch kinh doanh đúng đắn sẽ mang đến hiệu suất kinh doanh tốt như dự tính. Vậy nhà đầu tư cần cần tuân thủ nguyên tắc nào? Dưới đây là những checklist mà bạn đọc có thể tham khảo để đem lại hiệu quả cao nhất khi xây văn phòng cho thuê:
- Cần phải tính đến mục tiêu và kết quả công việc kinh doanh
- Đánh giá tình hình, kiểm tra lại thực trạng của công ty, doanh nghiệp mình, tạo dựng niềm tin, phải hiểu văn hóa công ty và thực hiện đeo bám quyết liệt để hoàn thành sớm tiến độ. Bản kế hoạch là một tóm tắt mang tính thực hiện, nhấn mạnh những điểm chủ yếu về doanh nghiệp.
- Nên đối chiếu với kế hoạch của mỗi quý. Khi phân tích kết quả, có thể điều chỉnh và nâng cao hơn cho lần sau để khả năng nắm bắt thực tế tốt hơn.
- Khi xây dựng kế hoạch thì câu văn cần ngắn gọn, không sử dụng ngôn ngữ lạ hoặc những từ ngữ địa phương, không cường điệu hóa vấn đề, loại bỏ những câu, đoạn trùng lặp. Nội dung cần phải xem xét và chỉnh sửa một cách kỹ lưỡng, kiểm tra từ cả lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp
- Tránh việc dự tính lợi nhuận quá cao, hoặc kế hoạch tài chính kèm theo không hoàn chỉnh hay kế hoạch mà trong đó mục tiêu không cụ thể, hay như trong kế hoạch đánh giá sai tiềm năng thị trường, đề ra viễn cảnh quá lớn, chưa nắm rõ cơ chế phân phối và năng lực của đơn vị
- Chú trọng vào phần tóm tắt dự án là một trong những phần quan trọng nhất của một kế hoạch kinh doanh
2. Những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê
- Dự tính lợi nhuận quá cao
- Kế hoạch tài chính không hoàn chỉnh
- Mục tiêu không cụ thể
- Đánh giá sai tiềm năng thị trường
- Vẽ ra viễn cảnh quá lớn
- Không hiểu rõ hoạt động phân phối
- Không trình bày rõ năng lực
3. Các tiêu chí đánh giá kế hoạch kinh doanh và xây văn phòng cho thuê hiệu quả
- Ngắn gọn, súc tích: Hãy lập cho mình một bản kinh doanh văn phòng cho thuê với đầy đủ nội dung và đừng quá lan man
- Mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu giống như kim chỉ nam, định hướng đường đi cho doanh nghiệp, đặt đúng mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp tìm đến đích đến nhanh hơn.
- Dễ hiểu: Một bản kế hoạch kinh doanh sẽ được gửi đến nhiều người như lãnh đạo, đối tác, khách hàng, nhà đầu tư,… nên cân dễ hiểu và giải thích rõ ràng
- Thực tế: Những số liệu đề xuất trong bản kế hoạch cần thực tế, có căn cứ và có khả năng đạt được, nhất là doanh thu ước tính, thời gian hoàn vốn,…
- Mang lại hiệu quả kinh doanh tốt: Bản kế hoạch xây văn phòng cho thuê tốt là khi thực thi thực tế mang lại kết quả kinh doanh khả quan như mong muốn, tăng lợi nhuận và giảm thiểu tối đa chi phí.
Hy vọng những kinh nghiệm quý báu trong hành trình xây văn phòng cho thuê tại Việt Nam trên đây đã giúp nhà đầu tư có thêm kiến thức về lĩnh vực này. Ngoài ra, bạn đọc có thể tham khảo ngay Trọn Bộ Ebook Xây dựng, vận hành và kinh doanh Văn Phòng Cho Thuê tại đây!
