Xây dựng Không Gian Làm Việc Chung: Mục tiêu? Cách thức? Chi phí?

Xây dựng Không Gian Làm Việc Chung: Mục tiêu? Cách thức? Chi phí?

Tại sao có rất nhiều người quan tâm đến việc mở một không gian làm việc chung? Có phải việc kinh doanh coworking đang là xu hướng? Trong 5 năm, đã có sự gia tăng 450% trong số lượng không gian làm việc chung. Cũng sau năm 2009, các tìm kiếm liên quan đến các không gian làm việc chung tăng mạnh. Lý do giúp xu hướng này  đem lại rất nhiều sức hút chỉ trong vòng một vài năm đó là tính bền vững và tiện lợi cùng văn hóa văn phòng hợp tác và hiện đại.

Một vài năm trước, khái niệm không gian làm việc chung đồng nghĩa với văn phòng chung. Nhưng ngày nay nó đã thay đổi, cải tiến khiến cho coworking trở nên thú vị và độc đáo hơn. Nếu bạn đang có ý định xây dựng một không gian làm việc chung, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây trước nhé: 

Tầm nhìn, mục tiêu và động lực của bạn để bắt đầu xây dựng một không gian làm việc chung là gì?

Đằng sau mỗi sáng kiến ​​kinh doanh, bạn cần có động lực, tầm nhìn và mục tiêu phát triển. Điều này thúc đẩy các doanh nhân và chủ doanh nghiệp làm việc có định hướng. Tương tự, bạn cũng cần xác định tầm nhìn và mục tiêu trước khi mở không gian làm việc chung. WeWork là một trong những coworking lớn nhất thế giới và họ chỉ có một nhiệm vụ: Tạo ra một cộng đồng nơi mọi người làm việc để tạo ra một cuộc sống đích thực. WeWork cung cấp cho thành viên một hệ sinh thái và mạng lưới cộng đồng lớn. Vì thế, bạn cần quyết định loại cộng đồng nào muốn xây dựng trong không gian làm việc của mình.

Mỗi không gian làm việc chung đáp ứng cho một mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên mục đích chung là xóa bỏ văn hóa công sở đơn điệu và giúp mọi người tương tác với nhau. Có một vài không gian làm việc chung thậm chí còn mở cả dịch vụ chăm sóc trẻ em. Hãy hiểu rằng việc mở một coworking buộc bạn phải giải quyết rất nhiều vấn đề nhỏ phát sinh xoay quanh những công việc quan trọng cơ bản.

Bạn cần tìm hiểu điều gì truyền cảm hứng cho bạn trước khi mở một coworking. Ví dụ, nếu tôi mở một coworking, động lực của tôi sẽ là sự tham gia của cộng đồng. Tôi sẽ tập hợp mọi người từ nhiều nền tảng khác nhau và để họ ngồi với nhau. Sự kết nối sẽ đem lại rất nhiều giá trị.

Xây dựng không gian làm việc chung
Hướng dẫn xây dựng không gian làm việc chung

Những gì bạn cần xem xét trước khi mở một không gian Coworking?

Bạn cần gì trước khi mở một doanh nghiệp? Câu trả lời là khác nhau tùy theo các loại hình kinh doanh khác nhau, nhưng cùng nguyên tắc cốt lõi. Hiện nay đây là loại hình kinh doanh có tiềm năng phát triển rất cao. Vì vậy, nếu bạn đang có ý định mở không gian làm việc chung thì chúc mừng, bạn đang đi đúng hướng rồi đấy. 

– Địa điểm: Tìm kiếm một vị trí để mở coworking là một điều không hề dễ dàng. Bạn sẽ không muốn chi quá nhiều cho tiền thuê nhà. Vì vậy, khu vực trung tâm thành phố không phải lúc nào cũng là lựa chọn hợp lí. Hãy nhắm một vị trí dễ dàng tiếp cận và có chi phí thấp hơn, miễn là có sự đảm bảo về an ninh.

Ngoài ra, lựa chọn địa điểm có thể thay đổi phù hợp với mục tiêu khách hàng của bạn. Một không gian làm việc trung tâm khởi nghiệp nên nằm gần một trường đại học. Một không gian làm việc chung có mong muốn có các thành viên từ cộng đồng pháp lý nên được vận hành tại khu vực gần tòa án, v.v. 

– Cộng đồng: Vị trí  phụ thuộc khá nhiều vào nhóm cộng đồng bạn đang làm việc. Nếu mọi người cần một môi trường giống với văn phòng hàng ngày thì không có lí do gì bạn phải mở một coworking. Tạo ra một cộng đồng năng động, hiệu quả và hợp tác là những gì bạn cần phải làm. 

– Vùng lân cận: Ngoài các nguồn giao thông công cộng, các thành viên từ cộng đồng của bạn sẽ muốn biết liệu có đủ chỗ đậu xe hay không. Môi trường xung quanh có yên tĩnh không? Có sạch sẽ thoáng mát không?

Bạn cần nhóm của riêng của bạn: 

Bắt đầu một không gian làm việc chung giống như điều hành một doanh nghiệp. Bạn sẽ cần một số người ở bên cạnh, những người sẽ hỗ trợ bạn thiết lập mọi thứ. Ở đây bạn có ba lựa chọn:

  • Một lựa chọn là tự mình làm mọi thứ cho đến khi không gian của bạn hoạt động. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm một số tiền kha khá nhưng sẽ khá khó khăn đấy.
  • Lựa chọn thứ hai là thuê người làm việc với vai trò cụ thể. Tùy chọn này sẽ tiêu tốn của bạn một khoản mỗi tháng, nhưng kết quả sẽ đầy hứa hẹn. Bạn sẽ có chuyên gia trong mỗi lịch vực, qua đó cải thiện đáng kể chất lượng coworking của bạn.
  • Cuối cùng, bạn có thể thuê ngoài tạm thời một số vị trí. Từ đó có thể tiết kiệm tiền và có nhiều không gian để cho thuê hơn.

Có rất nhiều thứ bạn cần người để quản lý. Dưới đây là một vài vị trí cần thiết:

  • Bộ phận phát triển kinh doanh
  • Kế toán – kiểm toán
  • Tuyển dụng
  • Logistic
  • Marketing

Các dịch vụ quan trọng:

Những gì bạn cung cấp cho các thành viên trong không gian làm việc chung sẽ tác động tới nhiệm vụ và mục tiêu của bạn. Đối với một coworking tập trung vào việc hỗ trợ các công ty khởi nghiệp, bạn cần cung cấp các dịch vụ và tiện nghi để giúp họ phát triển, chẳng hạn như tiến hành các hội thảo, sharing với chủ đề liên quan.

Không gian làm việc chung cần có những yếu tố hấp dẫn, sáng tạo. Nhưng, tất cả phụ thuộc vào ngân sách của bạn. Với ngân sách eo hẹp, bạn chỉ nên tập trung vào những thứ thiết yếu, tiện nghi và dịch vụ cần thiết. Đó là:

– Nội thất: Trước khi mở một không gian làm việc chung, bạn cần xác định các loại thành viên mà bạn phục vụ. Có hai loại hình cơ bản, đó là bàn chuyên dụng và bàn “hot-desk” linh hoạt. Trong một khu vực khoảng 200m vuông, bạn có thể sắp xếp đủ chỗ cho khoảng 55 thành viên. Tức là bạn sẽ cần ít nhất 55 ghế làm việc và một số bàn tùy thuộc vào khả năng sử dụng của chúng. Nếu ngân sách cho phép bạn có thể chi một số tiền cho trang trí nội thất, điều đó sẽ giúp cho coworking trở nên năng động, tươi mới hơn. Rõ ràng là khi một người đang làm việc trong một không gian làm việc được xây dựng đẹp mắt, công việc sẽ được giải quyết dễ dàng hơn.

– Tiện ích: Quan trọng nhất là internet và các thiết bị in ấn. Một dịch vụ quan trọng khác là cà phê. Dù bạn có tin hay không, hầu hết các thành viên sẽ yêu cầu cà phê đầu tiên khi họ đến. Sau đó là việc cung cấp các ổ cắm điện cho mỗi khu vực. 

Các dịch vụ ban đầu bạn có thể bỏ qua

Mặc dù mục đích chính là cung cấp càng nhiều sự tiện lợi và thoải mái cho thành viên càng tốt. Trong giai đoạn đầu, bạn có thể bỏ qua một số dịch vụ phụ chẳng hạn như giá để xe đạp, phòng tắm, buồng điện thoại, hay nhà bếp. Những dịch vụ này sẽ tạo ra sự khác biệt, đồng nghĩ tạo thêm chi phí ban đầu của bạn. Và khi bạn đang mở một coworking, nó tương tự như xây dựng một doanh nghiệp. Bạn cần phải có những bước đi cẩn thận và vững chắc.

Hướng dẫn xây dựng không gian làm việc chung
Hướng dẫn xây dựng không gian làm việc chung: Mục tiêu? Cách thức? Chi phí?

Chi phí để mở một không gian làm việc chung

Vốn ban đầu là những gì bạn sẽ chi tiêu ngay cả trước khi mở không gian làm việc chung. Dưới đây là những khoản cơ bản mà bạn cần chi tiêu:

– Khảo giá vật liệu xây dựng

+ Cát: Giá chỉ giao động trong khoảng 450 -500 nghìn tùy thuộc vào từng loại cát. Cát thường thì màu sẽ đen và lẫn nhiều tạp chất hơn, cát đẹp màu sẽ óng và chất lượng cát tốt hơn.

+ Gạch: Đối với gạch để xây cũng có nhiều loại nhiều giá cả tứ 8 – 12 nghìn/1 viên gạch. Theo những người bán hàng thì có loại gạch thường và gạch cao cấp. Tuy nhiên gạch thường cũng có loại chất lượng không thua kém gì gạch cao cấp.

+ Sắt: Sắt Việt Nhật phi 6, phi 8 thì có giá từ 13.500-14.200 đồng/kg; phi 10 có giá 90.000-95.500 đồng/cây

+ Xi măng: Xi măng Sài Gòn giá từ 70.000-76.000 đồng/bao; xi măng Holcim có giá 87.000-92.000 đồng/bao; còn xi măng Hà tiên có giá 91.000 đồng/bao.

+ Chi phí cho nhân công lao động: Thợ xây chính thì thường được trả 450 – 500 ngàn đồng/ngày công. Tiền thợ hồ thợ phụ thường là 250 – 300 ngàn.

Ở các quốc gia mới bắt đầu xuất hiện xu hướng này, việc mở coworking sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. Ở những nước khác, bạn cần phải có gì đó khác biệt mới có thể thu hút được khách hàng

SMARTOS có thể giúp gì cho bạn?

SmartOS là một phần mềm tiên tiến, được áp dụng cho việc quản lý văn phòng cho thuê đặc biệt là mô hình coworking. Với các tiện ích hỗ trợ tối đa cho chủ sở hữu cũng như người quản lý, SmartOS sẽ giúp bạn quản lý, điều hành hiệu quả từ hệ thống check-in, quản lý tài nguyên tới chăm sóc khách hàng và kết nối cộng đồng.

Nếu bạn đang có ý định xây dựng không gian làm việc chung, đừng chần chừ thử nghiệm ứng dụng này.

Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây.
Liên hệ để được tư vấn chi tiết tại đây.

Biến đổi không gian của bạn ngay bây giờ

Nền tảng hàng đầu giúp các nhà cung cấp không gian tự động hóa các tác vụ thủ
công, tối đa hóa hiệu quả và tăng sự hài lòng của thành viên

    Tìm kiếm giải pháp tối ưu cho không gian của bạn? Liên hệ ngay